醫院文書檔案管理質量影響因素分析及質量提升研究

王彤暉 鞠國棟

（青島大學附屬醫院，山東 青島 266000）

醫院文書檔案管理工作的開展，主要是由相關管理人員通過對醫院領導公文、重大事件、重要活動等資料的整理與歸檔，并擴充整合為涵蓋人文事跡、歷史發展、特色內容等文書檔案，借助醫院年鑒形式進行對外展示。區別于常規檔案管理，醫院文書檔案管理具有十分顯著的特點，如資料格式多樣、層面廣泛、時間跨度大等等，如何進一步增強整體管理的標準化和規范化成為各大醫院亟待解決問題。

1 醫院文書檔案的特點

文書檔案是醫院的重要文件材料，既見證了醫院的歷史，又記載了所有重大事件，主要體現出規范性和服務性、分散性的特點。一方面，很多文書檔案都是醫院領導層的公文，管理這些公文是提高文書檔案管理質量的中心，主要通過紙張、字跡、傳遞、檢查等管理流程體現出規范性特點。另一方面，文書檔案的作用主要在于為醫院的領導者、管理者提供決策參考或工作指導，可以通過其服務性特點幫助領導層、管理層提高工作效率，同時依靠信息化管理為病患提供便捷的檔案查詢服務。此外，醫院文書檔案管理質量和檔案部門接收文書材料的完整程度、齊全程度有直接關聯，而文書檔案存在分散性的特點，各個職能部門、科室都有大量文書檔案。這種分散分布增加了管理難度，容易發生檔案收集不全的現象。鑒于此，醫院檔案管理人員只有嚴格依據文書檔案的特點開展管理工作，設立檔案管理負責制，將責任落實到人頭，才能完整收集文書檔案，提升文書檔案管理質量。

2 當前階段醫院文書檔案管理所面臨困境

2.1 缺乏健全完善的文書檔案管理機制

當前，國內多數醫院領導層缺乏對文書檔案管理工作的正確認識，片面地認為文書檔案管理與醫院整體經濟效益無直接關聯，某種程度上對醫院文書檔案管理相關制度的優化與構建產生了嚴重阻礙，無形中加劇了管理的交叉性與無序性。另外，醫院文書檔案管理所覆蓋范圍和部門較為廣泛化和多樣化，相關管理部門應與其他部門保持良好的溝通與交流，但從目前實際來看，由于醫院文書檔案管理尚待完善，造成文書檔案管理部門無法實現與其他部門的協調發展，不但導致大量重要文件信息遺漏、缺失，且在極大程度上削弱和降低了醫院文書檔案管理部門實際工作效率和工作質量。

2.2 文書檔案管理信息化建設嚴重不足

一方面，目前國內各大醫院的現代化建設存在“重治療體系，輕文書檔案”的建設管理體系，在這一現狀背景下，檔案管理信息化建設成為紙上談兵；另一方面，醫院管理人員自身綜合專業能力極度匱乏，無法系統全面地掌握檔案管理相關知識，易引發各種文書檔案遺失或浪費事件，文書檔案管理的科學性與合理性嚴重缺失，文書檔案實際價值難以得到有效發揮，某種程度上不利于工作效率的改善與提升。

2.3 文書檔案開發利用率偏低

在傳統文書檔案管理理念和模式的影響與限制之下，醫院乃至其他領域均存在“重保存，輕開發”的思維，且由于目前絕大多數醫院文書檔案管理尚未全面實現網絡化管理，文書檔案的整體借閱率相對較低。此外，醫院文書檔案管理人員自身素質水平偏低，無法及時準確地幫助需求者進行資料信息的查找和獲取，這一問題的存在某種程度上嚴重制約了醫院文書檔案管理的整體開發與利用。

3 提升醫院文書檔案管理質量對策

3.1 從思想、組織、制度方面保障醫院文書檔案案卷質量

從外在因素來看，提升醫院文書檔案案卷質量，離不開文書檔案從業者的思想重視、組織嚴密和完善制度作為保障。首先，要把相關法律以及公文管理等相關理念和意識貫穿于醫院文書檔案從其文件形成至立卷歸檔的全過程，高度重視質量核心意識，在思想上高度重視醫院文書檔案管理質量，從行文、用紙、標題等可能會影響醫院文書檔案案卷質量的一點一滴重視，以“求極致”的心態和思想投入到醫院文書檔案管理工作的方方面面。其次，要成立醫院文書檔案質量審核領導小組。由醫院分管領導、檔案部門負責人、骨干人員，以及從其他科室遴選的文書案卷質量監督員等共同組成，在人員組成和組織結構方面，將醫院文書檔案管理質量納入其監督、考核和檢查的重要范疇。再次，嚴格落實各項規章制度。根據相關規定，制定醫院文書檔案質量管理相關規定，包括醫院文書工作制度、處理工作流程，以及舉行醫院文書檔案質量評比等等，并將各項規章制度納入醫院業務培訓的重要組成部分，做好規章制度的學習、落實，發揮規章制度的應有價值。

3.2 從制作、登記、立卷方面把好醫院文書檔案工作質量

從文件制作、收發文登記，以及立卷等全生命周期做好醫院文書檔案工作質量。首先，要嚴格把牢文件制作質量關。檔案工作者要做好前沿服務指導，把好稿件撰寫、制作等質量關，重點從正文內容、文件格式、文件用紙，以及標題完整、規范等影響文書檔案質量的因素抓起，確保文書資料符合案卷質量要求。其次，做好收發文登記。安排辦公室或行政管理部門人員專人負責醫院內部收發文，以及外單位來文的登記工作，自制文件要留底，外來文件要根據其內容，待其處理完畢后，按照規定時限內做好移交歸檔。再次，規范做好文書立卷。按照文書檔案管理的相關規定，做好紙質文書檔案和電子文件的立卷歸檔工作。既要做好文件的收集、整理和分類，準確做好文書檔案歸檔時限劃定。此外，還要做好案卷裝訂工作，精準標注頁碼順序等。

3.3 從業務、實踐、監督方面把好醫院文書檔案管理質量

醫院要經常性地組織文書檔案業務質量提升方面的培訓，不斷提升文書檔案從業人員的綜合業務素能。要加強業務指導，通過文書檔案質量精細化業務評比，每年評選出一定數量的精品文書檔案，通過業務評比，用以指導文書檔案工作實踐，不斷提升文書檔案質量水平。此外，加強文書檔案質量檢查，每季度或每半年開展一次文書檔案質量檢查，邀請檔案部門、辦公室、醫院檔案管理工作領導小組成員等共同參與，發現問題，及時督促整改，切實提高醫院文書檔案質量。

4 結束語

提升文書檔案管理質量是醫院改革的需要，也是醫院適應新時代發展的需要，應對文書檔案管理予以高度重視，由檔案管理人員在實際工作中圍繞文書檔案管理不斷加強制度化建設，同時更新文書檔案管理方式，通過挖掘與利用手段發揮文書檔案資源的價值，切實提升文書檔案管理質量，為醫院提高行政管理水平及醫療服務質量提供保障。目前，文書檔案管理工作受到醫院領導層廣泛關注，在硬件設施設備方面的投入力度不斷加大，且相關管理制度也逐步趨于健全化和完善化，為醫院綜合管理工作的開展奠定了基礎，為醫院未來健康穩定發展營造了良好環境。