新時代檔案管理工作改進對策分析

陳繼橋

（陽朔縣人力資源檔案室，廣西 桂林 541999）

檔案對于過去重要信息的保存起著非常重要的作用，無論是對于事業(yè)單位還是大中專院校的畢業(yè)生來講，檔案的保存已經(jīng)是日常工作當(dāng)中不可缺少的一部分，甚至是重中之重的工作。但是就目前的檔案存放來看，仍然存在著工作質(zhì)效低下等一系列現(xiàn)象，其主要原因是缺乏管理意識、管理制度不夠完善，在檔案存放的工作中并沒有很系統(tǒng)或者是規(guī)范。因此，在檔案的管理上應(yīng)當(dāng)加以重視，并改善管理措施。

1 事業(yè)在編人員檔案管理的特點

1）具有較強的現(xiàn)實性。事業(yè)單位在個人進入單位之前需要了解員工的基本信息，而事業(yè)單位正是通過查閱檔案的方式來了解他們的信息。這一點也恰巧地證明了認真地去做好人事檔案管理是極為重要的，只有通過檔案來了解員工的情況才是較為客觀公正的，從他們的檔案當(dāng)中可以分析出他們的品行如何、工作經(jīng)驗如何，這樣也是實現(xiàn)人才資源合理利用的有效途徑之一。除此之外，倘若需要對現(xiàn)有的員工進行調(diào)動或者加薪等等行為，也離不開人事檔案資料的應(yīng)用；所以，在以上的情況當(dāng)中足以證明事業(yè)單位檔案的管理工作是不可代替，也是無法忽視的工作。

2）具有較強的真實性。隨著事業(yè)單位改革強化地不斷地深入和發(fā)展，它對于檔案管理的要求也在不斷地提高，尤其是對于檔案存放的真實性要求更加嚴格、也更為保密。譬如：在檔案管理期間，會出現(xiàn)崗位遷移的現(xiàn)象，這時不僅僅需要管理日常所需的檔案資料，還要額外地進行一些資料查詢，以此保證檔案的更加真實和可靠；但同時在崗位遷移時的檔案更改也會更加地注重保密。

3）具有較強的保密性。雖然每個單位的檔案都不可向外泄露、保密性很強，但是事業(yè)單位的檔案管理還要比普通工作崗位的強一些；這一特點在事業(yè)單位的工作中起著無法替代的作用；不管是事業(yè)單位的工作人員還是把整個事業(yè)單位看作一個整體來講，它都是需要使用檔案來記錄過去發(fā)生的事，而且如果要想很好地保存下來就必須遵循保密性的原則。因此，作為事業(yè)單位就必須加強對檔案以及檔案管理的保密性。

2 大中專畢業(yè)生的檔案管理的特點

1）具有多樣性的特點。由于大中專畢業(yè)生都來自不同的專業(yè)，他們所學(xué)的知識和個人簡歷都是獨一無二的。所以，大多數(shù)的大專院校的檔案材料會出現(xiàn)復(fù)雜化和多樣化的趨勢。除此之外，因為高校檔案資料性質(zhì)比較特殊，它的特殊性主要體現(xiàn)在檔案記錄了學(xué)生的成績資料、獲獎材料以及處分資料等等，還會包括老師們的學(xué)歷資料以及教學(xué)經(jīng)驗等等。正是因為如此，大中專畢業(yè)生檔案具有的多樣性的特點。

2）具有動態(tài)性的特點。這里所提到的動態(tài)性特點主要是指：老師們和學(xué)生們的學(xué)習(xí)地點、工作地點以及學(xué)籍等會出現(xiàn)變化的原因會對檔案管理帶來的影響。學(xué)生和老師的檔案是他們的表現(xiàn)力的一個記錄；另外，隨著高校畢業(yè)生地不斷擴招和每一年都會有畢業(yè)生離開學(xué)校，也會增加其流動性。所以，大中專畢業(yè)生的檔案管理存在著動態(tài)性的特點。

3 優(yōu)化檔案管理的原因

1）檔案管理的重要性。“信息”是現(xiàn)在以及未來最為重要的國家資源，而檔案的管理工作便是對信息管理的一種持續(xù)性、不間斷的性質(zhì)，譬如：事業(yè)單位的檔案管理，它不僅僅每一天都會有新的數(shù)據(jù)錄入、新的資料產(chǎn)生；而且還需要對單位人員以前的經(jīng)歷進行深入地分析和了解，準(zhǔn)確地掌握第一手資料。然而，資料的收集和管理就是提供這些一手資料的重要來源，同時也為日常工作帶來了極大的便利，自然而然地就能夠彰顯出檔案管理的重要性。

2）檔案管理的必要性。拿事業(yè)單位為例來講，它的檔案管理是整個國家檔案管理的一個重要的組成部分，也是我國檔案管理的一個核心要素。譬如：在單位進行期末人事考核的時候，就會從平時的檔案記錄里來借鑒和參考，如此一來，才可以很好地、客觀地對職工進行期末考核和發(fā)放年終獎勵。假如沒有平時并沒有進行檔案管理來記錄大家的平時工作成果，那么又將如何進行期末評定呢？所以，對于事業(yè)在編人員而言，檔案的管理是很有必要的。

3）檔案管理的意義。無論是事業(yè)在編人員的檔案管理，還是大中專畢業(yè)生的檔案管理，它們都具有重要的意義。首先，從檔案的內(nèi)容上來看，在今天之前所發(fā)生的歸檔內(nèi)容就是今天的檔案；而今天正在逐漸形成的、需要歸檔的內(nèi)容便是“活生生”的檔案。其次，從屬性方面來講，它具有信息屬性、社會屬性、知識屬性以及文獻屬性。

4 檔案管理的現(xiàn)狀

1）檔案管理制度缺乏規(guī)范化。雖然目前的檔案管理制度較為先進，建立了專屬的檔案室，但是他們卻過于重視形式、重視經(jīng)濟效益，而忽略了制度的規(guī)范化管理，尚未形成良好的制度保障。在實際記錄檔案時，并沒有可以遵循的制度，進而導(dǎo)致了無法可依、無章可循的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)；每個工作人員的職能也不夠明確，出現(xiàn)問題也將無法責(zé)任到個人，會在出現(xiàn)問題時相互推卸責(zé)任，撇清關(guān)系，進而使檔案管理工作無法正常有效地進行。

2）檔案管理制度缺乏管理理念。截至目前來看，大多數(shù)事業(yè)單位沒有甚至很少擁有恰當(dāng)?shù)臋n案管理理念，進而導(dǎo)致檔案管理的工作效率不高，甚至還會出現(xiàn)錯誤的情況。在實際的檔案管理工作當(dāng)中，大部分的管理人員往往會將工作的重點放到保管檔案上，在他們的認識里，認為管理檔案就是對現(xiàn)有的檔案進行保管罷了，而忽視了對檔案的收集和整理工作。這就使得檔案管理人員對管理理念的理解出現(xiàn)了偏差，影響了管理檔案工作的進程。因此，檔案管理制度需要有正確的管理理念才可以促進檔案管理工作順利、高效地進行。

5 解決新時代檔案管理現(xiàn)狀的措施

1）改變觀念，提升管理水平。想要對檔案的管理有著最高的效率，就必須從思想上去改變管理的觀念，將所有的檔案分門別類的擺放好，要學(xué)會利用大數(shù)據(jù)時代將檔案電子化管理，這樣不僅減少了檔案存放空間，還能夠使得檔案更加完好的保存。另外，如果還需要提升檔案的管理水平，就需要檔案規(guī)范化建設(shè)加速進行。所以，建立一個專業(yè)的檔案管理團隊是一種較為可靠的選擇，指派一名能力較強者，有著較高的素質(zhì)和較強的責(zé)任心作為組長，起著帶頭作用，全面安排檔案管理工作。

2）檔案管理要跟隨時代的腳步。所謂的跟隨時代的腳步，就是指對整個檔案管理辦公系統(tǒng)進行數(shù)字化改革、緊追隨大數(shù)據(jù)信息時代，也應(yīng)將適當(dāng)?shù)財U大檔案庫房和檔案查閱室的整體面積，并且也要適當(dāng)增加計算機設(shè)施的配備，增加空調(diào)設(shè)施以及消毒器具等等，這樣才能夠保證以往紙質(zhì)版的檔案保存良好；另外，要在保存紙質(zhì)版的檔案同時還需形成一份電子版進行備案。這樣才能夠檔案的查閱和管理的效率得到有效提高。

6 結(jié)束語

綜上所述，我國新時代的背景下的檔案管理工作雖然還是很重要，但是仍然存在著一些問題，上述內(nèi)容已經(jīng)提到了改進的方法，所以，只要把管理手段進行到位、積極地改進檔案管理方式等等，那么檔案管理工作的水平一定會有著比較大地提升。