淺談做好檔案管理工作幾點思考

仲 衛

（泰州市新世紀房產綜合開發公司，江蘇 泰州 225300）

檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。作為檔案管理人員，必須加強學習，提高檔案工作科學規范化管理水平和服務本單位工作的綜合能力。逐步實現檔案工作規范化、現代化、科學化，為社會主義市場經濟穩步發展提供更多有價值的檔案信息資源，努力開創新時代檔案工作新局面。

1 認識檔案工作的重要意義

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式原始記錄。檔案具有其他資料不可替代的功能和作用。

檔案是機關、單位過去工作的活動記錄。它可以為黨、政、軍、企業事業等各種機關、單位繼續開展工作提供憑據和咨詢資料。

檔案中記載各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產手段到生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，為未來社會各方面生產和管理提供科學依據及參考材料。所以發揮利用檔案的功能，對促進中國特色社會主義經濟發展、維護人民群眾利益具有重要作用和意義。

2 提升檔案工作管理水平是做好檔案工作的前提

隨著新時期經濟社會的不斷發展，筆者認為應從以下等方面提升檔案工作管理水平。

1）檔案工作專業性很強，必須配備責任心強、專業性強的檔案管理人員，檔案管理人員要加強基礎性業務知識的學習，還要熟練掌握檔案處理的原則和規定，只有加強的學習，做到舉一反三，才能創造性的開展工作。

2）隨著計算機技術在各個領域中的運用，當今社會檔案管理數字化、信息化對檔案管理工作的提出了新要求，也是檔案事業發展的方向，這就要求檔案管理人員不僅要掌握傳統檔案管理知識技能還要熟練掌握和運用現代化科技手段和先進管理技術，靈活運用計算機、網絡先進技術、進行數據錄入，應用大數據技術構建檔案數據庫，運用現代傳媒技術制作圖文并茂“電子檔案”，并運用相關領域的專業知識去做好系統的維護與更新。降低文件歸檔工作量，提高檔案管理工作水平及效率提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。

3 增強檔案管理人員素質是做好檔案管理的關鍵

筆者認為：作為新時期合格的檔案管理人員首先要增強政治敏銳性和政治鑒別力，提高政治分析能力，時刻牢記檔案工作姓“黨”，增強“為黨管檔、為國守史、為民服務”的政治素質和歷史使命。其次檔案管理人員要保持良好的職業道德和愛崗敬業精神，培養高度的責任心，自覺管理好、利用好、維護好檔案的完整性和安全性，做到“一絲不茍、實事求是，嚴守國家機密”，最后，隨著新時期檔案建設事業的發展，辦公自動化和檔案管理現代化是必然趨勢。檔案工作業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步應用。對檔案管理人員提出新要求，檔案管理人員必須與時俱進，不斷更新知識結構，轉換管理理念，適應時代發展的要求。

利用各種形式抓好現有檔案管理人員業務和科學技術的培訓和學習，通過學習《中華人員共和國檔案法》（2020年修訂版）及檔案各項法律法規，學習并熟練應用計算機數字化、信息化等技術來對傳統的檔案進行計算機數字化處理，使檔案管理人員快速、提高檔案業務知識、計算機技術、互聯網技術等以及檔案管理相關軟件知識的應用。通過數字化處理技術使檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、編研、檢索、利用各個環節得到全面提升。不斷激發檔案管理人員的創新能力，使數字檔案、大數據、云計算，人工智能的開發應用到檔案管理中來，通過學習也使檔案管理人員基礎業務能力、檔案管理能力、現代辦公操作能力、知識更新能力得到全面提高。

4 加強檔案規范化管理，推動檔案工作規范化建設的重要保證

為提高檔案處理的質量和效率，需要根據各單位實際情況，制定一套科學完備的檔案管理規章制度，對文書檔案種類、文書檔案格式、行文規則、文書檔案的歸檔范圍和保管期限等作出明確規定，使處理的每個環節都有章可循，有規可依。做到發文過程規范化、收文處理程序化、文件歸檔正規化。在工作中加強與承辦處室溝通聯系，及時掌握文件辦理的各個環節，及時查辦、催辦收集辦理完畢的文件資料。

對各類載體檔案都配備有檔案管理人員，明確崗位分工和工作職責，加強配合、有效協作，使各個環節有序銜接、有序運轉。指導檔案管理與監督人員個人自查、平常督查、年終考核等方式，對各項指標進行考核評價，對成績突出的，給予相應的獎勵，對工作滯后，及時督促整改，確保按時按質完成各項檔案工作任務。

5 積極開發利用檔案資源是做好檔案管理工作的目的

檔案管理人員還要樹立服務意識，提升服務水平。充分滿足人民群眾的需求，為發揮檔案的作用，是檔案規范化管理的根本目的。不同信息的各類載體檔案，是為政府部門、人民群眾提供信息服務的一個重要工具。應充分發揮文書檔案的信息功能積極參與社會活動，擴大服務領域。文書檔案是以文件資料為主要對象，文件資料記載的是和國家根本利益、群眾切身利益息息相關的信息，在強調保密原則的同時，除了少部分涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的信息不宜公開外，其他信息都應該應用盡用，充分滿足人民群眾對信息的需求。

做好檔案的編研工作是開發檔案信息資源，為領導決策服務、為本機關各職能部門服務、為廣大利用者服務的有效途徑。近年來，由于領導重視，加上我們檔案人員努力與付出，各類檔案收集齊全。為了做好各類檔案的利用工作，我們編寫了《組織機構沿革》、《干部任免一覽表》、《歷年獲獎情況一覽表》、《大事記匯編》、《發文匯編》等專題資料。建立了《借閱檔案登記薄》和《全宗卷》。基礎內容詳實，結構完整，條目清晰，為人事綜合評價、財務審核等提供了強有力的依據，受到各級領導的一致好評。

檔案管理工作是一個系統工程。在工作中始終堅持求真務實的態度，解放思想、開拓創新、勇于探索，以創新理念不斷探索檔案管理工作新思路，真正做到國家建設和事業發展到哪里，檔案管理工作就服務到哪里，同時勇于創新探索，合理利用和開發檔案資源，使檔案工作更好的為社會經濟發展服務。