如何創(chuàng)新城市規(guī)劃檔案管理工作

趙佳英

（四子王旗自然資源局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 011800）

1 引言

城市規(guī)劃檔案作為城市規(guī)劃建設(shè)工作中的重要組成部分，詳細(xì)記載了城市規(guī)劃的方方面面，為城市規(guī)劃建設(shè)效果提供有力保障，同時(shí)發(fā)揮著記錄過去、見證現(xiàn)實(shí)、承載未來的重要作用。當(dāng)前我國城市規(guī)劃日益趨于多樣化、多元化和復(fù)雜化，面臨著更多新的問題與挑戰(zhàn)，因而需要立足于當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，從創(chuàng)新城市規(guī)劃檔案管理為起點(diǎn)重新出發(fā)，確立行之有效的管理對(duì)策，充分發(fā)揮其信息支撐作用。

2 城市規(guī)劃檔案特性

1）法律權(quán)威性。根據(jù)《城市規(guī)劃法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，城市規(guī)劃檔案是在勘察、測繪、調(diào)查及研究過程中產(chǎn)生的，反映城市真實(shí)發(fā)展面貌，展現(xiàn)了城市自然環(huán)境、人文因素、交通設(shè)施，以及居民生產(chǎn)生活等諸多方面的規(guī)劃方案。且規(guī)劃方案編制是規(guī)劃管理部門代表政府履行的公權(quán)力行為，規(guī)劃項(xiàng)目一經(jīng)批準(zhǔn)，便具有極強(qiáng)的法律權(quán)威性，未經(jīng)法定程序不得擅自更改，否則應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。

2）客觀真實(shí)性。城市規(guī)劃檔案在一定時(shí)期內(nèi)直接展示城市發(fā)展規(guī)模、性質(zhì)和城市發(fā)展?fàn)顩r，以及城市各個(gè)區(qū)域的不同功能區(qū)布局，甚至詳細(xì)到某一區(qū)域的綠地面積、具體配套設(shè)施規(guī)模及數(shù)量、建筑層數(shù)及幢數(shù)，等等，是城市未來建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，后期的工程建設(shè)和管理應(yīng)詳充分利用這些信息。

3）檔案數(shù)量多。城市規(guī)劃檔案根據(jù)不同階段反映著不同的城市規(guī)劃任務(wù)，從近期到遠(yuǎn)期，從宏觀到微觀，包括勘察、測繪、調(diào)查、設(shè)計(jì)、規(guī)劃，等等，既有總體、分區(qū)、控制性、修建性和具體專業(yè)性規(guī)劃，也包括各個(gè)單元、社區(qū)、建筑等，且隨著城市規(guī)劃內(nèi)容的不斷完善，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容會(huì)越來越多，呈現(xiàn)的類型多樣，由此產(chǎn)生大量城市規(guī)劃檔案。

3 城市規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)狀

1）檔案管理重視度不足。如今各大城市都在推進(jìn)城市規(guī)劃建設(shè)工作，但并未全部重視城市規(guī)劃檔案管理工作的開展，缺乏對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，相關(guān)工作人員也不是很重視。這一現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因有兩個(gè)：一是領(lǐng)導(dǎo)層面不重視。在城市規(guī)劃建設(shè)過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)未能清晰認(rèn)識(shí)到城市規(guī)劃檔案管理的重要意義，沒有投放資源支持，導(dǎo)致檔案管理工作難以落實(shí)到位。二是檔案管理工作仍舊采用傳統(tǒng)工作模式，檔案管理觀念陳舊，且未能與時(shí)俱進(jìn)優(yōu)化管理模式，檔案收集管理并未按照實(shí)際城市規(guī)劃進(jìn)程開展，只是單一的資料收集，無法有效發(fā)揮檔案服務(wù)功能，檔案利用率較低。

2）管理模式落后。傳統(tǒng)的城市規(guī)劃檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)檔案信息的封閉性和隱秘性，城建部門將城市規(guī)劃檔案作為機(jī)密進(jìn)行管理，因此存在流動(dòng)不合理的情況，大多數(shù)單位對(duì)于城市規(guī)劃檔案的管理僅僅體現(xiàn)在將城市規(guī)劃檔案進(jìn)行封存保管，這樣的管理模式使得資源調(diào)配過程中，無法通過城市規(guī)劃檔案作出相應(yīng)的決策支持。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，城市發(fā)展越來越離不開數(shù)據(jù)支持，城市規(guī)劃檔案資料在發(fā)展的過程中提供了基礎(chǔ)信息，只有及時(shí)掌握這些資料才能夠更好的城市規(guī)劃。

3）檔案電子化有待完善。隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級(jí)檔案管理部門已經(jīng)開始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點(diǎn)，既要將新的檔案實(shí)現(xiàn)原件與電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機(jī)構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級(jí)單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開展。

4 創(chuàng)新城市規(guī)劃檔案管理工作途徑

1）創(chuàng)新檔案管理意識(shí)。對(duì)城市規(guī)劃檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)是開展有效的城市規(guī)劃檔案管理工作之基石，只有認(rèn)識(shí)到重要性，才會(huì)從思想上重視，從行動(dòng)中不斷優(yōu)化改革。城市規(guī)劃檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與兄弟單位多舉辦交流活動(dòng)，促使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作的重要性，并主動(dòng)參與到管理工作中，積極探索城市規(guī)劃檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，重視檔案資源的開發(fā)利用。

2）創(chuàng)新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。推動(dòng)城市規(guī)劃檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高城市規(guī)劃檔案管理的效率，進(jìn)一步強(qiáng)化綜合管理水平，結(jié)合城市發(fā)展的實(shí)際情況，推動(dòng)城市規(guī)劃檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化具有十分重要的意義。在遵循國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，致力于城市規(guī)劃檔案的規(guī)范與統(tǒng)一，深入發(fā)現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理工作中存在的各種質(zhì)量問題，才能保證資料信息真實(shí)而完整，結(jié)合不同類型制定分別管理的辦法，進(jìn)一步提高城市規(guī)劃檔案管理的時(shí)效性和實(shí)用性。制定城市規(guī)劃檔案管理制度的過程中，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分類管理，充分發(fā)揮城市規(guī)劃檔案管理服務(wù)性的原則，逐步縮小城市發(fā)展中由于檔案原因帶來的桎梏，這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)城市發(fā)展，使城市建設(shè)為社會(huì)創(chuàng)造更多的效益。

3）創(chuàng)新檔案管理方式。檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。城建部門要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)城建部門檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4）注重檔案信息安全。在網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展的時(shí)代，人們的生活質(zhì)量提高，但是人們的安全性也受到相應(yīng)的“威脅”。例如，通過網(wǎng)絡(luò)詐騙、網(wǎng)絡(luò)病毒等盜取用戶的信息，用戶的財(cái)產(chǎn)安全和自身的隱私得不到保證。城市規(guī)劃檔案管理更是與市區(qū)千家萬戶的人們有著密切的聯(lián)系。若出現(xiàn)信息泄露等問題，極有可能對(duì)他們的生活以及財(cái)產(chǎn)造成極大的影響。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的檔案資源管理信息化更能夠提升工作人員的工作效率，更好地為人民服務(wù)。但是，也應(yīng)該做好各項(xiàng)安全措施，提升安全管理意識(shí)，切實(shí)落實(shí)各個(gè)管理措施，避免安全隱患的發(fā)生。有些不法分子，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，侵入到單位的計(jì)算機(jī)中，進(jìn)而盜取一些客戶的信息，進(jìn)行一些不法活動(dòng)。因此，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案信息的管理中，不能夠不經(jīng)過實(shí)驗(yàn)或者勘察就盲目的使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相關(guān)人員應(yīng)該不斷的研究，找出其存在的問題，要合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)用網(wǎng)安全。并且檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，加強(qiáng)身份證的驗(yàn)證，便于管理人員提升自身的安全管理意識(shí)。

5 結(jié)束語

現(xiàn)代化的城市建設(shè)，對(duì)規(guī)劃檔案管理工作的要求也越來越高，要把規(guī)劃檔案管理工作作為規(guī)劃工作的重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)要重視該項(xiàng)工作，檔案管理人員要發(fā)揮自己的積極性、主動(dòng)性，做好檔案編研工作、目錄工作，把檔案室收藏的檔案介紹給大家，把規(guī)劃檔案的潛在價(jià)值挖掘出來，使其在城市建設(shè)中發(fā)揮作用。