中小企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)初探

顏彩珍

（湖南航天捷誠(chéng)電子裝備有限責(zé)任公司，湖南 長(zhǎng)沙 410205）

現(xiàn)代中小企業(yè)不再是國(guó)有制，企業(yè)檔案也不再是歸國(guó)家所有而是企業(yè)所有，檔案工作也由國(guó)家檔案事業(yè)的基層工作，改變?yōu)槠髽I(yè)的內(nèi)部事務(wù)，作為企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，依附著企業(yè)生存和發(fā)展。然而在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，現(xiàn)代中小企業(yè)為了生存和發(fā)展，更注重企業(yè)的生產(chǎn)效益，檔案管理工作在很多中小企業(yè)的發(fā)展中的存在感微乎其微。但是很多企業(yè)未意識(shí)到在云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代，檔案因其信息和知識(shí)屬性，其經(jīng)濟(jì)價(jià)值在企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)中的地位更加凸顯。現(xiàn)代中小企業(yè)要做大做強(qiáng)，要獲得長(zhǎng)久地發(fā)展就必須給予檔案工作足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的管理。

1 中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)代的辦公方式多為無(wú)紙化電腦辦公，因而企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料絕大部分是電子文件，但由于缺乏電子文件的歸檔意識(shí)，且缺乏正規(guī)的歸檔途徑和系統(tǒng)，很多電子材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的歸檔。同時(shí)還有少部分的紙質(zhì)文件，因缺乏系統(tǒng)的檔案管理模式和檔案專(zhuān)業(yè)人士的管理，致使電子文件和紙質(zhì)文件之間失去聯(lián)系，導(dǎo)致企業(yè)檔案不能形成一個(gè)系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的檔案。

企業(yè)的不重視，導(dǎo)致檔案工作停留在最原始的手工管理方式，檔案管理方式跟不上現(xiàn)代企業(yè)的管理模式導(dǎo)致檔案信息的開(kāi)發(fā)利用無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展提供信息服務(wù)，形成一個(gè)惡性循環(huán)。致使檔案管理工作在中小企業(yè)中逐步邊緣化。

為了更好地為中小企業(yè)的發(fā)展提供信息服務(wù)，避免檔案管理工作總是處于糾錯(cuò)、補(bǔ)漏的狀態(tài)。中小企業(yè)須利用檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)檔案整個(gè)生命周期的監(jiān)控，努力提升收集、整理、鑒定以及保管、歸檔、移交等檔案業(yè)務(wù)工作水平，促使企業(yè)的檔案管理方式由傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。

2 檔案管理系統(tǒng)的概念及特點(diǎn)

1）檔案管理系統(tǒng)的概念。檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能，為企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案。

2）檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)。（1）支持在線(xiàn)移交、在線(xiàn)收集、離線(xiàn)采集等多種檔案收集方式。（2）檔案整理過(guò)程自動(dòng)化及智能化。系統(tǒng)擁有靈活快捷的著錄方式，具備自動(dòng)排序、編號(hào)、組卷等功能，系統(tǒng)還可自動(dòng)生成封面、卷內(nèi)目錄、檔案盒脊，最大限度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高檔案工作效率。（3）提供在線(xiàn)查詢(xún)、在線(xiàn)預(yù)覽、下載和到期提醒等功能，提高用戶(hù)服務(wù)水平。（4）提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)文件檔案管理工作的監(jiān)控、評(píng)估和管理。（5）記錄系統(tǒng)各種操作痕跡，做到出現(xiàn)問(wèn)題，保證可追溯。（6）系統(tǒng)同時(shí)支持電子和紙質(zhì)檔案的借閱。

3 檔案管理系統(tǒng)的功能

1）收集功能。隨著中小企業(yè)活動(dòng)的不斷拓展和豐富，企業(yè)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)量巨大、形成分散、類(lèi)型多樣、版本眾多的現(xiàn)象。檔案管理系統(tǒng)的可對(duì)接性質(zhì)及其靈活的采集方式，可使企業(yè)這些龐大而繁雜的文件材料收集齊全、完整。中小企業(yè)所使用的OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的審批工作流系統(tǒng)，是主要業(yè)務(wù)信息的生成場(chǎng)所，也是文件材料形成的主要來(lái)源。檔案管理系統(tǒng)可與OA辦公系統(tǒng)及其他外系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，使用人員經(jīng)檔案管理人員授權(quán)后，即可直接把需要?dú)w檔的資料按照一定格式提交給檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔。系統(tǒng)靈活的采集、接收方式除了可以將辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實(shí)現(xiàn)即時(shí)歸檔，還可將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后上傳系統(tǒng)，并按照公司統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范及設(shè)定的模式將電子文件與數(shù)字化后的紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理統(tǒng)一歸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同載體的文件材料的歸檔工作。

2）管理功能。系統(tǒng)按照公司設(shè)定的分類(lèi)方案，可在檔案管理系統(tǒng)中建立、添加、修改、刪除檔案類(lèi)型；能對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)、整理、保管、鑒定、管理及報(bào)表打印；可對(duì)所接收的各類(lèi)數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類(lèi)、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)還能過(guò)濾掉重份數(shù)據(jù)和重新分類(lèi)、編號(hào)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。將檔案業(yè)務(wù)的全過(guò)程實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，提升檔案工作的效率，減少檔案人員的工作量。

3）保存功能。系統(tǒng)能夠通過(guò)存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份、遷移及定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，在線(xiàn)、近線(xiàn)、離線(xiàn)、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存。另外，在發(fā)生大事故時(shí)可采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)久保存。

4）利用功能。系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)、資源發(fā)布、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線(xiàn)交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育；能夠輔助開(kāi)展數(shù)字檔案的增值服務(wù)；能夠進(jìn)行檔案利用訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作，最大限度的開(kāi)發(fā)檔案的利用服務(wù)。

5）用戶(hù)權(quán)限管理。系統(tǒng)可以對(duì)每個(gè)密級(jí)的閱讀和下載等操作進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。確保企業(yè)的檔案信息可控和不外泄。

6）檔案安全維護(hù)。對(duì)于電子檔案的閱讀、下載和打印實(shí)行管制，支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無(wú)需安裝相應(yīng)的應(yīng)用程序，即可通過(guò)瀏覽器打開(kāi)原文進(jìn)行瀏覽，且將瀏覽器和用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行集成，防止非法用戶(hù)瀏覽、下載、打印。

4 檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的條件

1）建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。現(xiàn)代化的檔案管理要求檔案管理員不僅要掌握基本的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備現(xiàn)代檔案管理的理論和技能，了解與檔案管理有關(guān)的一般科學(xué)文化知識(shí)以及相關(guān)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)、信息加工處理等技術(shù)。企業(yè)中除了要有專(zhuān)職檔案管理員統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門(mén)同時(shí)應(yīng)設(shè)置兼職管理員，分散管理各部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，形成一個(gè)系統(tǒng)有人抓，層層有人管的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2）建立完善的檔案管理機(jī)制。制定檔案管理系統(tǒng)管理辦法，明確系統(tǒng)各級(jí)操作人員權(quán)限和職責(zé)，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)質(zhì)量要求，并支持企業(yè)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。根據(jù)企業(yè)各項(xiàng)工作對(duì)信息資源的需求，采取有效的管理技術(shù)和措施對(duì)檔案信息資源實(shí)行有針對(duì)性的流動(dòng)和使用，確保需要特定信息的部門(mén)或崗位能夠及時(shí)得到所需要的信息。

應(yīng)制定完善的檔案管理制度，明確歸檔文件材料的分類(lèi)方式、組卷規(guī)則及歸檔流程。按照實(shí)體檔案的分類(lèi)、立卷方式和保管期限的劃分等，對(duì)信息資源進(jìn)行有序、有效管理，將數(shù)字檔案信息進(jìn)行有序排列，確定數(shù)字檔案信息的合理分類(lèi)方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效控制。

根據(jù)檔案收集范圍，建立電子文件接收制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。

3）堅(jiān)持全員參與全員管理原則。企業(yè)檔案工作應(yīng)該實(shí)行全員參與全員管理原則。企業(yè)每個(gè)員工都是企業(yè)文件材料的形成者，對(duì)企業(yè)文件材料的收集、積累、管理和歸檔工作負(fù)有責(zé)任，企業(yè)應(yīng)將這些職責(zé)納入崗位職責(zé)并加以考核，使企業(yè)的檔案工作得到全員參與和全過(guò)程控制。