淺析文書檔案與人事檔案的區(qū)分與聯(lián)系

趙紅燕

（山東省德州市夏津縣人力資源和社會保障局，山東 德州 253200）

隨著新檔案法實施，應(yīng)加強對檔案管理工作的關(guān)注，使其創(chuàng)新發(fā)展，更具時代性、實效性與規(guī)范性[1]。在檔案資料管理中，文書檔案與人事檔案作為重要的兩大類，兩者涵蓋的內(nèi)容十分廣闊。在具體工作實踐中有著顯著差異，也具有較為密切的聯(lián)系。這便需要檔案管理人員提升認(rèn)識，理清兩者的區(qū)別，運用有效工作方式，密切兩者之間的關(guān)聯(lián)，處理好個性與共性之間的關(guān)系，提升檔案工作開展質(zhì)量。從而，詳細(xì)、如實、及時的記錄企事業(yè)單位各項工作推進(jìn)情況；保存人事調(diào)動、任免等相關(guān)信息，做好檔案分類。

1 如何進(jìn)行文書檔案與人事檔案的區(qū)分

1.1 內(nèi)容差異

就文書檔案與人事檔案的定義來看，前者側(cè)重對企事業(yè)單位中發(fā)布的命令、通知、管理條例、決定、會議內(nèi)容等各項內(nèi)容的記錄；人事檔案則是記錄企事業(yè)單位人事信息，主要包括其成長、受教育經(jīng)歷與政治面貌、工作情況等等，為人事任用提供有力支撐。可見，文書檔案多為一些有保管價值的紙質(zhì)、信息化資料或影像資料，其需要能夠如實反映活動、命令等行政管理推進(jìn)情況；人事檔案主要是對個人信息的如實記錄、及時更新，收錄的便是企事業(yè)工作人員的個人能力、經(jīng)驗履歷、德行作風(fēng)等，主要為人事管理、選拔等提供依據(jù)。

1.2 側(cè)重不同

在兩者的管理中，均強調(diào)“實效性、真實性”，但具體到實際工作中，對實效、真實的詮釋與側(cè)重又具有顯著的差異。例如：文書檔案則應(yīng)及時、真實、客觀的反應(yīng)行政、命令實施等過程，所產(chǎn)生的、有助于存檔的痕跡資料，需保證對開展形式、內(nèi)容等有效記錄；人事檔案則需結(jié)合人事任免、進(jìn)修學(xué)習(xí)、所受獎懲情況等，進(jìn)行實時更新與真實記錄，需要保證個人資料的準(zhǔn)確性、全面性與真實性，其側(cè)重于內(nèi)容實質(zhì)。

1.3 檔案整理

進(jìn)行對文書檔案的整理，需要企事業(yè)單位依據(jù)行政活動推進(jìn)情況，結(jié)合不同門類、載體形式差異，進(jìn)行全宗的歸類、整理，在立卷方面需依照時間、主題、名稱、作者、區(qū)域等進(jìn)行劃分，有的一年一立卷，有的是按照事例不同立卷。人事檔案則結(jié)合人員調(diào)動、晉升情況，結(jié)合自我信息、受教育情況、工作履歷、獎懲等，進(jìn)行考核類、培訓(xùn)類、黨團類、任免等歸檔，以個人為單位進(jìn)行立卷[2]。在管理機構(gòu)中，文書檔案有的由部門保管，或企事業(yè)單位的檔案部管理，人事檔案需交由人事部或?qū)ｉT的檔案機構(gòu)。

1.4 檔案保管

結(jié)合新規(guī)，文書檔案視不同內(nèi)容，將保管期限劃分為永久、長期與短期三類。對于人事檔案的保管，是沒有具體期限限制的，其主要視檔案內(nèi)容的價值性，將其分為永久保管或長期。

1.5 主體與功能

文書檔案的主體為部門、企事業(yè)單位中的團體或某一組織，將其在工作中形成的各種信息、活動內(nèi)容，以檔案的形式進(jìn)行記錄與保管；人事檔案則以個人為主體，當(dāng)其受教育經(jīng)歷、產(chǎn)生職位變動或出現(xiàn)新的獎懲情況，便需進(jìn)行檔案內(nèi)容的更新與補充。在作用區(qū)分上，人事檔案記錄的是企事業(yè)單位各項工作開展、推進(jìn)與實施情況，有助于回顧、總結(jié)，提供信息參照；人事檔案主要為人事調(diào)動、任免、職稱評定等提供支持與參考。

2 關(guān)于文書檔案與人事檔案之間的聯(lián)系

無論是從內(nèi)容還是主體存在形式來看，文書檔案與人事檔案都有著較大的區(qū)別。但在檔案管理工作推進(jìn)當(dāng)中，兩者又具有密切的聯(lián)系，其都是經(jīng)過長期社會實踐所生成的產(chǎn)物，如實、詳細(xì)、客觀的記錄相應(yīng)的信息。他們的聯(lián)系，主要體現(xiàn)在：

2.1 檔案生成

就檔案生成來看，文書檔案與人事檔案都是源于真實的實踐活動，前者主要源于行政活動；后者則是個人的履歷。其作為真實的活動記錄，也會涉及人員在工作中的表現(xiàn)、作用，繼而形成工作總結(jié)，指導(dǎo)新的實踐活動。由此可見，兩者既具有內(nèi)容的不同，又具有共性，有交叉內(nèi)容。例如：在文書檔案的記錄中，可能會產(chǎn)生新的人事決定，需兩者的協(xié)同推進(jìn)。

2.2 檔案屬性

文書檔案與人事檔案均是檔案管理中的一部分，兩者都有著原始性、客觀性的特點。例如：文書檔案是企事業(yè)單位在生產(chǎn)、運營與形成管理中形成的原始記錄，包括相關(guān)的決定、通知與召開的會議等，應(yīng)進(jìn)行對梗概內(nèi)容、要點工作加以詳細(xì)記錄，且內(nèi)容不容更改；人事檔案則主要反映了一個人真實的成長情況、受教育程度、政治面貌、培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況等等，需要進(jìn)行原始性信息的如實記錄，不可擅自更改。兩者在工作屬性上具有共性，且文書檔案包括對企事業(yè)單位當(dāng)中的重大事件記錄，其會表彰先進(jìn)的團體或優(yōu)秀個人。因此，應(yīng)促進(jìn)文書檔案與人事檔案的協(xié)同管理，以促進(jìn)同步更新。

2.3 具有關(guān)聯(lián)

在兩者的檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格遵循我國現(xiàn)行檔案法、保密法等進(jìn)行信息內(nèi)容的收錄、整理，繼而進(jìn)行歸檔與利用。從業(yè)務(wù)開展的情況來看，兩者基本相同，而在文書檔案管理中，可能會涉及人事檔案內(nèi)容的更新，需檔案工作人員具有整合思維。在做好檔案保密與補充中，使兩者有機結(jié)合。為此，應(yīng)加強對檔案管理工作的投入力度，重視對信息化管理平臺的建設(shè)，進(jìn)行檔案分類、提升管理效率。

3 關(guān)于區(qū)分文書檔案與人事檔案的方法

在對兩者的區(qū)分中，可按照其主體、形式、內(nèi)容等進(jìn)行劃分。就其檔案作用來看，文書檔案主要是進(jìn)行工作痕跡的留存，作為活動、決定、工作開展的憑證與主要參照。人事檔案則會伴隨著人的一生，當(dāng)進(jìn)行人員錄用、職位調(diào)動與人事任免時，便需依據(jù)人事檔案。例如：召開先進(jìn)個人評選活動，需通知各部門的參與，活動組織、通知、評選方式及工作過程等為文書檔案。而最終的評定結(jié)果，會對人事檔案產(chǎn)生影響。

4 結(jié)語

檔案管理工作是一項專業(yè)性強，系統(tǒng)又十分繁雜的工作，應(yīng)受到企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注[3]。同時應(yīng)注意區(qū)分文書檔案人事檔案之間的區(qū)別，認(rèn)識兩者的聯(lián)系，做好對不同類型檔案的歸檔，并展開對信息檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。只有對相關(guān)檔案內(nèi)容做關(guān)聯(lián)性處理，當(dāng)需要進(jìn)行檔案調(diào)取時，才能確保信息內(nèi)容的完整性、有效性，充分彰顯檔案工作推進(jìn)價值，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，形成完善的檔案管理機制。從而，為企事業(yè)單位各項工作的推進(jìn)、實施提供保障，發(fā)揮檔案工作效能。