提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

程 曉

（孝義市醫療保險服務中心，山西 孝義 063300）

基層單位是政府組織機構，主要從事公益事業，包括科技、衛生、藝術、文化、教育等工作，具有服務民生、轉化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發展、機構演變和個人成長的重要歷史資料，將檔案資料維護好，對社會發展具有重要的意義，為了實現這一目標，應當通過創新性的改革和創新，實現對檔案的科學化管理。基層單位的檔案管理也同樣重要，在當前的社會形勢下，基層單位的發展離不開與社會的接軌和人才策略，必須要及時優化傳統檔案管理制度，對人事檔案實施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實現檔案管理與人才策略的緊密結合。

1 提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當前我們正處在“雙創”的社會宏觀背景下，如何超越或突破傳統檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時期，要想提高基層單位管理效能，就要堅持與時俱進，構建科學、現代的檔案管理架構，擺脫傳統檔案管理理念或是檔案管理系統的制約，通過科學的收集、保管檔案信息，以便最大化地發揮檔案的價值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關單位的穩健長遠發展提供強有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。當前部分基層單位在具體的檔案管理中，由于單位管理者沒有從思想上認識到做好檔案管理工作的必要性，加之檔案管理人員對傳統人工管理模式的延續操作，因此，在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時期，想要提高檔案管理效能，相關單位要投入人力物力，引入先進技術和管理方式。與此同時，檔案管理人員要與時俱進，加強學習，強化專業知識，充分利用信息技術，科學有序地對檔案資料進行收集、整理、編制、存儲。便于在使用檔案的時候，快速及時找到檔案信息資料，提高相關工作人員查找檔案的主動性，從整體上促使檔案利用效率提高。

2 提高基層單位檔案管理效能的路徑

1）創新制度管理，加強法規落實和制度考核。切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，基層單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是基層單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。

2）強化基層單位基礎設施設備建設力度。從信息屬性和技術需求源頭可以看出，基層單位在執行檔案信息化建設方案時，需要對設備予以相應重視，并依據自身檔案情況合理、科學地配置對應儀器。首先，上級主管部門可從意識源頭上重構決策者的思維觀念。決策者的意識行為是硬件環境建設的首要支撐點，可通過諸如強化培訓會、相關建設意見、建設督導等方式，提高其對檔案信息化工作的重視。其次，設施設備的完善需要對應的資金支持，基層單位在編制年度預算時，可劃出一部分權重，為檔案信息化建設提供經費保障，使項目建設任務能持續穩定進行。再其次，相關管理單位應在此基礎上，出臺相應的地方性或行業性法律法規，保障項目建設任務的權威性及合理性。一方面為基層單位進行檔案信息化建設提供政策支撐，另一方面以制度強制性約束相關單位和人員的建設行為，以規范設施設備的采購行為，進而形成良性發展氛圍。最后，各個基層單位之間的設施設備應具有一定聯動性，形成本地局域網，以強化本地檔案相關部門之間的聯系。本地責任部門機構檔案信息化建設前期，可通力合作做好設備的統籌建設，并在研究本地實情基礎上，搭建網絡狀設備體系，為將來基層單位檔案管理工作革新奠定良好基礎。

3）增加經費投入以促進檔案現代化。隨著社會的發展，檔案管理逐步從傳統的管理模式向現代化管理發展，基層單位要加大檔案管理設備投入，要從硬件設施和管理軟件方面進行高效開發運用，用電子化、聲像化的方式來取代傳統的手工操作以及紙質存檔的管理機制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現丟失、遺漏的現象。另外，要加強檔案管理中的多重備份問題，一臺設備壞了無法修復的情況下，備用設備可以利用。要提高管理人員現代化檔案管理安全意識和現代化管理的基本技能，從而將紙質檔案轉化為電子化、信息化形式，便于存檔管理。另外，要提高檔案管理的安全性，比如開發安裝防火墻、職員權限設置等等，注重檔案管理嚴密分工和廣泛協作。

4）加強信息化建設的力度。基層單位的現代化管理與建設需要堅持不懈地努力，將方法與標準逐一完成，打破傳統的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來實現信息化建設的新途徑。從當前的局勢來看，信息化建設都是基層單位檔案管理的重要目標與發展方向。一方面，信息化建設體現在日常的工作細節中，需要在檔案管理系統上不斷創新與建立，設備與軟件的搭配也是重要的一項內容，需要按照正確合理的方法來完成，達到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設也需要提升檔案管理的內涵，在實際的技術操作過程中，需要充分觀察信息化的建設進度，牢牢掌握信息化技術在檔案管理工作中的作用與進程，進一步提升檔案管理的水平與效率。

5）強化檔案信息化人才隊伍建設。事實表明，檔案的信息化建設需要對應人才隊伍的支撐。不斷加強檔案信息化管理隊伍建設，提高檔案信息化管理水平，在具體工作實踐中要抓好幾點。一是要對從事基層單位檔案管理工作人員進行愛崗敬業教育，這是管好檔案的基礎。檔案管理工作比較單調、枯燥，也很難顯現出明顯的工作成績，使得基層單位檔案管理人員更換頻繁。加強從業人員的愛崗敬業教育，使其安下心來，從而保證檔案管理隊伍的穩定。二是不定期對檔案管理人員進行檔案管理業務能力的培訓。如請檔案工作方面的專家學者、經驗豐富的專業人士來講課，以培訓提升檔案管理人員的業務素質和專業素養，從而不斷提高基層單位檔案信息化水平。

3 結語

綜上所述，基層單位檔案管理工作在新時期面臨諸多挑戰和機遇，成為此項工作進行轉型的重要節點。檔案管理工作應該以信息化轉型為導向，結合制度建設、人才儲備、理念創新等優化策略，綜合運營信息技術和現代企業管理理念，結合檔案工作的特殊性和基層單位工作的普遍性，緊密結合社會經濟發展和單位發展的實際需求，打破傳統思維和管理手段，形成科學、完善、可持續的新時期檔案管理制度。實現以上優化路徑，還需要基層單位加強保障，從制度、人才、資金等方面加以扶持，讓檔案工作成為基層單位高速發展的重要依托。