不動產登記檔案管理工作的優化思路

王 強

（齊齊哈爾市不動產登記中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

當前不動產市場發展速度較快，而且市場不斷完善，不動產登記檔案作為不動產市場發展中重要的信息資源，通過做好不動產登記檔案管理工作，可以為不動產管理工作效率和質量的提升打下良好的基礎。特別是不動產市場的蓬勃發展，不動產登記檔案的重要性更好的凸顯出來，積極優化不動產登記檔案管理工作，更好地滿足民眾對不動產登記檔案的使用需求。并針對不動產檔案內容進行不斷完善，提高檔案管理的規范化水平，使檔案管理工作能夠滿足不動產登記制度的要求，更好的保障當事人的合法權益。

1 不動產登記檔案管理工作的特征

1.1 涉及內容多、登記數量大

不動產登記檔案信息資料十分龐大，涉及內容較多，而且需要登記的數量較大。對于不動產而言，其主要涉及房屋、土地、礦產資源和林地等，任何一種不動產資源都是一個龐大的群體，在具體調查過程中涉及較多的環節，每一個環節都會產生大量的檔案信息，因此需要針對海量檔案信息進行歸檔。

1.2 不可替代性和專業性

在不動產登記檔案中，具體的內容涉及契約文件、圖紙、權證等，這些信息具有法律效力，并由法定的專門機構完成不動產登記檔案的管理，檔案具有較強的專業性和社會公信力，具有不可替代性。

1.3 規范性

不動產登記檔案管理工作中，不僅要求格式的統一性，而且內容要保證詳盡性和準確性，并通過對不動產檔案進行清晰和有序的排列，進一步保證不動產檔案管理工作的規范性。

1.4 查詢和利用的公開性

對于不動產檔案而言，在對其進行查詢和利用過程中體現出較強的公開性，因此要在保證公開性的前提下才能發揮出不動產登記檔案的功能和作用。這主要是由于不動產檔案記錄內容公示過程中需要面向社會，而且對于不動產登記檔案，當事人和相關部門具有查閱和復制的權力。

1.5 時效性

由于不動產交易是基于法律下進行，體現出較強的有效性和合法性，因此不動產登記檔案在時效性和社會公信力方面表現出較強的優勢，這樣在不動產交易過程中，才能保障當事人的合法權益。近年來不動產權屬轉移頻率較高，不動產登記檔案管理工作也呈現出較強的動態性。另外，當前土地管理工作信息化水平提升，土地使用權登記更具便捷性和透明性，體現出較強的時效性特點。

2 不動產登記檔案管理工作的優化策略

2.1 不動產登記檔案管理標準與規范的統一

為了提高不動產登記檔案管理工作的水平，需要制定統一的檔案管理標準和規范，使檔案管理工作能夠有章可循，以標準和規范作為指導和約束，確保達到較好的檔案管理效果。特別是基于新時代背景下，相關部門需要與實際情況相結合，制定統一的標準和規范，為不動產登記檔案管理各個環節工作的開展提供重要的依據。并通過合理劃定不動產登記檔案管理范圍，確保檔案信息的準確性和完整性。

2.2 完善檔案信息化管理系統

由于不動產登記檔案內容十分繁雜，傳統的管理模式不僅會影響管理工作的效率和質量，而且會給管理工作帶來較大的難度。基于這種情況下，需要積極建立完善的檔案信息化管理系統，重視先進技術與不動產登記檔案的深度結合，建立檔案信息化管理系統，并充分地利用信息技術、網絡技術和大數據技術等，構建完善的檔案數據信息庫，統一和集中進行管理和利用。而且隨著先進技術手段的應用，一些較為先進的系統在不動產檔案中廣泛應用，使檔案工作的開展有了可靠的技術支撐。

2.3 構建不動產檔案信息化管理平臺

借助于不動產檔案信息管理系統實現檔案信息的集中和統一管理，并分散的信息集中在一起。同時還要建立健全電子檔案管理制度，搭建不動產檔案信息化管理平臺，依托于平臺全面促進不動產登記檔案利用效率的提升。依托于大數據技術構建的不動產檔案管理平臺，可以進一步提高檔案管理工作的實效性。特別是電子檔案的應用，并成為不動產檔案的主要形式，這對不動產檔案信息的查詢和利用奠定了良好的基礎。通過打造全新的不動產檔案管理模式，并借助于大數據技術實現檔案信息的管理利用，可以提高檔案信息資源的實效性，更好地發揮出不動產檔案的實際效能。

2.4 加強對電子文檔的保護

在不動產檔案管理工作開展過程中，需要重視對電子文檔的有效保護。相較于紙質檔案，電子檔案具有更高的實時性，檔案使用者可以借助于電子檔案實現對不動產登記檔案信息的實時查詢，提高不動產登記檔案的利用效率。同時還要做好電子檔案的存儲工作，針對檔案進行備份，保證電子檔案信息的安全性。而且為了實現對電子檔案的有效保護，還要采取信息加密的方式，進一步保障不動產檔案信息的安全，避免出現信息被竊取和被篡改的問題。

2.5 創新不動產登記檔案的服務方式

為了提高不動產登記檔案的利用效率，宜將“互聯網+”引入到不動產檔案服務工作中來，將信息技術與不動產登記檔案服務工作有效結合，實現檔案信息的即時查詢。在具體檔案利用過程中，申請人通過網絡即能夠遞交檔案利用申請，工作人員在獲取到申請的信息后，還要開具具體的查詢證明，并及時將檔案信息傳遞給申請人。檔案利用者也可以借助于自助式的查詢方式，通過在人流相對集中的位置設置自助查詢設備，利用者通過機器設備即能夠實現自動查詢。不僅能夠降低檔案管理部門的工作量，全面提高檔案管理工作效率，而且能夠最大限度為產權人提供高質量和完善的檔案服務。

3 結束語

在當前不動產統一登記制度不斷推進的新形勢下，需要加快推進不動產登記檔案的信息化、規范化和制度化的發展。目前不動產登記檔案發揮著越來越重要的作用，這也使檔案管理工作開始受到重視，并在日常工作中占據重要的位置。但在實際管理工作中仍存在許多不足之處，因此需要積極打破傳統思想觀念和管理模式的束縛，培養先進的檔案管理專業人才，并強化后備隊伍的建設，推進不動產檔案管理工作體系的完善，使不動產登記檔案能夠更好地服務于不動產登記工作。