智慧城市建設背景下的地下管線檔案管理研究

趙 軍 宋云香

（青島市黃島區城建檔案館，山東 青島 266555）

地下管線的檔案工作落實難題體現在前期資料收集環節，其是立卷歸檔的前提，也是保障檔案資料健全的基礎。在現代化的智慧城建中，檔案工作的價值愈發明顯，并且在館藏規模擴大的同時，相應的管理難度隨之提升。

1 城市地下管線的檔案管理

地下管線是為維護城市基本運轉的城建設施，科學管理地下管線，對于推動智慧城市落成有較大的幫助。相關檔案資料包含地下管線的整個生命周期，對維護管線使用性能，有較大的幫助。在智慧城市的建設下，有關的檔案管理工作需要面臨較多的挑戰。具體來說，首先，地下管線從最初的規劃到后續的施工、管理等各個環節均是獨立開展，導致檔案資料所屬單位較為分散，且存在未根據規定完成檔案移交，難以有效建立資料融合共享的渠道。其次，部分城市的地下管線項目存在歷史資料缺失的問題，有空白事項，缺乏記錄的規范性，特別是新建與改擴建的項目，檔案資料更新不及時，造成現存信息無法真實反映地下管線網絡。最后，法律法規方面，智慧城市的推進趨勢下，原有的法律規章有待更新補充。在實踐檔案管理工作中，可能面臨無章可循的問題。在智慧城市持續建設中，檔案管理問題應當抓緊解決[1]。

2 基于智慧城市建設的地下管線檔案管理建議

受到智慧城市建設的影響，大量的城建項目相繼出現，使得需接收管理的檔案資料增多。而檔案管理是極為重要的服務性工作，完整真實的檔案資料，可以為城建決策提供參考依據，關乎一個城市發展的腳步。面對當前的檔案工作環境，檔案館需主動尋找優化管理的途徑，具體如下：

2.1 爭取有關部門的支持

檔案管理機構應主動和有關行政部門建立協同管理的模式，使其有意愿配合檔案館的工作，為城建地下管線項目的檔案工作，予以有效的監督保障。并落實有關檔案的合格證制度，邀請審批中心配合，借助該機構的職權，強化多個部門單位的有效交流，繼而爭取到他方的支持與配合，增強和各部門的信息共享效果，尤其是參與城建規劃及建管的部門，以保障檔案資料收集工作的有效推進。

2.2 強化立法與執法力度

各地需根據我國有關城市規劃、檔案等法律規定，結合當地的地下管線總體規劃方向與施工、管理現狀，深度剖析并制定檔案管理的規章制度，以補充現有的管理體制，為檔案管理行為有明確的參考依據。另外，應持續增強對此的監管，并添加到工程執法的檢查事項，提高全面巡查的頻率，由項目施工的源頭起，匯總整理與移交的全過程，實行動態監管，以免出現不當的操作行為，保障地下管線的檔案資料，完整真實且具有保留使用價值。在接收檔案期間，應嚴格依法依章辦事，保障資料的完整性。如遇到個別建設方不交或延遲移交資料等情況，需在落實接收管理解釋的基礎上，理直氣壯接收資料，并完整保留有價值資料，為今后的工作推進有較好的警示作用。為確保管線項目檔案與施工建設同時開展，需在相關主管部門及檔案管理部門共同的幫助下，實行執法檢查工作。在未根據規定收集資料的建設方，應在項目竣工驗收后，一定時間內完成資料移交，如果信息遺失或虛假等情況，需給出恰當的整改意見。如果持有強硬的拒絕態度，需及時上報給上級主管部門，按照有關規定處罰。

2.3 構建綜合的信息系統

目前，國內各地的城建檔案館為本地政府下設的主觀城建的檔案管理機構，具體工作接收本地有關城建、永久或長期保存的檔案資料，為智慧城市的建成提供決策參考信息。現如今，各地的此類檔案館應嚴格執行國務院的指導意見以及管線普查契機，構建綜合性信息系統，積極完成普查活動中產生的所有數據信息。合理清查館內不完整及有空白的資料，逐漸成為區域內地下管線資料的數據共享使用中心，以適應現代化城建戰略。同時關注本地有關項目的計劃安排，跟蹤了解地下管線工程的推進情況，并積極完成有關的檔案接收任務，保證館藏數據資料的及時更新，符合當前城市的地下管線部署情況。此外應合理化借助參與部分建設工程的竣工驗收環節，以項目為根本切入點，進行檔案資料的接收，避免發生檔案欠賬的情況。

2.4 提高移交中法制觀念

各地的相關主管部門和檔案部門需有效聯合，深入貫徹現行管理辦法及規定的實際需求，并爭取多個媒體渠道的支持，優化宣傳效果，組織進行相關的普法活動，宣傳對象為社會總體，增強全社會對地下管線檔案管理的重視度，使得此項工作獲得穩定的群眾基礎及輿論條件。特別是地下管線權屬單位，應擴大并深化宣傳程度，主動配合本地城建的檔案管理部門，按照基本規定及時并無償進行資料移交，形成自覺的檔案移交觀念，維護城建檔案的完整性及真實性。在媒體宣傳中，應合理設置推廣內容，可包括地下管道資料的價值，以增強檔案管理的社會影響力。建立地下管線檔案的過程是城建地下管線工程的真實反映，是本地城市建設的歷史，不僅具備社會意義，還突顯出經濟與科技的價值。通過完善內在意識，配合優質的建設及管理業績，獲得全社會對地下管道的檔案管理全面關注，保障此項工作能有序進行，發揮出其應有的價值。

2.5 推動組織協調與指導

縣級以上的各級政府需根據現狀的指導意見，嚴格執行地下管線的所有管理職責，確保把此項檔案管理歸納到城建計劃中，以保證管理工作有明確的組織領導，推動區域性的多項目協調運轉，包括燃氣、電力及排水等，并主動配合進行資料移交。相關主管部門應秉承全方位開展管理職能的觀念，實行聯席會議等方式，加大本地各單位的協調性，尤其是電力等各垂直部門，進一步落實檔案移交的工作質量。而城建檔案管理部門需保證自身在資料儲存及利用方面的作用，突出主觀作用，持續性更新工作觀念，改良工作模式，強化對本地權屬單位在檔案管理方面的業務指導，并明晰和權屬單位之間的關系，為日后的動態管理與準確移交接收奠定基礎。為此，檔案館應基于項目在建單位的現實需要，組織不定期業務指導，并要求為建設方給出指導反饋報告，以便為后續的指導工作提供調整參考。或者在工程現場進行辦公，落實定期指導。開辦培訓班，保證地下管道的建設方可以及時掌握目前檔案資料的編制與移送等環節的規范性要求，以解決部分工作者個人能力不足的問題。業務指導工作需獲得建設方的理解，有關部門人員應形成服務理念，梳理良好的管理作風，增強建設方對檔案管理機構的信任度，以構建檔案管理的良性循環[2]。

3 結束語

地下管線的檔案資料是地區地下建設的信息基礎。在智慧城市不斷開發建設中，應借助高效舉措，保障建設資料及時完整移交，使得現代檔案資源得以有效推進及應用，為智慧城建項目予以設計決策參考。