基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理

趙文秀

（北京市昌平區(qū)林業(yè)植保站，北京 102200）

1 基建工程檔案主要特點(diǎn)

1）內(nèi)容繁雜。基建工程項(xiàng)目涉及多個(gè)系統(tǒng)、單位、部門、專業(yè)，建設(shè)檔案資料的形成跨度長(zhǎng)，內(nèi)容龐大、繁雜。按照項(xiàng)目工程建設(shè)的階段劃分，基建工程檔案可分5個(gè)部分。（1）項(xiàng)目前期文件。主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)等形成的文件、報(bào)告、圖紙等。（2）項(xiàng)目監(jiān)理文件。主要包括：?jiǎn)挝辉谑┕けO(jiān)理過程中形成的包括監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、實(shí)施細(xì)則、月報(bào)、通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工作總結(jié)、旁站記錄等資料。（3）項(xiàng)目施工文件。項(xiàng)目施工過程中形成的開工、竣工報(bào)告、施工計(jì)劃、組織設(shè)計(jì)、材料質(zhì)保文件、工程質(zhì)量評(píng)定文件、公車工程驗(yàn)收記錄、圖紙會(huì)審變更記錄等資料。（4）項(xiàng)目竣工文件。項(xiàng)目竣工后施工單位按照工程實(shí)際情況給編制的竣工圖紙。主要包括建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、采暖通風(fēng)竣工圖等）。（5）項(xiàng)目驗(yàn)收文件。項(xiàng)目竣工后、試運(yùn)行中及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件材料。包括工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、行政主管部門驗(yàn)收意見書、工程竣工驗(yàn)收備案表、決算文件、財(cái)務(wù)審計(jì)請(qǐng)示、審批材料等。

2）項(xiàng)目參與方眾多，標(biāo)準(zhǔn)多樣。基建工程項(xiàng)目往往具有眾多參建單位，工程的勘察、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、工程施工都會(huì)各自產(chǎn)生相應(yīng)的工程相關(guān)文件，不同單位管理模式各異，資料整理收集標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，且基建工程項(xiàng)目一般建設(shè)周期較長(zhǎng)，期間相應(yīng)負(fù)責(zé)人員的更替，人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，增加資料管理難度。

2 基建工程檔案管理存在的問題

1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前，隨著基建工程建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，一些單位在進(jìn)行基建工程建設(shè)時(shí)，單位高層領(lǐng)導(dǎo)和基層管理工作者對(duì)于基建工程管理工作的重要性認(rèn)知嚴(yán)重不足，而且本身的管理意識(shí)并不強(qiáng)。單位內(nèi)部本身對(duì)于基建工程檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容、有關(guān)的專業(yè)知識(shí)和工作本身的重要性缺乏大宣傳，再加上基建工程隊(duì)伍本身的流動(dòng)性非常大，所以檔案管理工作長(zhǎng)期受到忽視。除此之外，基建工程檔案管理工作的工作要求是比較高的，所以在實(shí)際工作過程中，如工作人員和工程人員之間的溝通與交流并不密切，那么在進(jìn)行檔案收集、整理和歸類時(shí)，工作開展將面臨極大的阻礙。

2）檔案管理方式落后。許多單位在進(jìn)行基建工程建設(shè)時(shí)，本身對(duì)于基建工程檔案管理工作的重視程度并不高，所以其收集以及歸類整理的檔案資料，仍然采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，而紙質(zhì)檔案資料本身只能夠?qū)üこ淌┕r(shí)的施工材料進(jìn)行反映，而對(duì)于施工計(jì)劃、施工管理內(nèi)容和質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等內(nèi)容，并不能夠進(jìn)行真實(shí)反映。同時(shí)，紙質(zhì)檔案材料在進(jìn)行儲(chǔ)存以及應(yīng)用時(shí)并不方便，在儲(chǔ)存過程中可能會(huì)因?yàn)槭艹倍鴮?dǎo)致紙張損壞，在運(yùn)輸過程中，可能會(huì)因?yàn)橥饨缬绊懸蛩匾约巴饨缌Φ淖饔枚鴮?dǎo)致紙張破損。所以，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，檔案可能就會(huì)因?yàn)榍捌诘膬?chǔ)存以及運(yùn)輸工作存在失誤，而導(dǎo)致最終所需要使用的紙質(zhì)材料無法及時(shí)獲取或者所獲取的內(nèi)容并不真實(shí)和全面，這些問題的存在對(duì)于基建工程的實(shí)際建設(shè)以及數(shù)據(jù)資料參考將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響，導(dǎo)致整個(gè)工程的施工質(zhì)量及施工進(jìn)度受到影響。

3 基建工程項(xiàng)目檔案智能化管理措施

1）不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度。由于工程建設(shè)檔案管理工作在整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮著重要的作用，因此，我們要不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，樹立正確的檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)工作的責(zé)任感。從工程建設(shè)項(xiàng)目各部門主要領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作的基層人員都要從思想上樹立正確的意識(shí)，重視檔案管理的作用，要把檔案資料的收集、整理和編制工作落到實(shí)處，明確各個(gè)部門的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)檔案管理工作滯后于工程建設(shè)項(xiàng)目的事情發(fā)生。另外，還要定時(shí)檢查工程檔案管理資料的完整性，防止資料的隨意擺放和丟失，把檔案管理工作作為項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)，不斷加強(qiáng)建設(shè)單位的檔案意識(shí)，提高檔案管理工作的效率。

2）加強(qiáng)檔案的收集整理力度。加強(qiáng)檔案的收集、整理工作，是當(dāng)前建設(shè)檔案管理工作的重點(diǎn)。要根據(jù)工程的性質(zhì)、運(yùn)用的經(jīng)濟(jì)手段、施工進(jìn)程，掌握檔案的整理歸檔時(shí)間，確保檔案資料收集過程的有序進(jìn)行和完善性。檔案材料的整理過程中要按類別進(jìn)行細(xì)致整理，不僅要注明建設(shè)單位、材料來源、設(shè)計(jì)單位、施工單位等相關(guān)情況，責(zé)任分工、建設(shè)資料，數(shù)據(jù)對(duì)比等方面，對(duì)于可以存在的技術(shù)人員流動(dòng)，資料的動(dòng)態(tài)變化都要如實(shí)登記，確保資料的完整性和可使用性。

3）檔案智能化信息服務(wù)的環(huán)境。在建設(shè)智能檔案館的過程中，檔案館智能分析系統(tǒng)以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、智能分析技術(shù)等為支撐，為檔案智能信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支撐，這也是基本的物理技術(shù)環(huán)境。當(dāng)前，一些專家提出的“大檔案觀”和“大智能觀”逐漸成為現(xiàn)實(shí)。在這種智能技術(shù)和應(yīng)用的支持下，智能化信息服務(wù)通過為用戶提供智能服務(wù)環(huán)境，滿足了各類用戶的需求，改變了用戶需求條件。可以說，檔案智能信息服務(wù)具有更重要的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，如信息技術(shù)的支持、供需交叉的靈活性、需求響應(yīng)的快速性、內(nèi)容資源的普遍性、服務(wù)模式的移動(dòng)性、決策咨詢服務(wù)知識(shí)、推送信息的碎片化和需求跟蹤的可持續(xù)性等，檔案智能化信息服務(wù)環(huán)境健全，促進(jìn)了數(shù)字檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

4）借助信息化，落實(shí)各環(huán)節(jié)質(zhì)量管控。工程檔案又包括單項(xiàng)工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項(xiàng)工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復(fù)雜的。因此應(yīng)根據(jù)管理和利用需求進(jìn)一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強(qiáng)檔案收集與整理工作。管理部門可對(duì)企業(yè)開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內(nèi)容資源，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求設(shè)計(jì)不同格式的表格來展示信息資源。第二，實(shí)現(xiàn)工程檔案在各個(gè)階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺(tái)，在實(shí)體檔案移交流轉(zhuǎn)前先在共享平臺(tái)上進(jìn)行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場(chǎng)所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)中的透明度，有利于落實(shí)各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控。

5）加強(qiáng)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。調(diào)整動(dòng)態(tài)檔案管理的方法，做到檔案管理與動(dòng)態(tài)同步，注重檔案管理的服務(wù)。從項(xiàng)目建設(shè)的動(dòng)態(tài)性來看，雖然給檔案管理帶來了很大的困難，但也帶了一定的機(jī)遇。檔案管理的過程中，必須要時(shí)刻關(guān)注內(nèi)、外部變化，及時(shí)調(diào)整管理思路和管理對(duì)角，實(shí)現(xiàn)檔案管理與動(dòng)態(tài)同步。要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)與吸收，使工作人員能夠從專業(yè)的角度進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理。要強(qiáng)調(diào)施工資料的追蹤和收集，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工環(huán)境與施工建設(shè)中的變化，以及項(xiàng)目驗(yàn)收的最終結(jié)果進(jìn)行科學(xué)管理，確保歸檔資料的完整、系統(tǒng)。

6）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對(duì)于基建工程的建設(shè)來講，檔案管理工作水平與質(zhì)量將會(huì)直接影響到基建工程的施工質(zhì)量以及施工進(jìn)度，所以在開展基建工程檔案管理工作時(shí)，除了工作人員有效開展管理工作之外，還需要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的管理與建設(shè)。因?yàn)殡S著信息化技術(shù)水平的提升以及檔案管理工作要求的提高，只有不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠使檔案管理工作擁有更良好的工作環(huán)境，這對(duì)于檔案管理工作人員的工作開展以及檔案管理水平的提升具有非常大的促進(jìn)作用。檔案管理工作人員，需要吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)以及先進(jìn)的工作模式，對(duì)單位自身的檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，對(duì)新形勢(shì)下開展基建工程檔案管理工作所需的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，從而全面提高基建工程檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

4 結(jié)束語

在信息化和智能化發(fā)展背景下，智能化檔案管理成為趨勢(shì)，智能化檔案管理理念不斷成熟。智能化管理時(shí)代，檔案管理理念發(fā)展新變化，表現(xiàn)為管理對(duì)象由實(shí)質(zhì)載體向虛擬信息轉(zhuǎn)變，管理方式由手工操作向數(shù)字智能轉(zhuǎn)變，操作理念由注重手工向注重技術(shù)轉(zhuǎn)變。