新形勢下行政事業單位檔案管理的新方式

唐銀花

（阿勒泰市北屯鎮社會事務（統計）服務中心（退役軍人服務站），新疆 阿勒泰 836300）

現階段，我國信息技術的發展速度越來越快，人們的日常生活和信息化之間的關系越來越緊密，各個行業的發展以及創新都與信息化技術有著非常直接的聯系。在新形勢之下，行政事業單位也必須要對時代的發展以及變化進行適應，對傳統化的模式進行轉變，積極創新檔案管理思路，對信息化時代背景下檔案管理工作水平進行持續性提高。

1 新形勢之下行政事業單位檔案管理期間所存在的問題

1）檔案管理信息化思維較為落后。行政事業單位在實施檔案管理期間比較輕視信息化管理理念，使得行政單位中的人力以及財力等等方面的支持存在較大的不足，日常的監督力度也比較低，雖然已經將檔案管理信息化歸入年度工作計劃中，但是依舊沒有形成比較完善的保障機制，影響到檔案管理工作的整體效率。

2）管理人員素質不高。行政單位在實施檔案管理工作期間必須對國家政策性要求進行嚴格遵循，具有非常高的技術要求。但是當前我國行政事業單位當中的檔案管理工作人員大多身兼有數職，無論是時間或者是精力都無法對檔案的質量以及水平進行保障。還有部分行政事業單位當中的檔案管理人員對于相關的業務知識了解程度不深，無法按時進行立卷歸檔、分類以及移交至單位當中的檔案室等等工作[1]。

3）檔案管理現代化水平較低。當前，我國科學技術發展速度較快，行政事業檔案管理工作當中所應用的先進設備以及先進技術越來越多，但是因為這類所引入的設備以及技術仍然沒有被充分運用，使得目前事業單位檔案管理工作中的現代化水平較低，單位內的檔案管理機構設置比較混亂，使得檔案管理工作中存在較為嚴重的盲目性以及隨意性。除此之外，行政事業單位在實施檔案管理期間還存在安全防范意識較差，管理力度不足以及沒有對檔案管理目標以及管理手段進行明確的情況。

2 新形勢下行政事業單位檔案管理的主要方式

1）合理運用數字化技術。當前我國科學技術水平越來越高，數字化技術也得到了較大的進步。為了讓行政事業單位檔案管理工作和時代接軌，必須將數字化技術進行合理引入，對單位當中的檔案管理工作效率以及科學化程度進行提升。在實際的應用過程中，必須對物資力量進行合理化分配，以時效性作為基礎，讓所收集、整合以及反饋的數據能夠更加具備有效性以及準確性，對檔案管理整體工作質量進行全面優化。與此同時，想要對檔案管理工作效率進行提升，必須要相關部分強化基礎設施的建設力度，對先進性的技術設備進行合理化引入，完成好相關的維修以及管理工作，對機器運轉效率進行提高[2]。以往所采取的傳統檔案管理工作當中，往往采取大量的文字來存儲檔案，這一方式在某種程度上將會對檔案存儲的時間以及數據的安全性造成影響。因此，必須將數據逐漸由紙質資料存儲轉變成為計算機存儲，且不斷加密以及更新數據。在實施檔案存儲工作期間必須提前完成好檔案資料分類的工作，借助數據資料保密程度對資料進行存儲，提升數據安全性以及數據資料的實際存儲效率，提高數據信息共享程度，進而對整體數據資源利用進行全面優化，實現較好的數據信息傳輸模式。

2）提升以及優化檔案管理工作質量。為了對檔案管理工作水平以及質量進行保證，全面優化以及提升行政事業單位檔案管理工作質量，必須要創建更加完善以及全面的檔案管理系統，可以以地區實際情況為立足點，大膽創新目前的組織機構模式，確保行政事業單位中檔案管理工作能夠切實落實到每一個行政事業單位工作人員中，提升檔案管理工作人員的確切性以及細致性，防止單位當中發生職責不明確以及互相推脫的情況[3]。同時，還需要進一步提高對檔案管理工作的監督以及管理力度，采取高質量的管理模式以及有效的監督方式對檔案管理工作水平和質量進行提升，提高檔案管理工作整體效率、為提升檔案管理工作的合理性以及科學性，必須始終堅持以社會發展作為時代背景，符合目前我國行政事業單位的發展需要，將質量以及數量作為檔案管理工作的評價標準，提升其工作的公平性。就領導部門來說，其必須要將分級化管理以及動態化管理方式作為行政事業單位檔案管理工作的一大重心，形成較好的引導機制。在對工作目標進行設立期間，必須將國家所頒布的法律法規作為基礎，逐漸形成有法可依和有法必依的管理格局，對檔案管理工作中的監督以及管理有序性以及規范性進行提高，實現檔案管理工作的良性循環[4]。

3）提高整體檔案管理安全性。由于行政職業單位當中的數據必須進行保密，其數據可能和國家的政治、文化以及經濟建設具有非常緊密的聯系，因此，必須將檔案管理安全性進行優化以及提升作為行政事業單位中檔案管理工作的關鍵。因此，必須要對國家法律法規進行結合，對數據文件保密程度進行不斷提高以及優化，為國家的健康有序發展奠定基礎。雖然現階段行政事業單位當中的庫房基礎設施比較完善，但是還是有部分的單位缺少對其的重視，使得信息數據被泄露，發生難以挽回的情況[5]。因此，行政事業單位必須在完善好庫房等等設施的基礎之上，強化監督以及管理力度，對相關工作人員的責任意識以及安全意識進行提升，進而對檔案管理水平進行優化。在實際的建設工作期間，必須和地區間的實際情況進行結合，提升監管以及防盜力度，采取劃分好辦公區域以及檔案管理區域的方式來對行政事業單位檔案管理水進行優化，防止一些無關人員隨機對信息進行翻閱以及盜取，強化違法行為的懲治力度，真正地形成有法可依以及有法必依的環境。在資料的保管期間，還需要對保管的期限進行明確，將其分成短期、長期以及永久三個主要的保管期間，完成好檔案資料整合以及管理的工作，對檔案信息安全性進行提升[6]。

3 結語

總而言之，事業單位內部的核心在為檔案管理工作，其工作效率將會對事業單位的順利運行造成直接性的影響，因此，必須對行政事業單位的檔案管理工作進行積極發展。現代市場經濟社會的趨勢為標準化以及規范化，想要達到這一標準就必須要將規范化以及標準化作為行政事業單位檔案管理工作的開展目標，采取相關的制度對檔案管理專業程度進行提升，為這一工作的開展奠定良好的基礎，提升行政事業單位檔案管理工作的高效性。