高校研究生檔案管理的問題及對策研究

趙紅梅

（新疆師范大學研究生處，新疆 烏魯木齊 830054）

隨著全國研究生大會的召開，全國各高校在教學水平、辦學理念以及辦學水平層面都有了質的發展和飛躍，各高校研究生招生規模逐年擴大，研究生檔案管理工作需要科學系統管理，因為研究生檔案不僅是研究生在校期間各種學習軌跡的載體，也是畢業之后參加各類考試的重要憑據。因此，研究生檔案資料管理是不可忽視的。針對目前各高校研究生檔案管理實際情況進行研究分析，各高校應該高度重視，相關人員進行專業化管理，使研究生檔案管理工作更加科學、全面而系統。

1 我國高校研究生檔案管理的現狀

1.1 研究生檔案管理工作的意識淡薄

研究生檔案材料是指研究生在讀期間的學習過程、科研活動、日常管理等過程中形成的有效、有價的各種記錄，能夠客觀的展現學校的高層次人才的培養，客觀的反映學生在校期間的具有保存價值的載體，為學生將來工作生活提供重要憑證和依據，是非常重要的歷史資料，但是大部分的高校對于這方面工作的缺乏高度重視。大部分人認為只要不丟失、不遺漏材料，就等于出色完成檔案管理工作，單薄的檔案管理觀念，使檔案管理工作出現很多漏洞，出現了檔案材料不全或材料重復的現象普遍存在。

1.2 缺乏專業的檔案管理人員

大部分的高等院校對于研究生檔案管理工作的嚴肅性缺乏深刻認知，很多高校為設置專門檔案室、檔案柜，缺乏專業的檔案管理人員，尤其是二級學院的研究生檔案均由研究生秘書兼任，而研究生秘書在研究生管理方面的工作量本身很大，在一定程度上很難實現系統化的檔案資料管理。

1.3 管理模式和手段相對落后

檔案管理手段和管理模式相對較為陳舊和落后，由于檔案管理人員受到傳統模式的影響，所以不能夠充分地使用信息化管理模式，還是采取傳統人工記錄管理的方式，部分高校的檔案管理未真正實現現代化、科學化。查閱整理檔案時通過人工結合卷內目錄對于檔案進行整理和收集。但是，隨著當前國家擴大研究生招生規模，而檔案管理工作開展的過程當中依然采取人工方式則非常容易出現問題，結果會導致檔案歸檔不全等檔案資料錯誤情況發生。

2 高校研究生檔案管理工作的幾點建議

2.1 建立健全檔案管理各項規章制度

系統的管理制度是做好研究生檔案管理工作的必要保證。各高校研究生檔案從入學及錄取材料、學習活動、獎懲材料、畢業及取得學位材料的建檔要經過較長的時間，經手轉交的部門多，工作量大。如果檔案的相關管理制度不健全，轉交轉遞手續銜接不好，各個部門之間的工作不能很好銜接，就很容易造成脫節現象。因此，高校的研究生檔案管理工作必須要制定一整套完整、系統、科學的管理制度。

2.2 提升管理工作者的綜合素質，設置專業專職管理人員

對于目前高校來講，研究生檔案管理工作需要高度重視，需要設置檔案管理專業人員專職進行檔案管理。要求從檔案管理層面建立合理及科學的規章準則和工作流程，這樣才能夠進一步強化檔案管理工作人員的職能。與此同時，保證做到專人專職，在檔案管理過程中盡可能避免出現一人身兼數職的情況，否則將會影響檔案系統管理的質量。除此之外，還需要對于崗位職責加以明確，大范圍普及檔案知識，只要對于涉及檔案管理的人員都要進行嚴格培訓，防止工作人員出現失誤，保障檔案的完整性。這樣為將來研究生求職、求學等關鍵環節提供良好保障。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質，切實樹立服務的意識

提高檔案管理人員的自身素質是能否管好、用好研究生檔案關鍵。首先，檔案管理人員要具有與管理學生檔案相適應的基礎知識和專業知識，了解研究生培養過程。其次，要適應時代發展的要求，不斷提高學生檔案管理能力，把靜態管理與動態管理結合起來，把傳統管理方式與現代化管理手段結合起來。最后，檔案管理人員要具有愛崗敬業、認真負責的科學態度，樹立服務意識，不管是在服務態度和服務語言還是在服務方式上，都要做到使利用者滿意，這是檔案管理人員職業道德的基本要求。不斷地提高檔案管理人員的業務素質和敬業精神，使研究生檔案管理工作順利高效地開展。

2.4 建立健全研究生電子檔案管理現代化、一體化建設

我國各高校已經向多元型轉化，在校學生人數不斷增加，學生檔案管理的難度也越來越大。因此，對于研究生檔案進行管理的過程當中，需要合理及科學的利用信息化系統，在大數據時代背景下，對研究生檔案如果依然采取陳舊的管理模式，難以滿足現實需要。相比于傳統的紙質檔案，電子檔案有自身的優勢，但同樣也存在不足。根據中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關規定，“對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門的機構或人員負責，以保證管理工作的連續性，注意在與同時存在的紙質檔案或其他載體文件時，要在內容、說明及描述上保持一致等”，這就凸顯了對于專人專管的機構、管理制度以及管理形式等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應針對管理中遇到的困難、存在不足、突發事件等問題進行有效發掘，首先，建立管理中的操作規范，避免在后續不同環節出現不必要的彌補。其次，要借鑒傳統紙質檔案的管理標準來鑒定電子檔案的有效和保管期限，在實踐中不斷更新與完善，促進高校研究生電子檔案管理的不斷規范。研究生電子檔案建立的過程中，需要專管部門加強對紙質檔案實現電子化的過程和細節的要求、核查比對和監控，達到共同促進電子檔案處理的現代化、一體化建設。

3 結束語

隨著現代科技的快速發展，促進了高校研究生檔案的電子化，也對管理質量和水平提出了更高的要求。各高校應在遵照國家法規、遵循教學規律的前提下，建立健全檔案管理各項規章制度，設置專業專職管理人員，提升管理工作者的綜合素質，加強檔案管理工作者的服務意識，使用科學手段促進研究生電子檔案管理現代化、一體化的建設和發展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質量。