新常態(tài)下疾控中心文書檔案規(guī)范化管理的措施探討

王向農(nóng)

（武漢市江夏區(qū)疾病預(yù)防控制中心，湖北 武漢 430200）

四十余年的改革開放，我國社會與經(jīng)濟快速發(fā)展，社會各個領(lǐng)域在這個過程中穩(wěn)步推進。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)作為保障社會和諧穩(wěn)定、民生事業(yè)有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，其也在醫(yī)療衛(wèi)生體系改革進程中穩(wěn)步推進。疾控中心文書檔案是客觀記錄地方病、傳染病、職業(yè)病、公共衛(wèi)生事件處置等關(guān)鍵性文書資料，對疾控中心預(yù)防疾病、控制疾病的意義重大[1]。但從現(xiàn)實情況來看，因為多方面因素的影響，疾控中心文書檔案管理工作還存在一些不足，規(guī)范疾控中心文書檔案管理勢在必行。

1 建立健全文書檔案管理制度體系

疾控中心文書檔案規(guī)范化管理，管理制度體系是基礎(chǔ)所在。這就需要疾控中心針對現(xiàn)有文書檔案管理制度體系進行全面的梳理，分析文書檔案管理制度體系存在問題的環(huán)節(jié)，同時充分考慮現(xiàn)階段文書檔案管理要求、未來疾控中心發(fā)展趨勢，嘗試去吸收借鑒優(yōu)秀企業(yè)檔案管理方面的先進理論與經(jīng)驗，推進疾控中心文書檔案管理制度體系的優(yōu)化調(diào)整，明確文書檔案管理制度體系的細節(jié)部分，同時需要將具體的責任落實到個人，保障各個環(huán)節(jié)均能夠嚴格按照管理制度體系開展工作[2]。在此基礎(chǔ)上，要想有效推進疾控中心文書檔案管理制度體系的順利落實，還需要圍繞制度體系落實構(gòu)建一套審核體系，分別針對文書檔案管理的關(guān)節(jié)環(huán)節(jié)開展審核，基于審核進一步規(guī)范文書檔案管理。

2 規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作

對于疾控中心文書檔案管理工作來說，文書工作與檔案管理工作能否進行有效的銜接，對文書檔案真實性、規(guī)范性的影響巨大。因此，要想推進文書檔案規(guī)范化管理，首要任務(wù)在于全面提高疾控中心文書質(zhì)量，針對文書工作與檔案管理工作的銜接進行規(guī)范。其一，對于疾控中心各種文書的處理，需要全面按照規(guī)章制度，開展科學分類之后，按照文書檔案管理標準開展立卷歸檔工作。其二，高度重視文書工作與檔案管理工作細節(jié)的銜接。比如，文書格式必須遵循要求，保障材質(zhì)、紙面清潔、紙張版式均需要滿足要求。在此基礎(chǔ)上，針對文書工作與檔案管理工作的銜接，還需要建立規(guī)范的制度、明確的責任劃分，從而有效保障兩者之間銜接的及時性、科學性[3]。

3 建立健全文書檔案著錄與分類號

著錄與分類號作為文書檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，由于疾控中心傳統(tǒng)的文書檔案管理工作還存在一定的疏漏，導(dǎo)致一些文書檔案管理存在著錄、分類號不規(guī)范的問題，制約文書檔案管理工作的開展。對于上述問題，疾控中心應(yīng)當結(jié)合文書檔案規(guī)范化管理要求，針對現(xiàn)有文書檔案進行全面的梳理，建立健全文書檔案著錄與分類號，為文書檔案規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。針對一些內(nèi)容復(fù)雜的文書檔案來說，應(yīng)當再次進行組卷，以便于針對存在關(guān)聯(lián)的文書檔案進行組合，并在這個過程中針對缺少目錄、缺少頁碼的文書檔案進行編著，為后期各項工作的開展奠定基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，疾控中心還需要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求，充分結(jié)合文書檔案管理實際情況，針對文書檔案著錄細則進行不斷的完善，針對文書檔案著錄的流程、細節(jié)、規(guī)范進行完善。此外，分類號是文書檔案檢索的基礎(chǔ)所在，疾控中心應(yīng)當按照《中國檔案分類法》，結(jié)合文書檔案管理工作內(nèi)容、檢索標準、數(shù)字化建設(shè)實際，針對文書檔案分類標準、分類流程進行完善，切實提升疾控中心文書檔案分類的效率與質(zhì)量[4]。

4 圍繞數(shù)字化建設(shè)動態(tài)規(guī)范建設(shè)標準

5G商業(yè)元年的正式到來，快速推進的5G基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，5G的影響力正在不斷提升。對疾控中心文書檔案管理工作來說，數(shù)字化建設(shè)勢在必行。盡管疾控中心也在積極推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)，但相較于快速發(fā)展的信息技術(shù)來說，數(shù)字化建設(shè)存在較大的滯后性。與此同時，標準化、規(guī)范化作為數(shù)字化管理的重要特征，直接關(guān)系到數(shù)字化建設(shè)的成果，但疾控中心文書檔案數(shù)字化建設(shè)標準不夠規(guī)范，數(shù)字化建設(shè)進程中存在諸多不夠規(guī)范的地方。對于上述問題，疾控中心需要全面圍繞數(shù)字化建設(shè)動態(tài)規(guī)范建設(shè)標準，充分結(jié)合疾控中心文書檔案管理實際，同時針對未來文書檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展趨勢進行考量，針對數(shù)字化檔案管理規(guī)范、標準進行明確的規(guī)范，同時也需要針對數(shù)字化建設(shè)的系統(tǒng)、流程、軟件等細節(jié)部分進行規(guī)范，保障文書檔案數(shù)字化建設(shè)能夠按照標準有序推進。在此基礎(chǔ)上，對于文書檔案數(shù)字化管理工作的開展來說，還需要針對數(shù)字化管理的流程進行規(guī)范，結(jié)合文書檔案數(shù)字化建設(shè)動態(tài)，不斷針對文書檔案數(shù)字化管理的流程跟進調(diào)整，保障操作規(guī)范、操作模式的統(tǒng)一。

5 提升文書檔案管理隊伍綜合素質(zhì)

疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理，檔案管理隊伍是重中之重。正如上文所述，醫(yī)療衛(wèi)生體系改革的有序推進，社會大眾健康管理理念的持續(xù)轉(zhuǎn)變，新常態(tài)下疾控中心面臨的外部環(huán)境均在不斷發(fā)生變化，對疾控中心各項管理工作、服務(wù)職能提出了更高的要求，再加上當前文書檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷推進，對文書檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的要求越來越高。這就需要疾控中心高度重視提升文書檔案管理隊伍綜合素質(zhì)，全面落實文書檔案管理隊伍的培訓教育工作、人才引進工程，保障檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的有序提升，推動文書檔案管理工作的規(guī)范化開展。首先，對于現(xiàn)有文書檔案管理隊伍來說，疾控中心應(yīng)當結(jié)合文書檔案規(guī)范化管理要求、數(shù)字化建設(shè)動態(tài)，加強文書檔案管理專業(yè)知識、數(shù)字化文書檔案管理知識的培訓教育工作。培訓教育的方式應(yīng)當盡可能采用更為靈活、多元的方式，如集體培訓、高校委培、線上教育等，為文書檔案管理隊伍提供更多的選擇。其次，疾控中心還應(yīng)當針對文書檔案管理崗位進行優(yōu)化，建立科學合理的薪酬體系、晉升體系，以此來提升文書檔案管理崗位的競爭力，吸引更多的綜合型人才進入到文書檔案管理隊伍。最后，建立健全文書檔案管理隊伍績效管理機制，將文書檔案管理工作、培訓教育等納入績效管理工作中來，并與薪酬進行掛鉤，以此來提升人才的積極性，從而有效推進文書檔案規(guī)范化管理。

綜上所述，疾控中心文書檔案規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，僅僅通過某一個方面的努力，顯然難以獲得理想效果。這就需要疾控中心充分結(jié)合工作實際、未來發(fā)展趨勢，通過建立健全文書檔案管理制度體系、規(guī)范銜接文書工作與檔案管理工作、建立健全文書檔案著錄與分類號、圍繞數(shù)字化建設(shè)動態(tài)規(guī)范建設(shè)標準以及提升文書檔案管理隊伍綜合素質(zhì)，為疾控中心各項工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。