檔案資源體系建設(shè)探析

梁侯民

（山東省單縣文化市場綜合執(zhí)法局，山東 菏澤 274300）

機(jī)關(guān)檔案科學(xué)性發(fā)展在于其自身科學(xué)完備的資源體系建設(shè)。完備的資源體系建設(shè)，確保檔案的高效開發(fā)與服務(wù)，為機(jī)關(guān)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 完善歸檔范圍

對文書檔案的歸檔范圍和保管期限表，多數(shù)單位已制定執(zhí)行好幾年，要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的新形勢和各方面對檔案利用的新需求，及時(shí)進(jìn)行修改，進(jìn)一步擴(kuò)大歸檔范圍和延長保管期限。同時(shí)，對各種專業(yè)檔案，也要盡快制定歸檔范圍和保管期限表，制定過程中，也要盡可能地?cái)U(kuò)大歸檔范圍和延長保管期限，真正做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。

2 管好專業(yè)檔案

專業(yè)檔案具有種類繁多、數(shù)量巨大、管理復(fù)雜，與業(yè)務(wù)工作聯(lián)系密切的特點(diǎn)，目前有不少沒有納入檔案部門管理，因此，要下大力氣認(rèn)真管好。管好專業(yè)檔案，一要準(zhǔn)確定位，二要分清主次，三要確定流向，四要全面監(jiān)管。準(zhǔn)確定位就是按照專業(yè)領(lǐng)域獨(dú)有、管理方式迥異的原則去確定專業(yè)檔案范圍，既不能不合理縮減，也不能無限擴(kuò)張。各單位對專業(yè)檔案的管理要與機(jī)關(guān)既有的文書、人事、會計(jì)等檔案管理相協(xié)調(diào)，堅(jiān)決杜絕抽取文書檔案補(bǔ)充專業(yè)檔案的做法。分清主次就是要條分縷析，突出重點(diǎn)，優(yōu)先抓緊抓好關(guān)系國計(jì)民生和群眾利益的專業(yè)檔案，切忌沒有規(guī)劃、沒有重點(diǎn)、眉毛胡子一把抓，導(dǎo)致應(yīng)重點(diǎn)管好的檔案沒有管好。確定流向就是各單位要重點(diǎn)研究專業(yè)檔案的保管期限和歸屬流向，根據(jù)不同情況區(qū)別對待。全面監(jiān)管就是不管什么專業(yè)檔案，除了國家法律另有規(guī)定的以外，都應(yīng)該納入機(jī)關(guān)檔案部門的監(jiān)管。

3 科學(xué)整合檔案資源

要科學(xué)整合檔案信息資源的要求，創(chuàng)新檔案資源管理方式，通過實(shí)體集中或信息集中的模式實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。實(shí)體集中適合已成立部門檔案館或檔案庫房比較充裕的單位，可以把所屬機(jī)構(gòu)檔案及本級的各類專業(yè)檔案統(tǒng)一接收、整理和提供利用；不具備這些條件的單位，可以制定相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，通過檔案部門目錄備案、接收數(shù)字化成果、備份保存電子檔案和參與業(yè)務(wù)部門專業(yè)檔案管理等方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。要特別注意標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、格式規(guī)范，以便于檔案信息資源的整合與共享，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用。

4 及時(shí)歸檔注意新專業(yè)與載體檔案

隨著信息技術(shù)的日新月異發(fā)展，不斷有新的專業(yè)內(nèi)容或新型載體、新的形態(tài)的檔案形成。檔案部門一定要高度重視這些新檔案的歸檔，及時(shí)把他們納入歸檔范圍，并及時(shí)歸檔管理。

5 規(guī)劃實(shí)施新興發(fā)布平臺信息歸檔、管理

要充分認(rèn)識到網(wǎng)站等信息的檔案屬性，認(rèn)識網(wǎng)站等信息歸檔的重要意義，把網(wǎng)站等信息歸檔、管理作為檔案資源建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容抓緊抓好。制定好歸檔策略。要結(jié)合機(jī)關(guān)信息化水平和網(wǎng)站管理現(xiàn)狀，認(rèn)真研究網(wǎng)站等的運(yùn)行規(guī)律和框架、欄目、內(nèi)容，確定好其信息的歸檔范圍、時(shí)間、方式和技術(shù)方案；選擇適當(dāng)?shù)臍w檔模式。各單位可根據(jù)自身特點(diǎn)，定期進(jìn)行選擇性歸檔或非選擇性歸檔。進(jìn)行選擇性歸檔的，要確保把反映機(jī)關(guān)職能活動、與機(jī)關(guān)職工利益及人民群眾利益密切相關(guān)、具有保存價(jià)值的欄目、內(nèi)容納入歸檔范圍；進(jìn)行非選擇性歸檔的，除了定期采集信息外，在網(wǎng)站等平臺的結(jié)構(gòu)、版式、存儲地址發(fā)生變化時(shí)也要及時(shí)建立脫機(jī)保存鏡像，確保歸檔齊全、完整；管理好歸檔內(nèi)容。尚未實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的單位，要把網(wǎng)站等信息歸檔作為電子文件管理的預(yù)演和突破口，研究電子文件管理的規(guī)律，掌握電子文件管理方法；已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的單位，要把歸檔網(wǎng)站等信息內(nèi)容納入現(xiàn)有電子文件的管理中，把他們同其他形式電子文件的歸檔、管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來。

6 結(jié)束語

機(jī)關(guān)檔案科學(xué)性發(fā)展在于其自身科學(xué)完備的資源體系建設(shè)。完備的資源體系建設(shè)，確保檔案的高效開發(fā)與服務(wù)，為機(jī)關(guān)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。