如何創新城市規劃檔案管理工作

趙佳英

（四子王旗自然資源局，內蒙古 烏蘭察布 011800）

1 引言

城市規劃檔案作為城市規劃建設工作中的重要組成部分，詳細記載了城市規劃的方方面面，為城市規劃建設效果提供有力保障，同時發揮著記錄過去、見證現實、承載未來的重要作用。當前我國城市規劃日益趨于多樣化、多元化和復雜化，面臨著更多新的問題與挑戰，因而需要立足于當前檔案管理工作的現狀，從創新城市規劃檔案管理為起點重新出發，確立行之有效的管理對策，充分發揮其信息支撐作用。

2 城市規劃檔案特性

1）法律權威性。根據《城市規劃法》《城市建設檔案管理規定》等相關規定，城市規劃檔案是在勘察、測繪、調查及研究過程中產生的，反映城市真實發展面貌，展現了城市自然環境、人文因素、交通設施，以及居民生產生活等諸多方面的規劃方案。且規劃方案編制是規劃管理部門代表政府履行的公權力行為，規劃項目一經批準，便具有極強的法律權威性，未經法定程序不得擅自更改，否則應承擔相應法律責任。

2）客觀真實性。城市規劃檔案在一定時期內直接展示城市發展規模、性質和城市發展狀況，以及城市各個區域的不同功能區布局，甚至詳細到某一區域的綠地面積、具體配套設施規模及數量、建筑層數及幢數，等等，是城市未來建設發展的現實依據，后期的工程建設和管理應詳充分利用這些信息。

3）檔案數量多。城市規劃檔案根據不同階段反映著不同的城市規劃任務，從近期到遠期，從宏觀到微觀，包括勘察、測繪、調查、設計、規劃，等等，既有總體、分區、控制性、修建性和具體專業性規劃，也包括各個單元、社區、建筑等，且隨著城市規劃內容的不斷完善，產生的檔案內容會越來越多，呈現的類型多樣，由此產生大量城市規劃檔案。

3 城市規劃檔案管理工作現狀

1）檔案管理重視度不足。如今各大城市都在推進城市規劃建設工作，但并未全部重視城市規劃檔案管理工作的開展，缺乏對其重要性的認識，相關工作人員也不是很重視。這一現狀產生的原因有兩個：一是領導層面不重視。在城市規劃建設過程中，相關領導未能清晰認識到城市規劃檔案管理的重要意義，沒有投放資源支持，導致檔案管理工作難以落實到位。二是檔案管理工作仍舊采用傳統工作模式，檔案管理觀念陳舊，且未能與時俱進優化管理模式，檔案收集管理并未按照實際城市規劃進程開展，只是單一的資料收集，無法有效發揮檔案服務功能，檔案利用率較低。

2）管理模式落后。傳統的城市規劃檔案管理工作中，強調檔案信息的封閉性和隱秘性，城建部門將城市規劃檔案作為機密進行管理，因此存在流動不合理的情況，大多數單位對于城市規劃檔案的管理僅僅體現在將城市規劃檔案進行封存保管，這樣的管理模式使得資源調配過程中，無法通過城市規劃檔案作出相應的決策支持。隨著社會的不斷發展，城市發展越來越離不開數據支持，城市規劃檔案資料在發展的過程中提供了基礎信息，只有及時掌握這些資料才能夠更好的城市規劃。

3）檔案電子化有待完善。隨著新媒體技術的廣泛應用，各級檔案管理部門已經開始大力推定檔案的信息化管理，新技術的應用十分普遍。檔案管理的信息化建設是新時期檔案工作的重要轉型節點，既要將新的檔案實現原件與電子存儲相結合的方式，還要將原有的紙質檔案逐步轉化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機構未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級單位的信息化網絡相連，制約了體系內整體工作的開展。

4 創新城市規劃檔案管理工作途徑

1）創新檔案管理意識。對城市規劃檔案管理重要性的認識是開展有效的城市規劃檔案管理工作之基石，只有認識到重要性，才會從思想上重視，從行動中不斷優化改革。城市規劃檔案管理部門應當加強內部培訓學習，與兄弟單位多舉辦交流活動，促使檔案管理人員充分認識此項工作的重要性，并主動參與到管理工作中，積極探索城市規劃檔案管理的數字化建設，重視檔案資源的開發利用。

2）創新檔案管理標準。推動城市規劃檔案管理的標準化，有利于提高城市規劃檔案管理的效率，進一步強化綜合管理水平，結合城市發展的實際情況，推動城市規劃檔案管理的標準化和統一化具有十分重要的意義。在遵循國家相關法律法規的基礎上，致力于城市規劃檔案的規范與統一，深入發現城市規劃檔案管理工作中存在的各種質量問題，才能保證資料信息真實而完整，結合不同類型制定分別管理的辦法，進一步提高城市規劃檔案管理的時效性和實用性。制定城市規劃檔案管理制度的過程中，需要結合實際情況進行分類管理，充分發揮城市規劃檔案管理服務性的原則，逐步縮小城市發展中由于檔案原因帶來的桎梏，這樣才能進一步推動城市發展，使城市建設為社會創造更多的效益。

3）創新檔案管理方式。檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。城建部門要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實城建部門檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4）注重檔案信息安全。在網絡科技發展的時代，人們的生活質量提高，但是人們的安全性也受到相應的“威脅”。例如，通過網絡詐騙、網絡病毒等盜取用戶的信息，用戶的財產安全和自身的隱私得不到保證。城市規劃檔案管理更是與市區千家萬戶的人們有著密切的聯系。若出現信息泄露等問題，極有可能對他們的生活以及財產造成極大的影響。網絡時代背景下的檔案資源管理信息化更能夠提升工作人員的工作效率，更好地為人民服務。但是，也應該做好各項安全措施，提升安全管理意識，切實落實各個管理措施，避免安全隱患的發生。有些不法分子，通過網絡技術，侵入到單位的計算機中，進而盜取一些客戶的信息，進行一些不法活動。因此，相關人員在進行檔案信息的管理中，不能夠不經過實驗或者勘察就盲目的使用互聯網技術，相關人員應該不斷的研究，找出其存在的問題，要合理規劃網絡用網安全。并且檔案管理部門也應該對檔案數據進行更新，加強身份證的驗證，便于管理人員提升自身的安全管理意識。

5 結束語

現代化的城市建設，對規劃檔案管理工作的要求也越來越高，要把規劃檔案管理工作作為規劃工作的重要組成部分。領導要重視該項工作，檔案管理人員要發揮自己的積極性、主動性，做好檔案編研工作、目錄工作，把檔案室收藏的檔案介紹給大家，把規劃檔案的潛在價值挖掘出來，使其在城市建設中發揮作用。