事業(yè)單位管理檔案中電子檔案的管理途徑

路 標(biāo)

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

在事業(yè)單位中，有效的開展檔案管理工作是必要的，隨著技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理過程重要的管理部分，如何提高電子檔案管理效率需要工作人員提高認(rèn)識，要重視結(jié)合電子檔案管理內(nèi)容，科學(xué)制定更加完善的管理體系，優(yōu)化管理方式，創(chuàng)新電子檔案應(yīng)用方法，從而進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位電子檔案管理工作開展。

1 電子檔案的優(yōu)勢

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，電子檔案管理工作也頻繁應(yīng)用信息化技術(shù)，可明顯提升工作的完成效率。本文認(rèn)為電子檔案具有下述優(yōu)勢：首先，能夠提升信息處理的效率。以往檔案均以手工形式完成數(shù)據(jù)的記錄，而電子檔案則使用信息技術(shù)，通過相關(guān)程序來對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，這樣不但能夠明顯降低人為操作的失誤率，還可有效提升信息處理的效率。其次，查詢速度加快，且更為便捷。電子檔案可通過關(guān)鍵詞檢索來獲取目標(biāo)信息，系統(tǒng)依據(jù)提供的數(shù)據(jù)對目錄進(jìn)行檢索，這樣用戶便可使用較短的時間找到相關(guān)的檔案內(nèi)容。再次，提升信息存儲的安全性。電子信息的特征與紙質(zhì)內(nèi)容不同，對存儲環(huán)境的要求相對較低，無需環(huán)境保持更高的整潔和溫濕度指標(biāo)，且不會由于隨意翻閱而導(dǎo)致檔案信息破損。即便計算機(jī)出現(xiàn)系統(tǒng)問題對電子檔案構(gòu)成破壞，也可通過云系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，全面提升信息保存的安全性。最后，降低工作人員的工作量和難度。以往檔案管理和查詢工作主要由專人負(fù)責(zé)，工作強(qiáng)度較大。而電子檔案無需投入更多的人力資源，管理者只需運(yùn)用計算機(jī)便可完成大量的工作內(nèi)容，明顯降低了時間投入。

2 事業(yè)單位管理檔案中電子檔案的管理策略

事業(yè)單位的電子檔案主要記錄人事資料等，包括人員的出生、工作時間，學(xué)習(xí)和工作精力等信息內(nèi)容。因此電子檔案的管理便是對檔案進(jìn)行全面分類、使用的過程。從上述層面講，便是對電子檔案的整理、保管、統(tǒng)計和運(yùn)用的過程。當(dāng)前基于云計算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)支持，我國事業(yè)單位的檔案管理效率也得到了相應(yīng)的提升。

2.1 完善管理體系

建立更為完善的管理體系能夠深化規(guī)范員工的行為，便于提升檔案管理的效率。因此相關(guān)人員需認(rèn)真掌握單位的管理制度要求，對其中存在的不足進(jìn)行優(yōu)化改善，此后借鑒其他單位的制度要求，依據(jù)本單位的需求來制定具體制度要求，如檔案下載和存儲流程等方面的規(guī)定。

2.1.1 建立安全管理制度

為提升檔案管理的安全性，避免發(fā)生檔案內(nèi)容的泄露、篡改等風(fēng)險，需建立完善的安全管理制度內(nèi)容。具體可從下述方面實(shí)施：第一，需分工制作電子檔案內(nèi)容，明確檔案制作的具體責(zé)任人，保證所有檔案內(nèi)容均可對應(yīng)相關(guān)工作人員，如果出現(xiàn)問題便可及時追查原因，并向相關(guān)人員追責(zé)。第二，在對檔案進(jìn)行歸檔前，需細(xì)致檢查，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，與原文件保持一致。第三，為降低檔案被非法利用的風(fēng)險，需聘請相關(guān)專家建立完善的保護(hù)系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)管理。第四，所有檔案內(nèi)容需復(fù)制三份，一份用于閱讀，其他兩份存儲于計算機(jī)的云系統(tǒng)當(dāng)中。

2.1.2 建立監(jiān)督機(jī)制

有效的監(jiān)督機(jī)制能夠提升電子檔案管理的效果，若相關(guān)人員要查詢檔案信息，便需使用個人賬號登錄系統(tǒng)方可查詢，且工作人員所能獲得的權(quán)限與自身的職級相符，僅可獲得檔案瀏覽的權(quán)限。如果需對檔案內(nèi)容進(jìn)行外帶或者修改等操作，便需經(jīng)由上級同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下實(shí)施。如果需要復(fù)制檔案信息，而需使用只讀光盤。在人員瀏覽檔案信息時，需進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)瀏覽行為存在異常，則需立即終止其操作，并對人員開展調(diào)查，通過調(diào)查后方可恢復(fù)其權(quán)限。

2.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員是直接接觸電子檔案內(nèi)容的人員，需具有更高的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能保證檔案管理工作的有效性，可見提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)更為關(guān)鍵。對此可從下述幾方面實(shí)施：第一，從單位角度講，可定期組織員工參與技術(shù)培訓(xùn)，如信息技術(shù)、檔案管理方法和工作意識等方面。此外還需從薪酬方面進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理工作難以獲得更為明顯的業(yè)績，因此崗位提升空間較小，這便影響管理工作人員的積極性，因此單位還可從薪酬等方面激勵管理人員，使其具有更高的工作積極性。第二，在管理人員方面，可充分利用工作之余來開展自我學(xué)習(xí)和提升，持續(xù)優(yōu)化自身的職業(yè)技能和知識儲備，從而加強(qiáng)自己對崗位的適應(yīng)性，全面提升電子檔案管理的工作效果。

2.3 提升電子管理水平

電子檔案形式已經(jīng)成為我國檔案管理工作的開展趨勢，因此事業(yè)單位也需對電子技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，作為檔案管理工作的技術(shù)支持，全面提升單位的信息管理水平。如事業(yè)單位需更為重視電子檔案的管理，持續(xù)關(guān)注檔案管理工作的開展，掌握行業(yè)前沿的管理技術(shù)。在實(shí)施日常管理工作時，需為檔案管理工作提供必要的資金支持，促使檔案管理工作優(yōu)化升級，為電子檔案管理提供必要的條件。資金可投入到先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備引進(jìn)等方面，這樣更利于優(yōu)化檔案管理工作，提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。信息技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子化，使事業(yè)單位檔案管理更具條理，效率更高，但同時也存在一些不足，相關(guān)工作人員必須要對事業(yè)單位電子檔案管理進(jìn)行不斷的分析與改進(jìn)，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的價值。

2.4 加強(qiáng)信息安全防護(hù)

事業(yè)單位在構(gòu)建電子檔案管理體系時，需側(cè)重加強(qiáng)信息安全保障，定期對檔案管理設(shè)備和軟件進(jìn)行維護(hù)升級，及時查殺漏洞和病毒等，對防火墻系統(tǒng)進(jìn)行完善，引進(jìn)行業(yè)先進(jìn)的防護(hù)軟件，提升對電子檔案的安全檢測和防護(hù)工作。此外，事業(yè)單位還需定期對檔案管理設(shè)備環(huán)境進(jìn)行管理，與易燃易爆等危險品保持相應(yīng)的距離，從而優(yōu)化設(shè)備存放環(huán)境，保證電子檔案管理的工作能夠順利實(shí)施。以此為基礎(chǔ)，事業(yè)單位還需從人員意識方面加強(qiáng)安全教育，組織制定應(yīng)急預(yù)案，這樣更有利于發(fā)生危機(jī)時能夠及時解決，為檔案管理模式提供有效的保障。

3 結(jié)束語

總之，在實(shí)踐分析過程，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)重視結(jié)合具體工作內(nèi)容，科學(xué)的進(jìn)行實(shí)踐分析，從而創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理形式，有效地為事業(yè)單位電子檔案管理工作開展提供有效助力。希望通過以上分析，能總結(jié)更加完善的電子檔案管理對策，從而加強(qiáng)實(shí)踐管理與分析能力。