論事業單位檔案管理的創新策略

周含欣

（新疆阿勒泰市市場監督管理局，新疆 阿勒泰 836500）

1 檔案管理工作主要特點

一是真實性，真實性是檔案的核心。檔案建立時，必須嚴把檔案材料形成關，確保所有檔案材料的來源、內容真實可信，不能弄虛作假；在檔案查閱、借閱、轉遞過程中，必須嚴把檔案利用關，規范操作，確保檔案材料的嚴肅性和安全性。二是完整性，完整性是指檔案的內容應當完整、全面記載干部的活動軌跡，涵蓋干部成長經歷和履職情況的全貌，包括個人履歷、考核考察、培養培訓、職稱職務任免、入黨或入團情況、工資變動等方方面面。基于檔案完整性的要求，在檔案管理工作中要根據《干部檔案工作條例》《關于檔案材料收集歸檔規定》等文件規定，建立檔案卷宗，使每份檔案完整、齊全、真實。三是動態性，動態性有兩方面的內容：首先檔案內容、歸檔材料會隨著干部的各項活動而不斷增加。這就要求檔案管理人員要及時主動收集相關材料，不斷充實完善人事檔案材料，使檔案材料內容全面、豐富、準確。其次檔案會隨干部的流動而流動，檔案管理部門不是固定不變的。檔案管理過程中，要嚴格按照規范程序執行檔案轉遞，確保人事檔案的安全性。四是統一性，國家對檔案的主要內容、整理分類、使用流動等都有明確的規范，檔案卷宗要根據相關管理規范整理裝訂，保持格式、內容的統一性。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 一些領導不重視檔案管理工作

從整體上分析，在事業單位改革背景下，各事業單位認真履行本單位的公共職能，例如環保局認真執行環境保護管理工作，衛生局嚴格監管衛生安全，市場監管局著重加強市場監管工作，從而有效提高了本單位工作質量，使公共職能得到全面優化。然而，一些事業單位領導將工作只重視履行公共職能，忽視檔案管理工作，在人才招聘、晉升與調配過程中也沒有認真查用檔案信息，直接影響了事業單位人力資源管理質量。

2.2 檔案管理體系亟待健全

據了解，部分偏遠縣鄉事業單位尚未設置有效的檔案管理機構或者人員，檔案管理制度缺乏可行性，檔案管理體系亟待健全。也有部分事業單位雖然針對檔案管理工作確定了管理體制機制，但是檔案管理體系與相關制度條文無法適應事業單位的改革與發展。有的事業單位未建立健全檔案組織網絡，尚未形成管理檔案的較強合力。部分事業單位沒有將檔案管理工作職責落實到相關人員，易引發責任不明問題。部分事業單位雖然設有檔案管理機構或人員，但其工作理念、行為并不專業，在進行人事檔案收集、查詢、調閱等工作時有疏忽。同時，沒有和其他部門進行必要的溝通與合作，人才調配、晉升等活動缺乏完善的參考依據，在一定程度上影響了干部人事工作。

2.3 檔案信息化管理建設相對落后

在信息化時代，人工主導下的檔案管理模式已無法適應時代發展趨勢，無法有效提高檔案管理效率。因此，多數事業單位在探索檔案管理信息化與現代化模式，很多事業單位已經構建了信息化檔案管理系統，但是部分事業單位尤其是偏遠鄉鎮事業單位檔案信息化管理技術水平相對落后，檔案管理軟硬件設備急需升級。部分事業單位缺少適合本單位改革與發展的檔案管理系統，仍然以傳統紙質檔案管理為主，檔案管理信息化與現代化水平偏低。不少事業單位對檔案信息的開發與利用不足，削弱了人事檔案資源價值，部分事業單位的檔案利用率偏低，很難為人力資源管理與配置工作提供參考。

3 事業單位檔案管理的創新策略

3.1 提高思想認識，強化檔案管理責任意識

無論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識到檔案管理工作對于推動其他工作的重要性。一方面，機關、事業單位各級領導應經常過問、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時，定期了解檔案現狀，幫助解決工作中存在的實際困難和問題，指導工作人員依據有關規定開展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設備，庫房安裝好防火、防潮、防蟲害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環境安全。

3.2 加強隊伍建設，提高管理人員專業能力

檔案管理專業性較強，工作人員不僅要有高度責任感，也要有扎實的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業型人才，保證檔案的安全、合理、科學化管理。二是注重人員專業化培訓，打造業務上的多面手，促使其盡快掌握專業知識。組織《檔案法》等相關法律規定的學習，強化安全意識、法制意識、底線意識，全面提升檔案管理工作人員的職業要求和職業道德。三是建立檔案管理考核責任制，將檔案管理列入績效目標考核內容，督促激勵工作人員提升檔案管理水平。

3.3 健全事業單位檔案管理體系

事業單位須健全檔案管理體系，完善相關制度，確保管理機制的有效性，規范管理流程與管理行為，設置相對獨立的檔案管理部門或者檔案管理人員，同時促進檔案部門與其他部門的合作與溝通，確保人事檔案管理工作能夠為事業單位人才招聘、晉升與調配等人力資源管理工作提供依據、參考與借鑒。應加強單位內部檔案管理部門和其他部門之間的信息交流與溝通，促進事業單位檔案管理工作與整個人力資源管理工作的有效對接，使事業單位人才隊伍建設與檔案管理工作銜接得更為密切，更好地發揮檔案及其管理部門的作用。

3.4 加強事業單位檔案管理信息化建設

在新時代、新形勢下，加強事業單位檔案管理信息化建設勢在必行。事業單位應提高檔案管理信息化技術水平，將云計算技術、大數據技術、人工智能技術、VR技術等各種先進的網絡信息技術引入事業單位檔案管理工作中，構建完善的信息化管理模式。應組建檔案信息管理平臺，運用各種先進技術，將各部門檔案進行在線收集歸檔、分類存儲、管理與利用。同時，設置自動化檢索端口，提高檔案信息查詢與調閱效率。還應進一步加快檔案管理網絡建設，加強檔案數據庫建設。應加強檔案管理系統管理，定期對檔案數據庫進行升級與更新，通過系統來優化檔案存儲空間，及時更新檔案信息，提交人力資源管理工作所需要的電子檔案，在保密的基礎上實現檔案信息資源共享。應加強檔案安全保密措施，結合檔案信息化安全管理需求，強化保密管理，及時修補漏洞。

4 結束語

在事業單位改革的背景下做好檔案管理工作愈加重要。我們應準確定位當前事業單位檔案管理目標，為人事檔案管理提供制度、資金、技術設備、專業人才等方面的支持，使檔案管理工作擁有完善的基礎保障，全面優化檔案管理模式，大力推進檔案管理信息化，全面提高事業單位檔案管理水平和效用。