如何優化事業單位檔案管理制度

韓敬濤

（交城縣勞動保障監察綜合行政執法隊，山西 呂梁 030500）

我們的國家人口眾多，檔案數量巨大，尤其是事業單位檔案管理工作難度很大。文件管理是十分繁瑣和復雜的，需要更多的耐心和經驗。針對當前事業單位檔案管理中存在的問題，提出了改進和優化的對策，并以事業單位人事檔案管理現狀為基礎，分析了事業單位檔案管理體制改革的必要性，探討了優化該體制的對策。

1 事業單位人事檔案管理制度的現狀

1）人事檔案管理制度內容不完善。目前，我國大部分事業單位正處于人事檔案管理制度內容不完善的狀態，這一現象的存在和發展普遍影響了人事檔案管理工作的正常、有效發展。這類問題主要表現在：有關人員不是事業單位，人事檔案管理工作全過程中，建立了相應的人事檔案管理制度，對人事檔案資料的收集、保管、使用等管理內容和程序沒有作出規定。這樣，就會導致人事檔案收集不全、保存不當等問題，對事業單位人事檔案管理工作的開展帶來相對不利的影響。目前，我國人事檔案管理工作中存在的問題和不足，已經嚴重影響了人事檔案資料在事業單位的使用和管理水平的提高。

2）人事檔案管理制度難以實施。從機構運行與發展的全過程來看，人事檔案管理制度的實施普遍存在著較大的困難，不利于其健康發展。本文認為，我國事業單位實行人事檔案管理制度存在一定的困難，主要原因是：一是在我國深化改革的進程中，有關部門和事業單位提出了改進和完善人事檔案管理制度的要求，這一要求也會加大這方面的難度；第二，在我國的背景下，隨著現代科技的迅猛發展，人事檔案管理制度不能跟上時代的潮流，這將對人事檔案管理的發展產生重大影響。根據現代電子人事檔案管理的發展要求，在事業單位的運行與發展過程中，制度建設者必須結合時代發展的要求，不斷完善人事檔案管理系統。利用人事檔案的事業單位數量增多，各部門對人事檔案的要求不同，將極大地影響人事檔案管理制度的實施，使工作人員根據其他部門的需要修改和完善人事檔案管理制度。

3）人事檔案管理的科學水平還不夠高。人事檔案管理要適應信息化、現代化、科學化、規范化的要求，適應市場經濟的發展。伴隨著科技手段的不斷更新，人事檔案管理系統得到了廣泛應用。但目前大多數單位的人事檔案管理工作還停留在傳統的紙質管理階段，人事檔案管理軟件已經過時或沒有安裝，現代化程度不高，滯后于改革的步伐。人力資源管理人員一直采用人工監督和編輯，導致存在著人事檔案資料不能及時提交和分類、不能及時更新的問題。查檔采用傳統手工操作，缺省使用紙質檔案，無法聯網建立數據庫，致使人事檔案管理信息化水平不高。

2 事業單位人事檔案管理制度優化的必要性

機構是指主要為公眾提供文化、技術、教育、衛生等公共服務的組織，在社會建設、發展和治理中具有不可替代的作用。機關檔案管理主要是指機關對檔案資料的收集、分類、編輯、儲存、挖掘、利用，側重于其職能履行、行政管理和人事管理等方面的情況。檔案管理工作是事業單位所有工作任務體系中最重要的一部分，雖然它并不直接參與公共服務和社會治理，但卻為事業單位公共服務和社會建設的現狀提供了基礎，有助于今后繼續改進社會治理工作。事實上，事業單位的檔案管理工作強度也隨著業務的復雜程度和工作強度的增加而增大，需要處理的數據和信息量巨大而瑣碎。由于檔案管理信息不全、漏報、錯位、難懂、混亂、丟失、泄漏等原因，在實際的檔案管理工作中會產生各種各樣的問題，影響檔案管理的效率和質量，極大地降低了事業單位檔案管理的作用。為解決檔案管理工作中的困難，必須對人事檔案管理制度進行優化，使之有條不紊、有章可循，以消除因人事檔案管理制度優化所帶來的各種問題。加強檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質量，充分發揮檔案管理在事業單位中的作用。

3 事業單位人事檔案管理制度優化策略

1）提高人事檔案管理員工的意識。透過定期培訓，幫助員工及領導改正工作態度，加深對檔案管理重要性的認識，增強檔案管理責任意識。組織員工認真學習國家發布的政策法規，熟悉國家法律法規要求，并按規定辦事。通過定期的交流活動，了解員工的思想動態，強化思想意識，增強管理意識，不斷提高員工對檔案管理重要性的認識。

2）不斷完善事業單位人事檔案管理制度。在完善企業人事檔案管理制度的同時，使企業人事檔案管理工作更加方便、快捷，健全的檔案管理制度和人員配備，為企業人事檔案管理工作提供有力的保障。檔案員要誠懇負責，對工作有強烈的責任感，對事業單位人事檔案要保密，不得向無關人員泄露事業單位人事檔案的內容。對此，人事檔案管理系統必須加以嚴格的限制和規定，并對違反管理系統者提出嚴厲的處罰。通過補充人事檔案分類的方法，人事檔案管理系統不僅能為人事檔案資料查詢提供方便，而且能為事業單位提供最大的支持。

3）培養更加專業的檔案管理人才。機關人事檔案管理是一項細致、耐心的工作，需要年輕有活力的人才加入，并應減少老化人員。機構需要年輕人才參與檔案管理工作，人事管理制度要不斷優化，檔案管理是一項長期的工作，要有固定的人員管理，不可輕易更換。人事管理工作也需要有與之相同的要求，能更好地發現檔案管理工作中的缺陷和不足，不斷優化人事單位檔案管理體系。選好一名機關檔案管理人員，必須慎重，選好誠實可靠的員工，這些管理人員必須具備豐富的專業知識，道德操守，耐心，認真，負責的精神。機構的人事檔案管理崗位也可以培養更多的人才，因為機構重視檔案管理工作，同時又擔負著重要的工作，人事檔案管理人員必須具備良好的思想素質，以保證人事檔案記錄真實、準確、無差錯，并能為機構提供真實、可靠的信息。

4）加強管理，促進事業單位各部門之間的合作。人才檔案信息集成是構建社會信息系統的重要組成部分。檔案信息化建設過程中，必須把社會信息系統組織到一起。一定程度上，檔案信息組織建設的關鍵是把這一任務貫穿于社會信息化建設的全過程。在電子政務轉型中，推動人事檔案信息化建設，在信息化建設過程中，人事檔案管理部門應采用與政府其他管理部門、信息系統相一致的標準，記錄信息，以便不同政府部門之間進行溝通。通過與圖書館、人力資源中心和其他公共機構的深度合作，在檔案建設過程中，形成了當地的信息交換中心，使某一地區的檔案信息能夠分散傳播，提高了人事檔案信息的利用效率。

4 結語

總之，高質量的人事檔案管理對于個人和事業單位都十分重要，具有現實的價值和意義。機關應順應時代發展，加強人事檔案管理工作的優化，嚴格控制人事檔案管理人員的職業能力，采取多種渠道和措施，使其綜合素質得到及時提高。認識人事檔案信息化管理的重要性和必要性，對于優化機關人事檔案管理具有重要意義。