淺談企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化策略

石俊杰

（中國石油集團渤海鉆探工程有限公司第二鉆井工程分公司，河北 廊坊 065007）

1 企業(yè)檔案綜合管理的積極意義

1）有利于打破原有管理模式。之所以一直提倡要對檔案進行綜合管理，是因為綜合管理模式具有許多優(yōu)勢，相較于傳統(tǒng)的管理方法，該種方式更適合被應用在企業(yè)的發(fā)展過程中。積極應用綜合管理能夠有效打破傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷，如今人們處在信息化高速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)在開展工作的過程中會運用大量信息化的技術，而原有的管理模式則無法與現(xiàn)代化的科技相融合，這就會在一定程度上阻礙企業(yè)順利開展檔案管理工作。但是采用綜合管理的方式，則能有效實現(xiàn)信息化的管理，使得企業(yè)的檔案管理工作變得更加便利且高效，對原有管理模式的缺陷進行彌補，進而使得整個管理模式變得更加科學合理，這有利于推進企業(yè)得到可持續(xù)性的發(fā)展。

2）有利于提高檔案資源的利用率。除了能夠對原有管理模式的劣勢進行彌補以外，同時還能有效提高檔案資源的利用率。企業(yè)在發(fā)展過程中之所以要開展檔案管理工作是為了更好地對數(shù)據(jù)線信息進行收集和分析。綜合管理模式能夠讓各部門的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，使得檔案信息變得更加完整。企業(yè)在發(fā)展過程中可以根據(jù)所獲取的檔案信息來建立更加合理的發(fā)展制度，綜合管理模式下的檔案管理工作能夠提取更多有用的信息資源，這樣能夠使得檔案資源的利用率在原有的基礎上得到極大提高。

2 企業(yè)檔案管理過程中存在的問題分析

1）檔案管理工作缺乏持續(xù)性。雖然目前許多企業(yè)在發(fā)展過程中都已經(jīng)認識到了檔案管理工作的重要性，但是在開展工作的過程中仍然存在一些問題，在眾多問題中最為嚴重的一個問題就是所開展的檔案管理工作缺乏持續(xù)性。檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展一直有著十分重要的影響，企業(yè)管理層需要充分認識到檔案管理工作的重要性，并且結合企業(yè)的實際發(fā)展情況制定科學合理的工作計劃，這樣才能保證檔案管理工作等高校完成。但是在實際開展工作時，許多企業(yè)的檔案管理工作都缺乏持續(xù)性，并且沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，經(jīng)常將檔案管理看作是對廢棄的資料進行堆積和管理，并沒有對收集到的檔案信息進行有效的分析和整理。這不僅會大大降低檔案管理工作的效率，同時還無法將檔案管理工作的積極意義充分發(fā)揮出來，甚至還有部分企業(yè)只有在領導要檢查時才會開展檔案管理工作，這對于企業(yè)的工作以及未來發(fā)展都會造成較為嚴重的影響。

2）檔案信息利用率較低。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，必須要有明確的目的，然后利用高效的管理手段來對檔案中的有用信息進行整合，通過利用有用信息能夠幫助企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益。在傳統(tǒng)的發(fā)展過程中，大部分企業(yè)都沒有采用多門類檔案管理的方式，大多都是采用單一檔案門類的管理模式，這就使得在開展檔案管理工作的過程中無法對檔案信息進行有效的整合，部分檔案信息之間存在的內部聯(lián)系也無法被挖掘出來，這會大大降低信息資源的利用效率。

3）缺乏規(guī)范性的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中必須要有明確的規(guī)范制度，只有在規(guī)范制度的約束之下，才能保證各項工作的有效開展。但是目前部分企業(yè)并沒有制定完善的規(guī)章制度，這就使得在開展檔案管理工作過程中會出現(xiàn)檔案收集不規(guī)范，檔案整理不規(guī)范以及檔案使用不規(guī)范的情況。部分企業(yè)在發(fā)展過程中并沒有單獨設立一個檔案管理部門，所開展的檔案管理工作較為混亂，使得無法對資料信息進行全面收集。除此之外，相關部門在對資料信息進行移交時會出現(xiàn)交接不順利的情況，部分部門甚至會不配合相關工作。

企業(yè)在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，工作人員在對檔案信息進行管理時需要采用高效的管理手段，否則將會導致重要信息資料丟失，或是在后期無法進行快速查找的情況。在對檔案信息進行使用的過程中，必須要有明確的使用規(guī)范，但是目前部分企業(yè)并沒有制定相關規(guī)范，這就使得部分員工在借閱完檔案以后長時間不歸還，甚至還會出現(xiàn)檔案丟失破損的情況。

3 企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化策略

1）不斷完善檔案綜合管理制度。企業(yè)在發(fā)展過程中必須要根據(jù)實際發(fā)展情況制定完善的檔案綜合管理制度，在有了制度的約束下才會使得各項行為變得更加規(guī)范。在制定制度時，需要對整個工作流程進行明確，同時還需要對各個工作模塊的完成程度進行記錄和反饋，對管理人員提出更加嚴格的要求。如果發(fā)現(xiàn)管理人員在開展工作時出現(xiàn)失誤，則需要立即開展補救工作，這樣才能保證檔案管理工作的有序開展。在制定制度的過程中，除了要針對檔案管理工作的流程進行制定，同時還要對相應的責任進行明確，這樣即使在后期發(fā)生一些問題，也能避免工作人員之間出現(xiàn)責任推諉的情況。

2）提高管理人員的綜合素質能力。檔案管理工作人員的綜合素質能力對于管理工作的開展質量有著直接性的影響，企業(yè)必須要不斷提高管理人員的綜合素質能力，注重對員工進行專業(yè)的技能培訓，這樣才能讓工作人員更加高效地開展檔案綜合管理工作。企業(yè)需要定期開展相應的技能培訓活動，將最為先進的管理理念和管理方法傳授給工作人員，除此之外，還要注重實踐操作，讓工作人員能夠將理論知識和實踐進行融合。為了能夠更好地提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)需要建立考核制度，定期對管理人員的專業(yè)技能進行考核，對于考核不通過的工作人員則必須要加強職業(yè)培訓，對于考核成績較為優(yōu)秀的員工則可以給予相應的獎勵，通過這樣的方式能夠有效激發(fā)工作人員的工作積極性，進而不斷提高檔案管理工作的質量和效率。

3）注重信息化建設。如今人們處在信息化高速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)的檔案管理工作也必須要進行信息化的建設，信息技術的應用能夠使得檔案管理工作變得更加高效，同時還能減少不必要的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作都是對紙質載體進行收集和儲存，這不僅會耗費大量的人力物力和財力，整個檔案管理工作的效率還會非常低。但是在信息技術的加持之下，則能將紙質保存模式轉變?yōu)殡娮颖４婺Ｊ剑@更方便相關人員對檔案信息進行查詢，同時檔案信息也不容易丟失和損壞。企業(yè)在發(fā)展過程中可以建立一個專門的檔案管理信息平臺，工作人員可以隨時在平臺上查閱自己所需要的信息，每個人在查閱的過程中都有一個單獨地使用密碼，系統(tǒng)會對員工的查閱行為進行記錄，一旦發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題也能第一時間追究員工的相關責任，通過這樣的方式能夠最大程度對檔案信息資源進行保護。

4 結語

綜上所述，在開展檔案管理工作的過程中，企業(yè)必須要轉變原有的管理模式，積極應用綜合化的檔案管理方法，從多方面入手來提高檔案管理工作的效率和質量，以此來推動企業(yè)得到更好的發(fā)展。