淺談檔案管理工作如何服務國企發展

鄭 倩

（中鐵十八局集團第四工程有限公司，天津 300350）

1 國企檔案管理提升質效的意義

1）檔案管理的特點。國有企業檔案資料所涉及的環節很廣、種類也水漲船高。包括與企業經營管理和發展建設有關的原始記錄，記錄著未公開、未申請專利的知識和技術，各種設計資料、圖紙數據以及企業發展沿革的文檔、照片等等等。國企檔案本身所存在的復雜性、特殊性和多樣性，決定了在檔案資料的管理環節和層面如果出現管理不嚴、檔案外流、資料殘缺不全、應付交差、弄虛作假、偏差和誤差明顯、移交不及時、歸檔停滯、材料分散等問題，就會造成了檔案移交不及時，從而給檔案管理工作造成了巨大的壓力和困難。

2）檔案管理的工作態度。國有企業檔案管理崗在應以“專責、專職、專業”工作精神，及時、快速、便捷對資料進行統一驗收和接取，在經營管理和發展建設計劃、目標完成或某一階段結束后，及時與相關負責人員按規定辦理交接手續，在接收的過程中，仔細認真地查驗資料的完整性，防止材料的破損與缺失。秉持迅速落實，快速辦理，細心周全的原則，加強檔案管理，確保流轉順暢。

2 筆者對于檔案管理實踐的認識和經驗

1）檔案借閱工作。在檔案借閱工作中，筆者需要做好各類檔案、發票及各類證件的日常借閱工作確保不出差錯，嚴格履行借閱手續，妥善保管好檔案，確保檔案的安全和保密性。配合外部機構檢查借閱及稽核部常規檢查借閱等大批量檔案的借閱工作。

2）檔案歸檔后續整理裝訂工作。在檔案裝訂工作中，筆者嚴格按照各類文件的裝訂標準來執行，能夠按照分類及其不同的保管期限和性質進行裝訂，先是去金屬物，裝訂，包角，編目，裝盒，檢查、入庫，然后把所有的資料歸類整理裝訂成冊，統一編號，逐一編碼。同時考慮檔案進行敲頁碼，裝訂，入柜，按編號順序整理、保管存放，并做好后期資料移交后的入庫工作。最后根據檔案的期限鑒定、分類，進行交接清點、編目工作。

3）如何管理好檔案。做過檔案工作的人都知道，檔案管理工作比較瑣碎，只有明確工作的程序、方向，在具體的工作中職業形成一個清晰的工作思路，才能使檔案管理有章可循。對于如何管理好檔案，筆者有自己的心得，那就是不要被動地被“檔案”管，要主動地管好檔案。一方面注意日常檔案的搜集和整理，定期對檔案進行分類和核對，錄入電子版數據，方便查詢。一方面定期對檔案更新，確保檔案的有效性。及時更新檔案中的錯誤，確保檔案的準確性，按照時間或編號對檔案進行管理，確保查詢的方便性。

3 檔案管理工作服務國企的措施和方法

1）提高思想意識。（1）雖然檔案資料的來源主要是國企經營管理和發展建設活動實施過程中所產生的各種及時、準確、可靠的信息，但并不是所有看似和與國企有關的信息都可以成為檔案材料，這需要檔案員必須通過大量細致耐心的收集、整理、加工和傳遞工作，才可以形成檔案材料的真實、可信、完整與實用。同時還要對檔案材料進行歸類、匯總、提煉和保管，這樣才會形成有價值的信息資源，才可以成為企業進行經營發展規劃的最有效最直接的書面依據和客觀材料。（2）檔案工作人員應重新認識檔案工作的內核，進一步增強做好檔案工作的責任感、光榮感和使命感，努力做到增強責任意識，提高管理能力，學習廣泛的專業知識，增強閱歷，優化知識結構，提高綜合素質。同時增強自身的管理能力，深刻明確檔案管理趨于數字化、信息化發展的未來方向，結合當前崗位，不斷加深對信息化發展的認識，吸取教訓，總結經驗，努力將自身打造成為綜合型檔案管理人才。

2）夯實管理基礎。（1）實現檔案管理崗位充分理解領導意圖，落實決策管理層的期望值，我始終堅持工作就是服務的思想觀念，服務于企業的需要，服務于領導和同事，以增強服務意識和細致服務作為檔案工作的出發點和歸宿，力爭完整清晰地體現檔案管理工作的內涵價值和顯性成果，在具體的工作中形成清晰的工作思路，使檔案管理有章可循。（2）不要被動地被“檔案”管，要主動地管好檔案。注意日常檔案的搜集和整理，定期對檔案進行分類和核對，錄入電子版數據，方便查詢。定期對檔案更新，確保檔案的有效性。及時更新檔案中的錯誤，確保檔案的準確性，按照時間或編號對檔案進行管理，確保查詢的方便性。

3）創新工作機制。（1）按照國家檔案管理的有關規定，結合企業實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。引進績效管理模式，嚴格考核制度，使各部門和檔案工作專業人員在思想上重視，業務上加強。（2）做好檔案交接的記錄，保證檔案系統、完整、整理規范、便于保存、查找。對企業經營管理和發展建設中的各個環節中形成的各項原始性資料，把好三關：一是把好接收關，認真檢查檔案質量，對不符合規定的退回補充、糾正，直到達到要求為止，切實保證歸檔質量。二是把好整理關，對接收的檔案進行分類、整理、編目、裝盒、入庫，做到整齊規范、排列有序、查找方便。三是把好借閱關，借閱檔案一定要填寫查、借閱單，有相關領導簽字方可借閱，杜絕各類檔案丟失，損毀和泄密事件發生。

4）增強管理力度。（1）在日常管理工作中，一方面加強檔案保管，除了采用設備進行防盜、防火、防塵、防潮等外同時還要做到四勤：勤察備、勤整理、勤回收、勤修補，使檔案達到了不散、不亂、不丟、不壞，有效地保護檔案的完整與安全。一方面設專人負責檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度，嚴格檢查驗收程序，加快對標達標進度。（2）狠抓業務技能，檔案工作是一項復雜、細致、繁瑣的工作，科學的工作態度和具有較高的專業知識是從事檔案工作必須的職業技能。為提高檔案人員的業務技能，組織相關人員開展檔案業務知識培訓，學習《檔案法》和檔案管理等法規條例。把檔案保管安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。

5）開展互評互查。（1）采用“請進來”的辦法，派檔案管理人員參加上級檔案管理部門舉辦的檔案業務知識培訓講座，促進人員認真學習和掌握先進科學的專業知識，提高業務素質，掌握檔案工作的內在規律，不斷增強檔案意識。（2）快速提升檔案管理工作的整體水平，組織分管領導和專管人員做到定期檢查，開展互查、互評活動，引導檔案管理和工作人員在活動中總結經驗、取長補短。實現忙而不亂，有條不紊，并總結經驗加以推廣，充分發揮典型示范作用的目標，既夯實嚴謹、務實、細致、到位的工作原則，也做到熱心、恒心、耐心和細心，從而不斷完善檔案制度，加強檔案業務建設，不斷探索創新檔案工作的規范化、制度化與科學化措施方法。

5 結語

國有企業的蓬勃發展，牽扯到保證企業經營管理和發展建設活動的穩定、連續、順利，和維護生產建設過程中的安全與質量，這對于服務民生公益，造福社會群眾意義重大，影響深遠。國有企業檔案管理就是要善于去發現細節和內容，真正樹立起服務企業、促進發展、服務社會、促進民生的榜樣作用。