事業單位實現檔案現代化和電子化的必要性

秦 潔

（平城區直屬機關事務服務中心，山西 大同 037046）

檔案管理工作是事業單位發展過程中的一項重點工作，通過加強檔案管理等相關活動，做好事業單位實際發展狀況的記錄工作，為事業單位的發展指明方向。在事業單位檔案管理活動開展過程中，通過實現現代化與電子化的管理，有效提升檔案管理的整體水平，充分利用高新技術的優勢，加強檔案管理的優化與升級，發揮檔案管理的價值，為事業單位發展提供有效參考。在信息時代發展過程中，檔案管理向著數字化發展，已經成為事業單位檔案管理工作的必然趨勢。在事業單位檔案管理活動中，通過實現電子化和信息化的管理，有效避免信息遺失的現象，加強丟失防范。跟隨時代發展的步伐，有效提升事業單位檔案管理工作的整體質量。

1 實現檔案現代化和電子化管理的重要意義

信息時代的發展為事業單位檔案管理工作提供了相應的技術支持。在事業單位檔案管理活動開展過程中，檔案管理的載體發生了很大的變化。通過加強信息技術的使用，實現檔案管理的現代化和電子化，提升檔案管理的效率。在現階段的檔案管理活動開展過程中，由于檔案資料的收集途徑急劇增加，載體增多，檔案保存的手段越來越豐富，利用的途徑越來越廣泛[1]。通過加強檔案管理工作，有效促進事業單位自身發展，不斷提升事業單位的核心競爭力，讓事業單位能夠做到與時俱進。在新時代背景下，不斷優化檔案資料管理的方式方法，借助互聯網技術，有效增強檔案管理的保密性。在檔案管理現代化與電子化實施的過程中，可能會出現資料遺失，泄露等現象，存在較大的網絡安全風險。因而，在事業單位檔案現代化，電子化管理活動開展過程中，要增強其保密性，提升數據資料收集，傳輸，整理的效率，盡可能降低信息丟失的可能，為檔案資料的利用和數據挖掘提供完整的數據信息。通過實現現代化與電子化，有效降低事業單位檔案管理的成本，為檔案的復制，調閱及傳輸提供了根本保障。

2 事業單位檔案管理中存在的問題

在現階段的事業單位檔案管理活動中，由于檔案的內容相對較復雜，增加了檔案管理的難度。在市場經濟體制發展過程中，事業單位面臨的壓力更大。為了有效應對這些壓力，在事業單位檔案管理活動中，要加強創新，綜合新形勢所提出的新要求，不斷優化創新檔案管理的方式方法，拓寬業務范圍。而在大部分事業單位檔案管理活動開展過程中，更加注重檔案的保存，忽略了檔案的利用。在事業單位發展過程中，加強檔案的使用，為事業單位發展指明方向，保障事業單位的管理活動能夠更加高效穩定實施。而在現階段的事業單位檔案管理活動中，難以充分挖掘檔案中所蘊含的深層價值，使得檔案管理的整體水平得不到有效提升。而事業單位的業務事項出現了很大變革，在實際的檔案管理活動中，需要嚴格的制度作為約束，以此提升檔案資料管理的保密性。而在現階段的事業單位檔案管理活動中，由于缺乏對電子檔案資料的存儲，而計算機一旦出現故障的現象就會造成檔案信息丟失。而落后的檔案管理辦法，信息化水平低等諸多因素，嚴重阻礙了事業單位檔案管理工作的長遠發展。

3 實現事業單位檔案管理現代化和電子化的策略

3.1 創新工作方式，加強信息化建設

在事業單位檔案現代化和電子化管理活動開展過程中，則需要相應的工作人員能夠不斷優化創新其工作方式，實現檔案的無紙化保存，有效減少對空間的占用，提升檔案管理的效率。加強電子載體的使用，有效代替傳統的管理辦法，實現電子檔案的數字化管理，為檔案信息的查閱和共享提供有效便利。因而在事業單位檔案管理活動開展過程中，要加強信息化基礎設施建設，提升檔案管理的整體水平。通過加強計算機網絡等相關基礎設施建設，控制好檔案存儲環境，保障相應的檔案管理活動能夠有序開展，提升檔案管理的獨立性。在檔案管理活動開展過程中，通過引進專業的軟件和設施，提高檔案管理的效率，并且能夠為信息檢索、存儲等相應工作提供有效保障[2]。通過完善檔案管理數據庫，加強檔案資料、錄入、分類、目錄、檢索、整理等相關工作，為檔案資料的檢索提供有效便利。通過加強先進軟件的應用，及時更新檔案資料的動態，為檔案資料的查閱提供便利，充分挖掘檔案資料的潛在價值。

3.2 優化服務功能，完善管理制度

加強事業單位檔案管理的信息化建設，結合多個部門，加強溝通合作，建立完整的檔案管理系統，實現一體化管理，保障相應的檔案管理活動能夠更加高效穩定實施，提升檔案管理的整體水平。因而在事業單位檔案管理活動開展過程中，要加強與其他部門之間的合作，建立統一全面的信息平臺，提供更加個性化的服務。通過加強微博，微信的新媒體技術的使用，實現對資料的實時收集和跟蹤，保障檔案資料能夠實時更新，有效避免資料丟失和損毀現象發生，提升檔案管理的現代化和電子化水平。在事業單位檔案管理活動開展過程中，還需要建立更加完善的管理制度，加強績效考核等相應工作，嚴格按照相關標準來進行檢查和考核，提升檔案管理的整體水平。因而在事業單位現代化和電子化管理活動開展過程中，要不斷增強檔案管理的規范性和全面性，在完善相應管理制度的同時，建立相應的考核制度，通過定期的管理成效評估，加強對工作人員的績效考核，有效提升起整體的工作水平。

3.3 加強資源挖掘，提升人員水平

在事業單位檔案管理活動中，通過科學的分類建立相應的數據庫，加強檔案資源的整合與應用，實現集中管理，有效提升檔案管理的整體水平。在檔案管理活動中，要加強資源整合，結合先進的條件，做好資源挖掘和分析，有效明確其潛在的價值。而通過實現資源的集中管理，有效減少檔案管理中存在的錯誤和漏洞，提升檔案管理的精密性。而在實際檔案管理活動中，加強檔案資源價值的挖掘，實現檔案資源的優化配置和整理加工，為事業單位提供更加有利的信息[3]。為了提升事業單位檔案管理的現代化和電子化水平，要全面加強對管理人員的培訓，不斷提升工作人員的信息水平。通過加強對工作人員知識技能的培訓，使得相應工作人員能夠掌握電子檔案管理的方法和技巧，具備良好的職業道德和素養，不斷提升檔案管理人員的信息技術水平，使得相應的檔案管理活動能夠落實到位。

4 結語

總之，在事業單位檔案管理活動中，通過實現現代化和電子化的管理，提升整體的管理水平和檔案資源利用率。在事業單位檔案管理活動中，要實現現代化和電子化的發展，加強信息技術的使用，充分發揮科學技術的優勢，構建更加完整的管理體系，保障相應管理活動能夠落到實處。在事業單位檔案現代化電子化管理過程中，還需要綜合市場經濟體制要求，不斷完善整個工作流程，提升檔案管理的整體水平，推動事業單位發展。