淺談火電項目技改工程竣工文件歸檔辦法

陳秀慧

（阜陽華潤電力有限公司，安徽 阜陽 236000）

隨著我國未來經濟社會穩定持續發展，迫切要求能源供應的保障和較低成本電力的支撐，根據我國特有的能源資源稟賦條件，發展高效節能潔凈排放燃煤火電技術對于經濟與環境協調可持續發展具有重要的意義。為了降低機組鍋爐煙氣排放濃度及管控公司無組織污染物排放，順應社會能源及環境保護的要求，減輕當地污染源總量，滿足環保、能耗要求，對機組相繼進行脫硫、脫硝、電除塵及煤場封閉工程等改造，通過技術改造以提高安全性、可靠性、經濟性、可調性。

檔案工作作為技術改造項目的重要組成部分，在施工過程的前中后及運營期均發揮重要作用。技術改造竣工檔案是施工過程的真實記錄，是竣工移交和評價工程質量的依據，也是以后生產運營期間備查、資料搜索的重要參考。因此為保證技改竣工文件、設備文件的齊全完整，做到技改竣工文件的積累、整理、編制、審核工作與施工過程進行同步，提交符合要求、完整的工程技改竣工移交文件，制定合理的管理辦法是必不可少的一個主要環節，現就設備技改工程竣工文件歸檔方法進行說明。

1 組卷原則

1）技改竣工文件應按照不同的收集、整理單位分別進行組卷。若有多個單位分包的單位（單項）工程，應由文件形成單位對各自承建部分形成的文件進行整理組卷，由發包單位匯總。

2）組卷應根據文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；文件簽章手續齊備。

3）組卷應保證卷內文件內容的相對獨立完整，應根據文件形成的多少組成一卷或多卷。

4）案卷內不應有重復文件，附件共用應在備考表中注明。

5）獨立成冊、成套的項目文件，應保持其原貌，不宜拆散重組。

2 編制要求

1）技改竣工文件必須做到格式統一，紙張統一為A4幅面的70～80克白色書寫紙，內容完整，數據準確，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字、蓋章、日期齊全完整，書寫工整并用碳素墨水手簽，印章用紅色印泥。

2）除監理文件由監理單位單獨組卷外，其余所有工程施工中形成的竣工文件、資料全部由施工單位組卷，在資料運轉過程中，各方應確保組卷的一方持有足夠份數的原件。

3）技改竣工文件向建設單位的移交，最遲于工程竣工后45天內完成。

4）技改竣工文件向建設單位的移交份數：紙質檔案兩套（正本、副本各一套，正本必需為原件）；電子版檔案一套（掃描形成PDF文件格式），以滿足建設單位檔案電子化管理的要求。

5）施工單位的技改竣工文件，原則上應分專業按單位工程組成獨立的案卷。若同一個單位工程由多家（含兩家）施工時，各施工單位負責整理、移交，由總承包單位匯總、組卷。

6）案卷的檔號依據《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》DL/T-2012的規定執行。待單位工程劃分表確定后，由建設單位提供檔號。

7）技改竣工文件內所有簽名和日期必須由當事人親筆使用碳素墨水簽全名，日期使用年月日格式，不能縮寫。

8）竣工文件正本應用激光打印機打印。

9）關于原件和復印件。（1）開工報告、圖紙會審記錄、技術交底記錄、安全交底記錄、設計修改通知單、工程聯系單、材料半成品試驗單、相關的會議紀要、驗評表、技術記錄、隱蔽記錄、檢驗（測）報告、試運記錄、簽證等文件，均應為原件，必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄的必須加蓋紅色印章（采用不易褪色的印泥）。（2）傳真件不得作為原件歸檔，當無法取得原件時，應由接收部門復印后，在復印件上加蓋公章，并由復印人簽名后并寫明原因。（3）凡供貨單位或試驗單位，提供的技術文件、報告、證明材料等須取得打印原件，若無法取得原件時，須由供貨單位和使用單位在復印件上加蓋上一級供貨單位公章。

3 裝訂要求

1）頁碼編寫：文字資料均以正文有書寫內容的頁面編寫頁號，內封面、卷內目錄、備考表不編頁號。文字資料以一冊為單位，從正文起用阿拉伯數字1開始，用鉛筆在正面的右下角、反面的左下角編頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。

2）本技改竣工文件從封面到封底的順序是：軟卷皮（無酸軟牛皮紙）、內封面簽名頁、卷內目錄、資料正文、卷內備考表、軟卷皮。軟卷皮可以由建設單位統一提供。

5）技改竣工文字資料規格為統一標準A4幅面，大于標準幅面的要折成A4規格且露出右下角正面，小于標準幅面的要粘貼在A4規格的白紙上，粘貼時原件下邊和右邊與白紙對齊。

4）所有技改竣工文件必須經過三方審核，填寫“竣工資料案卷質量審核表”經驗收通過方可進行裝訂。

5）裝訂時采用線繩三孔一線左側裝訂法，裝訂線的位置根據文件材料的縱、橫布置在頁面正面的左側，距左邊1.5cm；裝訂線長度15cm，距中間孔上下各8cm；訂厚度小于等于35mm為宜，最厚不得超過30mm；裝訂要求整齊、美觀、牢固，不掉頁、不壓字，便于保管和利用。

6）橫向與豎向文件混裝時，橫向文件應裝訂表頭方。

7）裝訂完成后，在案卷封面右上角加蓋“正本”、“副本”章。

4 組卷內容及要求

1）施工單位的技改竣工文件原則上按單位工程組卷，應分專業按單位工程管理文件、施工記錄、施工質量驗收文件、原材料質量證明文件、竣工圖、設備文件及相關聲像文件順序排列。（1）單位工程管理文件，應按審查簽字頁、工程概況、開工報審文件、項目部成立文件及印章啟用文件、承包商及特殊人員資質、項目管理計劃工方案/措施/作業指導書及技術交底、設計變更及材料代用通知單登記表、設備、材料出廠試驗報告及質量證明文件登記表、所用計量器具登記表、竣工驗收報告依次排列；（2）施工記錄，應按施工工序（程序）排列強制性條文執行記錄可排列在相應的施工記錄之后；（3）施工質量驗收文件，應按單位工程質量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質量驗收排列。質量驗收記錄的報驗單、驗收表在前，與之相應的支撐性記錄附后；（4）原材料質量證明文件，應分專業按材料種類排列。卷內文件按質量跟蹤記錄，原材料進場報審表、出廠質量證明文件、復試委托單及復試報告順序排列。

2）設計更改文件，應分專業按卷冊號順序排列；卷內文件按圖號順序排列。

3）竣工圖、施工圖，應分專業按卷冊號順序排列；卷內文件按圖號順序排列。（1）竣工圖應齊全、完整，修改到位，簽章手續完備，并應與項目竣工驗收實際相符；（2）設計單位按DL/T 5229-2016的規定編制竣工圖，建設單位對竣工圖編制深度和出圖范圍有特殊要求的，應在合同中約定；（3）由施工單位繪制竣工圖的，要按照《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）的相關規定執行；（4）竣工圖加蓋竣工圖章，蓋在已折疊好的A4幅面（白面）的右下角。竣工圖章尺寸及樣式按DL/T5229-2016的規定執行；（5）監理單位應對設計單位的竣工圖進行審查，并在竣工圖上卷冊目錄上加蓋竣工圖審查章。

4）設備文件，應分專業、系統、臺件按質量證明文件、開箱驗收、設備技術文件及隨機圖紙、安裝調試（測試）和運行記錄順序排列。卷內文件應遵循文字在前，圖紙在后的規律排列。

5）監理文件，應按管理文件（項目部成立和印章啟動文件、監理大綱、監理人員資質、監理細則、項目劃分匯總表、監理工程師通知單、質量評估文件）、監理日志、監理記錄、監理月報、監理會議文件、監理總結順序排列。卷內文件按問題、時間排列。

6）聲像資料（包括錄像、錄音、照片資料，照片打印為5寸）。（1）聲像資料應附有文字說明，說明包括事由、時間、地點、人物（設備主體）、背景、攝影者等六個要素，說明應做到文字簡潔、語言順通，照片以每一張為單元編寫，一般不超過200字。（2）聲像內容：（包括但不僅限于以下內容）。1.上級領導及乙方主要領導現場檢查、指導工作；各專業部門主要人員現場工作。2.各單項工程開工前、施工（安裝）中、完工后的相關工程節點過程。3.現場缺陷及消缺后情況。（3）聲像資料收集時要求電子文件、照片說明齊全；電子文件與照片影像相符。

5 驗收與移交

1）項目竣工后，建設單位應按有關規定對移交的項目檔案的完整性、準確性、系統性、有效性及案卷質量進行審查，審查時，需要填寫“竣工資料案卷質量審核表”經過驗收通過方可進行裝訂。

2）單位工程形成的檔案，應在工程完工后及時進行審查，施工單位、監理單位、建設單位各方審查人應在審查頁上簽字確認。

3）施工單位把通過審查合格的文件按裝訂要求負責裝訂，對竣工資料未通過審查的單位工程不得辦理竣工結算。

本辦法規定了技改竣工文件的建立、實施、審查、移交、歸檔等過程的具體操作方法，旨在保證各種地上、地下建筑物、構筑物和設備安裝等環節的質量記錄的真實性、準確性、完整性以及質量和質量責任的可追溯性，從而促進技改竣工技術資料管理的制度化、規 范化。