淺談檔案整理工作

廖韋艷

（廣西來賓市金秀瑤族自治縣社會保險事業管理中心，廣西 來賓 545799）

在檔案的收集整理方面，需要面對復雜與繁瑣的工作內容，在這樣的背景下，想要保證資料收集整理的效率和效果就要改革傳統的工作模式，更新檔案管理思維，引入現代化的技術設備，同時不斷完善檔案收集整理制度體系，通過多層次建設體現出檔案資料的價值與作用，保證各個檔案管理環節的規范化和科學化。采用科學先進的方法對檔案進行整理以及保管，可以促進工作的良好運行。但是，在目前的實際工作中，檔案的整理工作存在一些問題，阻礙了檔案整理工作的順利進行。

1 檔案整理工作存在的問題

1）檔案整理程序不規范。現今，單位內部結構較為復雜，是由多個部門組成的，讓工作的交接變得更加繁瑣。在工作的過程中，會有較多的檔案資料，所包含的內容也相對比較難理解，因此，對檔案資料進行整理的工作量、工作難度也會逐漸增加，導致檔案整理的不完整性，加大了檔案整理工作的繁重性。在對檔案進行整理時，整理人員的專業水平較差，也會對整理工作造成影響，促使檔案整理工作不能順利進行。

2）對檔案整理工作不夠重視。因多數單位對檔案整理工作不重視，認為整理工作不用具備專業能力，個別整理人員報以應付了事的態度進行工作，沒有認真做好對檔案資料的整理工作，致使檔案整理工作的不完善。大多數單位沒有專門的檔案整理部門，即使有也都是由其他人員身兼兩職的形式對檔案進行整理，不具備整理檔案的專業知識，檔案整理得不徹底會讓檔案管理人員的工作壓力變大。根本原因就是單位領導對檔案整理工作的重視程度不夠，沒有專業人員對檔案資料進行整理，只是通過簡單整理的方式，導致檔案整理工作的不完整性。

3）科學先進的技術應用欠缺。其一，不能夠完全保證電子文檔的保密性。電子文檔相較于紙質形式的一個重要區別在于修改之后可以不留下任何痕跡，雖然現在已經陸續有了防止在源文件中修改的新型技術，但一是這種技術還沒有得到完全的普及，另外則是這種技術還存在著很多弊端，不能完全地控制文件中出現的安全隱患，因此，不能完全保證電子文檔的保密性與真實性。紙質形式的文檔在修改之后會存在一定的痕跡，這就可以很好地辨別文檔是否出現過修改的情況，而電子文檔沒有明顯的字跡差異與痕跡，無法進行明顯辨別。其二，在檔案管理工作中，對于相關的工作人員有著一定的要求。現代化的檔案管理工作中，不僅要求工作人員需要清楚地了解傳統的檔案管理工作模式，還要對計算機技術有一定的了解，能熟練地掌握計算機的操作，這就對檔案管理的工作人員提出了非常高的要求。

2 提高檔案整理工作的措施

1）樹立正確的管理理念。檔案管理工作的開展和完善，對于單位發展有著非常重要的意義。因此，單位領導和各部門必須充分認識到檔案管理創新以及數字化建設的重要性，樹立正確的管理理念和創新意識。一方面，要制定相應的政策，投入充足的資金為檔案管理工作的創新和優化提供大力的支持，另一方面要加強對檔案管理人員的管理和規范，構建的人員管理機制，加強責任分工，為檔案管理工作水平的提升奠定基礎。

2）加強對檔案管理方法及模式的完善和創新。檔案管理人員應該積極地學習先進的檔案管理知識和管理模式，加強對信息技術和計算機技術的應用，結合工作的實際情況和需求，建立一個高效的檔案信息管理平臺，從而提升檔案管理以及檔案查閱的效率，為工作的順利開展提供助力。

3）認識到檔案管理人員專業素質的重要性。我國大部分從事檔案管理的工作人員都存在學歷較低、專業不對口等問題，在實際的檔案管理過程中缺乏專業的知識和技能作為支撐，無法將先進的網絡技術和數字化技術與檔案管理工作充分結合起來。因此，在今后的發展和建設過程中，必須要充分認識到檔案管理人員素質的重要性。一方面要吸納更多的高素質檔案管理人才到檔案管理工作中，另一方面要加強對檔案管理人員的培訓，通過開展專業知識和技術的培訓班，提升檔案管理人員的專業素養和業務能力，為檔案管理工作水平的提升奠定堅實的基礎。除此之外，還應該通過開辦講座的方式加強對檔案管理人員責任意識以及管理意識的教育，促使他們在實際的檔案管理工作中，能夠自覺規范自身的行為，提升工作效率。鼓勵管理人員進行自主學習，不斷提升自身的專業素養，從而推動檔案管理工作水平的提升以及自身的發展。

4）進一步規范電子文件檔案管理標準和體系。與我國不同，西方發達國家的電子文件檔案管理體系大多采用分散制，并以國家的法律、法規及相關標準和政策等為基礎實現標準化。因此，在今后的發展和建設過程中，借鑒發達國家電子文件檔案管理經驗和方法，結合我國電子文件檔案管理的實際情況，進行規范和優化，構建電子文件檔案管理利用的標準化體系。

5）利用網絡技術提升電子檔案信息服務質量。網絡技術在我國各個領域中的應用已經較為成熟，特別是在數字時代背景下，大眾既是信息的接受者也是信息的創造者和傳播者，社會信息的開放性進一步增強。因此，在今后的電子文件檔案管理發展和建設過程中，必須要充分認識到網絡技術的重要性，樹立正確的電子文件檔案管理利用理念，進一步提升檔案信息服務質量，為人們提供高質量的檔案信息服務。

3 檔案保管工作的基本要求

1）以防為主，防治結合。采用科學先進的方式對檔案進行保管，保證保管檔案的合理安全性。通過對檔案保管實行防治結合的措施，發現沒有破損的檔案，并對未損壞的檔案進行安全保管，對需要處理的檔案也應加以修護，從而做好保管工作。

2）對重要檔案實行重點保管措施。對于非常重要或者需要長時間保管的檔案，需要采取相應的措施，重點對檔案進行保護，起到安全以及延長保管時間的作用。而對于普通檔案的保管也要符合保管要求，達到兩者兼顧的目的。

3）保證檔案資料的完整性。在對檔案進行保管的過程中，要保證檔案資料內容的完整性，一些檔案可能涉及企業的經濟利益，因此，需要加強對檔案保管工作的要求，讓保管人員對檔案保管工作更加具有責任感，從而保證檔案保管工作的有效進行。

4 結束語

總而言之，隨著時代的發展和社會環境的變化，檔案管理工作也顯現出了一些新變化，怎樣確保檔案收集整理的質量與效率，充分體現檔案資源的價值，成為檔案工作人員必須要解決和研究的問題。檔案工作人員必須改變傳統的檔案收集整理方法與思想觀念，在思想更新的同時，還需要在各個環節加強規范，引入先進的技術手段，使得在開展各項業務時擁有完整科學的信息數據作為根本依據，建立一個日益完善化和先進性的檔案收集整理體系。