檔案業務指導工作問題及其對策探討

李如巖

（山東省臨沂市河東區檔案館，山東 臨沂 276034）

1 新世紀檔案工作的開展需要一支高素質的業務指導群體

第一，近年來，為了適應新形勢的發展，我省檔案管理領導隊伍有了一定的提高。但是，在新世紀，檔案事業快速發展的同時，還存在著文化程度低、知識結構老化、年齡結構不合理等問題，制約了檔案事業的健康發展和檔案事業整體水平的提高。如何從根本上改變這種狀況，首先要建立人才競爭機制，堅持開放的原則，提倡民主平等，給予人才平等的發展機會。目前，我國許多行業正在穩步推進人力資源改革，大膽引入新的競爭機制。另外，作為負責監督各部門檔案的管理小組，應創造一種有利于提高質量的環境，以確保持續改善指導小組的工作質量。

第二，構建結構合理、互補性強的檔案知識體系，要求治理結構具有不同的類型和層次；許多雇員都需要操作指導。由多人組成的群體可以形成最佳結構，相互補充，產生集體效應，以實現個人所不能達到的目標。能夠熟練操作計算機和各種外語，熟悉檔案管理和專業工作流程。

第三，吸引年輕人，領導層年輕化。目前，我省有大量的領導干部，年齡偏高，這種年齡結構情況是不正常的。在適應社會主義市場經濟發展的大背景下，以發展觀為指導，不求名號、不求等級，就必須不斷提高。要把中青年干部選拔到相關崗位，加強人才培養，發揮其潛力，盡快改變年齡結構。

第四，重視職工繼續教育工作。保證現有業務主管人員的業務素質不斷提高。為了消除檔案在職培訓中不必要的觀念，實現檔案事業的長期可持續發展，充分認識到檔案事業沒有培訓就不能發展，檔案工作必須走在前列。深入開展檔案業務指導工作，必須理論與實踐相結合，強化指導作用。

2 檔案業務指導工作的組織

檔案業務指導工作是檔案工作的重要組成部分，要對有關部門的文件進行指導、監督和檢查。對檔案管理工作進行科學組織與協調是提供專業指導的關鍵。

第一，執行業務指導的組織必須滿足共同的業務目標需求，每個部門可以聯系不同的工作單位和部門，但必須幫助實現共同的目標。檔案工作者必須認真學習現代檔案管理理論與方法。同理，也要平衡權利和雇員的關系。另外，檔案管理模式必須在一定時期內保持相對穩定，只是變化一部分，因為穩定的組織模式是穩定管理人員心理狀態的基本條件。第二，必須遵守核查制度。通過對業務活動的管理，鼓勵采取積極的創新辦法?？己祟I導的素質、能力和態度，保證獎懲的依據是考核。業績和貢獻是業務水平、能力和工作態度的綜合反映，是能力和誠信的具體體現?？冃И剟詈拓暙I能有效地調動每一位檔案管理者的積極性和創造性，讓一大批人才登上第三梯隊，檔案管理工作向多方面、多層次發展。因此，檔案管理手冊中必須清楚地列出優先級。

各級檔案館是永久保存檔案的主要場所。檔案不是自己保存的，而是按照有關法律、法規的規定，定期進行各級歸檔。因此，《檔案管理手冊》應著重對檔案單位的檔案進行管理，以確保檔案能夠獲得查閱質量。眾所周知，一些檔案在不同的審計中，都非常注重檔案的簡化和合理化，這主要是由于檔案質量差造成的。因此，檔案手冊的重點應該放在對檔案的管理和歸檔上。這是一切檔案工作的基礎。

3 要建立并不斷完善業務指導檔案

業務指導檔案是檔案管理框架中的第一步，既反映了檔案管理工作的進步，又反映了各單位檔案工作的水平。長期以來，由于這些資料的收集、歸檔等工作的缺乏，檔案管理工作出現了許多困難，造成了規劃的盲目性和隨意性。檔案管理的建立，有助于對基層檔案狀況的持續監測，提高規劃的合理性和針對性，推進分類管理，突出難點，重點，提高工作效率。另外，應將這些資料保存在專門的檔案中，并在檔案中建立一個實用的登記處儲存和檢索系統。工程檔案建立時應注重平時資料的收集和第一次施工文件的妥善準備，以保證工程檔案業務管理系統的完整性。使用說明書檔案是動態檔案，許多檔案都在變化，如檔案、人員變動、案件增多等。

4 檔案業務指導工作中的問題分析

檔案管理是復雜而繁瑣的。首先，檔案工作效率的高低直接影響到檔案工作的質量，而速度與發展前景是檔案工作的核心，對檔案工作的制度化、規范化、標準化具有重要意義。目前，檔案管理工作由于缺乏高水平的人才，管理單位數量多，工作量大，存在諸多問題。這只是為文件的收集、分類、組織和編號以及時間安排提供指導?？茖W研究資料準備等，造成工作空白。其次，檔案人員流動性大，對檔案工作的連續性造成了不利影響；為此，必須高度重視檔案工作，積極轉變檔案管理方式，盡快更新檔案管理觀念，適應形勢發展的要求，實現檔案管理現代化。

5 做好檔案業務指導工作的對策

著重于檔案管理工作。經營中的不確定性和弱點引起了管理層的注意。目前，我國檔案工作發展迅速，檔案管理的相關立法和政策措施已初見成效。創造有利于檔案資源建設、檔案信息化和檔案業務基礎設施建設的環境。在指導意見中發現問題，首先要完善法律和檔案管理，及時反饋，這不僅是各單位和管理部門的共同努力，而且要把重點放在部門和工作上，把重點放在檔案管理上。要注重時代性，尤其是對突發事件檔案的領導。不斷提高服務水平，使檔案工作更具活力，促進社會的快速發展。

轉變檔案業務管理方式。為了提高檔案管理工作的質量和效率，檔案管理手冊應注重工作方法的合理選擇。一是按照上級要求，迅速制定規章制度和業務文件，確保檔案管理工作合法有效。二是在檔案管理工作中，要注重總結經驗，擴大覆蓋面，特別要注意：一是新的檔案工作起步時，存在不少問題。對部分檔案進行檢查，發現問題，逐步擴大管理范圍，提高管理效率是十分必要的。這就是商業運作。三是重視培訓。加強對檔案工作人員的培訓教育，完善檔案管理，提高檔案技術的成熟度和速度，加強溝通、交流和管理。這種做法將促使檔案管理員盡快采取新的措施。

提高鄉鎮檔案管理信息化水平。近幾年來，以多媒體技術為主體的現代科技逐漸融入到我們生活和工作的各個方面，我國城市檔案系統也發生了很大的變化，由過去的紙質檔案轉變為紙、板、片共存的模式。尤其是新媒體的使用，不僅增加了檔案信息的數量，而且還使檔案信息更具有快速、直觀、方便、選擇的特點。現代化市政檔案管理系統具有鄉鎮檔案信息載體多樣化，檔案數據存儲處理數字化，檔案內容網絡化等特點，對檔案管理工作提出了新的要求，使檔案管理工作規范化、科學化，更好地為社會基層農村和城市建設服務。檔案管理信息化極大地縮短了檔案工作者的勞動時間，節約了大量的時間和精力，不斷提高檔案管理水平，促進了基層建設，推動了鄉鎮經濟的進一步發展，實現了鄉鎮的全面發展。計算機檔案管理系統為我們提供了極大的方便，各種調查手段為政府決策提供了依據，使我們更好地為人民服務。

6 結語

綜上所述，檔案管理工作的特點是復雜、費時、繁瑣，工作量大，難度大。另外，檔案管理員要有很強的工作責任心，能夠從工作中學習，并根據手冊中的實際情況合理使用指導方法。此外，還應利用各種信息技術，確保檔案管理的成敗，為檔案的查閱創造有利條件。