探索制約干部人事檔案工作發展的因素

田立華 夏 倩

（聊城市第二人民醫院，山東 聊城 252600）

我國人事檔案工作經過數十年時間發展，已經形成了完整的人事檔案管理體系，但是近些年隨著我國醫改工作蓬勃開展，醫院干部人事工作也發生了轉變，進一步影響了檔案工作的開展。因此為了能夠適應未來工作需求，應該正視影響人事干部檔案工作發展的相關因素，這也是本文研究的主要目的。

1 制約干部人事檔案工作發展的相關因素分析

1.1 人員因素

1）思想方面。干部人事檔案是詳細記錄醫院組織、人事管理活動中形成的，以記錄個人品德、能力、出勤、成績等一系列信息的檔案資料，具有較強的保密性，很多干部并不了解自己的人事檔案中記載了什么內容，在這種“神秘色彩”的影響下，人事檔案管理工作在一定程度上偏離了干部主體。同時受傳統“守堆看攤”思想的影響下，很多人對人事干部檔案管理存在偏差，認為該工作只是簡單的收集、記錄整理人事檔案資料，工作的重點是保證檔案資料安全性，而忽視醫院如何正確的使用干部人事檔案資料。

2）專業方面。（1）現階段醫院干部人事檔案管理工作尚未得到工作人員的有效支持，導致檔案管理工作脫離醫院實際情況，檔案管理工作難以真實反應醫院干部的工作情況，檔案資料的真實性、可靠性等得不到保障。同時在醫院人員因素的影響下，醫院干部人事檔案管理工作存在明顯缺陷，員工不了解檔案管理工作的實施路徑，這種情況會進一步打擊檔案管理積極性。（2）由于干部人事檔案管理工作尚未得到醫院領導的高度重視，所以對于檔案管理方面的投入相對較少。各個醫院負責檔案管理的專業人員少，而且兼職的比較多，所以對檔案工作的重視程度不高；再加上對檔案管理知識掌握的不系統，參加培訓機會少，致使檔案管理人員整體水平不高，這也限制了檔案工作的開展。

1.2 制度因素

目前醫院在干部人事檔案管理中積極開展制度建設，并取得了一定的成績，但是根據相關學者的調查發現，大部分醫院人事干部檔案管理制度都是在傳統制度基礎上做簡單的修改，檔案的大體框架無實質性變化，過于關注人事檔案信息的采集、整理，而很少涉及信息化、制度化方面的內容，這種情況明顯不滿足醫院干部人事檔案管理要求[1]。

1.3 信息技術因素

現階段干部人事檔案管理中信息技術的應用情況不滿意，手工操作所占比例較高，根據《干部檔案整理工作細則》的相關內容，落后的管理模式會顯著增加檔案人員的工作量和工作壓力，并且折疊、裝訂等操作行為會改變檔案原有的面貌，增加干部人事檔案破損的風險。雖然現在醫院干部人事檔案管理中需要采集大量的檔案信息資料，但是醫院在人事檔案管理中還沒完全使用信息化系統，主要是檔案管理人員將檔案信息進行簡單的錄入，不能滿足未來檔案工作的需求。

2 醫院干部人事檔案管理的對策

2.1 強化人員因素管理

1）轉變思想觀念。為更好地適應未來檔案管理要求，相關人員必須要主動轉變思想觀念，能夠堅持以改革創新的思維，探索干部人事檔案管理的新方向，其中的重點內容包括：（1）堅持發展干部人事檔案管理模式，樹立數字化人才信息資源管理模式。在檔案管理中應該充分發揮信息技術優勢，認識到信息技術對檔案管理工作效果的影響，能夠從醫院人力資源管理角度出發，不斷優化干部人事檔案管理路徑，堅持用發展的眼光對待本職工作，為全面增強檔案管理水平奠定基礎。（2）引進市場競爭機制。競爭機制是推動干部人事檔案管理模式變革的關鍵，因此為實現這一目標，相關人員需要在市場競爭的角度下，改變傳統檔案管理中工作人員存在的“吃大鍋飯”思維，充分調動工作人員的主觀能動性。（3）落實目標管理模式。檔案管理作為醫院內部管理的重要組成部分，工作人員應該主動轉變思維模式，主動與醫院工作相對接，根據醫院人力資源管理中的相關規定落實責任，并將干部考核結果等體現在檔案中，使干部人事檔案可以適應未來醫院運行要求。

2）增強工作人員專業水平。針對現階段醫院干部人事檔案管理中的滯后性，全面增強工作人員工作水平，以醫院為單位，針對檔案管理工作現狀進行全面的專業技能培訓，培訓內容包括：（1）介紹檔案管理中信息系統軟件的操作方法，利用微博、微信等手機App進行信息宣傳，針對特定工作人員進行宣教，詳細介紹干部人事檔案管理的作用、基本工作流程以及相關政策法規等，加深全體人員對干部檔案管理的了解，提高各部門的合作效果，最終為干部人事檔案管理提供充足的信息資料。（2）做好專業人才引入，面向社會招聘高素質檔案管理人員，使具有豐富檔案管理經驗的工作人員不斷融入到檔案管理人員隊伍中，補充新鮮血液，推廣科學的檔案管理方法，增強工作人員的專業技能水平。

2.2 完善檔案管理的相關制度

完善檔案管理制度已經成為相關學者關注的重點內容，其中的關鍵點包括：1）對現有的干部人事檔案管理制度進行改進，通過修訂制度貫徹檔案分類管理的相關制度要求，在強調基礎資料采集重要性的基礎上，能夠通過基礎建設的方法采用多種途徑來提高資源利用效率。改變傳統集中管理的模式，充分發揮醫院各科室的作用，使每個科室可以為干部檔案管理提供充足的信息資料；而在檔案管理時間規范等內容上，可落實嚴格的分期保管制度，例如在干部退休、死亡之后，隨時做好檔案的交接工作。2）在檔案管理制度中需進一步明確管理要求以及其他注意事項。同時在制度建設中也應該明確信息化技術的相關內容。

2.3 做好信息技術管理

干部人事檔案管理工作的開展依賴于醫院全體醫護人員的支持，因此在未來工作中應該主動培養全體工作人員的檔案管理意識，能夠在現有條件下通過宣傳、教育等方法灌輸檔案管理條例，讓全體工作人員認識到干部人事檔案管理的重要性，進而主動配合工作。因此為實現這一目標，本文認為在未來工作中應該以醫院為單位打造局域網，引進先進的檔案管理系統，通過統一的數據格式管理干部人事檔案工作，滿足未來檔案信息數據交互與信息共享的功能。現階段隨著信息技術的變革，基于大數據以及云計算技術開始被廣泛應用在檔案管理中，成為檔案現代化的主要發展方向，因此為了能夠適應信息化環境下的檔案管理要求，工作人員應該結合醫院檔案管理要求，盡可能的改變傳統工作模式下存在的檔案通用性差、重復浪費、效率低下的問題。因此在當前信息技術的支持下，工作人員應該積極打造領導干部檔案信息庫，細化檔案管理目錄數據，并將干部人事檔案管理工作逐步轉移到網絡上，打造以醫院為核心，各級臨床、門診部位為脈絡的信息化網絡管理結構，滿足檔案資源共享以及快速流通的要求[2]。

3 結束語

現階段影響干部人事檔案管理效果的因素是多方面的，因此為了能夠消除相關因素的影響，需要相關人員能結合醫院實際情況，在掌握醫院工作要求的基礎上，通過完整的工作路徑開展檔案管理工作，加深工作人員對現代化信息技術的理解，探索新的檔案管理路徑，最終全面提高干部人事檔案管理能力。