檔案管理研究的現狀與對策分析

李軍曉 丁 華 葛 斌

（臨沂市婦幼保健院，山東 臨沂 276000）

1 檔案管理研究階段分析

1.1 1998年至2002年

此階段關于檔案管理研究的主要方面有：第一，對電子文件形成的電子檔案管理的探討。電子計算機在此時漸漸走入大眾的視野，隨著個人電腦的使用，電子文件隨之產生。電子文件的出現，對傳統檔案管理工作產生了巨大的沖擊。在這部分文獻中，檔案工作者及其他信息工作人員對檔案管理工作進行重新定向，并開始預測檔案管理電子化的未來趨勢和工作動向。第二，對國外檔案管理理論的研究以及對國外檔案管理工作的解讀。在此階段，國外關于檔案管理研究的文獻被大量翻譯引入，這些文獻的引入，使得國內對檔案管理研究的理論知識大大豐富。同時這些對國外檔案管理工作解讀的文獻，為我國新時期檔案管理事業的發展提供了很好的范本。第三，對我國古代檔案管理工作的分析，這部分文獻主要研究了我國古代檔案的起源以及現代檔案管理發生的重大變化比較。

1.2 2003年至2007年

在此階段關于檔案管理研究的主要方面有：第一，對電子檔案管理工作的具體研究。在這一階段計算機走入千家萬戶，網絡環境下，電子文件的大量激增，使得電子檔案管理研究成為一大熱點。第二，對檔案進行數字化的研究。在信息時代，檔案現代化建設成為檔案工作的主題，檔案管理模式發生了一場深刻的變革。如何積極應對以加快檔案信息化發展成為檔案界的重要研究課題。第三，企業內的檔案管理建設。學者們對檔案的研究不再拘泥于檔案館、檔案室，更多地與企業、與用戶連接起來。第四，從整體的下載數量和文獻的增長情況來看，該階段核心期刊數量增長明顯，將以往的紙質版書籍轉化為電子版書籍，對于我國檔案的管理來說發生了重大的改變，值得一提的是，多種現價的文字識別技術加大了檔案管理的進度，在這個階段中，電子書籍的優勢逐漸被管理者所認同，檔案管理迎來了一場歷史性的變革。

1.3 2008年至2012年

在此階段關于檔案管理研究的主要內容有：第一，對電子檔案管理進行進一步研究和探尋。在此階段，電子檔案管理實踐工作和理論研究同步進行。電子檔案的在實際的管理工作中暴露的問題為理論研究提供了更多的素材，而理論研究則為電子檔案管理的實際操作提供了更多方向。第二，從更多角度重新審視檔案管理工作。檔案管理理念從側重于“藏”向側重于“用”開始發生轉變，建立統一的數據庫模式，將關鍵詞，檢索詞等應用到了檔案管理中來，在學術界我國的檔案管理開始提倡用途為主，提高檔案管理的工具性和實用性。第三，對檔案管理工作進一步細化。這一階段關于檔案管理工作的文獻，開始大量涉及各行各業的方方面面，出現了更為細化的分類方式。第四，檔案管理的安全問題被研究者所重視，開始注重檔案的安全管理，網絡安全隱患帶來的電子檔案容易傳播和復制，電子加密等核心期刊出現較多，說明未來發展方向必須要重視安全管理問題。

2 檔案管理現狀

第一，在大數據時代背景下，關于檔案管理研究的文獻更加多元化。對檔案管理研究的理論更加豐富。檔案管理工作不僅僅是傳統意義上的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計等工作。第二，檔案用戶需求的多樣使檔案管理的內容更加豐富，這使得對檔案管理提出了更高的關于技術型和安全性方面的要求，與此同時檔案管理的用戶激增，無論是研究者還是者，對于檔案管理有著更多的需求。第三，檔案的數據可功能建設基本完畢，檔案的發展朝著更高的應用型方向，在網絡時代，大數據不僅是企業進行市場分析的重要資料依舊，還是政府等部門進行建設和制定國家戰略目標的重要依據，在企業發展和政府工作中，大數據時代下的檔案管理有著不可替代的作用。第四，檔案管理的大數據模式雖然有著多種優勢，但是終究是電子檔案，安全管理的問題被再次提及，網絡環境的安全問題和服務器的穩定性尚且存在疑問，還需要繼續加強。

3 檔案管理研究發展建議

3.1 加強機構間的交流與合作

目前，關于檔案管理的研究多以某一機構或個人為主，缺乏機構間的合作與交流，為了擴大研究范圍、增強研究效果，有必要積極推進在檔案管理研究領域的交流與合作，可以以機構為單位舉辦業界的學術交流活動，邀請教育機構、學術研究機構、檔案實踐機構等參與，加強學術界的交流，從而促進檔案管理的理論與實踐的結合。同時也要從國家層面上增強合作。在研究機構上選擇英國等在檔案管理研究方面領先的國家的機構，通過開展交流合作的方式加深對檔案管理學科的認識與研究，從而引進國外在檔案管理方面的先進的理論與技術成果，從而進一步提升我國在檔案管理方面的研究水平和科研實力。

3.2 注重學科交叉研究和實踐性研究

檔案管理在應用上雖然有一定的局限性，但是與其他學科的交叉研究也必不可少。不止應該體現在社科、自然科學等領域的研究，還應該加強和一些企業管理、行政管理等學科的交叉研究。從目前檔案管理的發文量和發文來源來看，多以學科基礎研究為主，占據總發文數的70%以上，這表明目前我國關于檔案管理的研究以理論研究為主，而行業技術指導類的發文量僅占比0.48%。任何學科的研究，其最終目的是加以利用和實踐，因而檔案管理的研究也應該增加實踐性的研究內容。

3.3 提高檔案管理論文質量，增強影響力

檔案管理的論文質量直接影響著研究水平，目前全文期刊數據庫發文3萬多個，但是核心期刊僅占1萬多，雖然不能以核心期刊的數量來表示論文質量，但是在一定程度上核心期刊比普通期刊水平較高，其可以部分代表學術水平。就目前的檔案管理論文質量來看，應該加強提高論文質量，增強核心期刊在總體發文量中的占比。

3.4 擴大宣傳，明確檔案管理的地位

檔案管理對于企業、政府機構及其他組織來說意義重大，檔案管理應該順應時代的發展，引入信息化的管理手段。對于普通員工來說，可能并不知道檔案管理的重要性。而目前的檔案管理需要冠以先進管理理念的技術手段。在《檔案法》的規定之下，對辦公、庫房及閱覽的分布情況進行合理布置，并做好相關配套工作。通過宣傳，明確檔案管理的地位，自覺提升檔案管理的積極性。