建筑工程檔案管理現狀及存在問題淺析

許月瓊

（廣州市市政集團有限公司，廣東 廣州 510030）

建筑工程檔案管理內容覆蓋面廣泛，具體有基建文件、施工資料、質量評估文件、驗收文件等，都是建筑工程建設全過程中最原始的記錄，直接反映了建筑工程質量。由此可見，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。但是在建筑工程檔案管理實踐中，由于片面認識、人才匱乏等因素，而導致檔案管理工作呈現出諸多缺陷和不足，直接制約了檔案管理工作效果的提升，從而不利于檔案價值的開發與利用。因此，為建設優質工程項目，在實踐中，施工單位應對建筑工程檔案管理引起重視，并要與時俱進地落實有效舉措，確保檔案管理工作效果。鑒于此，基于建筑工程檔案價值開發利用角度考慮，本文深入分析“建筑工程檔案管理現狀及存在問題”具有顯著的理論指導價值和實踐操作意義。

1 建筑工程檔案管理的重要性概述

在建筑工程項目建設過程中，建筑企業展開高質量的檔案管理工作，可以全程、全方位、準確地記錄工程施工過程，能夠為建筑工程質量檢查、改建、竣工驗收等提供重要參考資料。簡單來講，建筑工程項目牽涉面相對廣泛，在實踐中往往會產生大量的信息資料，而檔案管理工作的核心在于收集與整理建筑工程建設全過程中產生的各項資料，以期通過原始且完整的檔案資料來體現建筑工程質量情況，并可以為建筑工程管理工作提供信息支持[1]。由此可見，建筑工程檔案管理效果與建筑工程質量、管理效益等息息相關。因此，建筑工程檔案管理的重要性是不言而喻的。

2 建筑工程檔案管理現狀問題分析

2.1 片面認識而忽視檔案管理

在社會市場經濟體制下，大部分建筑企業管理人員片面認為企業在市場中的持續發展，關鍵在于經濟效益的持續增長，而經濟效益的持續增長的重點環節是建設。正因如此，在建筑工程項目實施階段，大部分建筑企業的工作重點是工程建設，而沒有對建筑工程檔案管理工作形成一個正確的認知，未能準確地明確檔案管理的重要性，這也使得檔案管理工作長期被忽視而沒有被提上日程。部分建筑企業雖十分看重檔案管理工作，但是在實踐中存在隨意性、盲目性等操作，這使得檔案管理工作難以產生作用，所收集的檔案資料難以確保完整度、真實可靠性，無法真實地反饋建筑工程實際[2]。另外，建筑工程檔案管理往往與建筑項目盈利性缺乏直接性聯系，這使得大部分建筑企業對檔案管理工作有所忽略，部分重要建筑工程信息資料未能及時完整地收集起來，如工程圖紙、變更信息等，這些信息的缺失不僅影響建筑工程施工質量，還對建筑工程效益產生了一定的影響[3]。

2.2 檔案管理工作隨意性高

基于建筑工程檔案管理實際情況角度而言，部分建筑企業在檔案管理工作中，未能建立完善且規范的標準體系，如檔案檢索、檔案編目等，導致檔案管理工作存在較大的隨意性，如檔案資料收集以文字資料為主，未能完整收集圖片、影像等資料，導致檔案內容缺乏完整性，進而無法直觀地呈現出建筑工程質量等信息。同時，部分建筑企業在檔案資料收集整理過程中，沒有及時更新工程竣工圖，并且修改工作未能及時落實，還存在歸檔不及時的問題，最終導致所收集的檔案資料與工程實際存在出入[4]。另外，在檔案建立之后，部分檔案存在信息不完整問題，如缺乏相關環節負責人的簽字，使得檔案缺乏保存價值，從而容易影響建筑工程檔案管理效果的提升[5]。

2.3 專業管理人員隊伍建設不足

管理工作人員是建筑工程檔案管理工作的執行主體，其專業能力和素養直接決定了檔案管理工作執行效果。因此，建筑企業應在發展中，建立一支能力與素養滿足于檔案管理工作需求的檔案管理隊伍。但是基于當前實際角度來講，大部分建筑企業在檔案管理工作中，沒有配備專門的檔案管理人員，更多的是由工程管理人員兼管檔案管理工作，一方面工程管理人員本身非檔案管理專業出身，使得其缺乏相應的專業管理能力而難以有序展開檔案管理工作，一旦出現問題，則缺乏能力高質量處理檔案管理問題，從而直接影響檔案管理工作效果。另一方面檔案管理人員身兼數職，但個人精力和時間是有限的，在高強度工作環境中，顯然難以投入足夠的時間和精力去做好各項工作。而在檔案管理工作和現場管理兩項工作中，管理人員由于思想認識而會側重于工程管理，而輕視檔案管理，自然不會投入足夠的時間和精力用于檔案管理工作[6]。另外，檔案管理工作人員由于并非專業出身，在具體的檔案管理工作中，往往局限于信息資料的收集整理和歸檔，并沒有進行檔案資料價值的挖掘，導致檔案管理工作形式化，未能真正地挖掘檔案信息中的可利用價值[7]。

3 建筑工程檔案管理效果的優化措施分析

結合上文分析可知，在建筑工程施工期間，檔案管理工作是工程管理工作內容的核心組成部分，既可以直接反映建筑工程質量，又可以為建筑成本控制提供數據信息支持。但是在實踐中，建筑工程檔案管理工作仍然存在一定的缺陷和不足，制約檔案管理工作價值的實現。而在建筑行業蓬勃發展的今天，建筑企業為實現持續發展，應重視起建筑工程檔案管理工作，針對檔案管理工作現狀問題，有針對性地落實優化措施，有效提高建筑工程檔案管理效果，為建筑企業的發展添磚加瓦[8]。

3.1 提高認識，樹立正確檔案管理理念

在建筑工程建設過程中，建筑工程檔案管理工作的有序進行，前提是建筑企業管理人員對建筑工程檔案管理的重要性具有一個深刻且正確的認識，原因在于思想認識是行動的先決條件，在思想認識到位的情況下，才能積極落實相關舉措來確保檔案管理工作成效。因此，建筑企業應提高工程檔案管理重要性的認識，樹立正確的建筑工程檔案管理理念，并在實踐中積極落實相關保障性措施。具體來講，建筑企業管理人員應在思想上認識檔案管理工作的實施，可以促進建筑工程項目的建設，使得建筑工程項目高質量且安全地進行。針對建筑工程檔案管理工作，建筑企業應設置獨立的檔案管理部門，并按照檔案管理工作需求設置專職的檔案管理人員，為檔案管理工作順利進行提供支持。不僅如此，檔案管理工作的實施，應與建筑工程項目建設活動保持同步，以期確保檔案信息可以真實地反應出建筑工程項目建設實際，并為建筑工程施工的優化和技術的調整提供檔案資料支持。不僅如此，檔案管理人員應正確認識到檔案管理工作不具備直接的盈利效果，但是檔案管理工作的實施，可以為建設高質量的優質工程項目提供支持，還可以為建筑工程成本控制提供數據信息支持，從而有利于建筑工程項目整體效益的提高。只有這樣，才能確保建筑工程檔案管理工作有序進行，并在實踐中發揮出良好的效益。

3.2 規范檔案管理工作

針對建筑工程檔案管理工作中的隨意性和盲目性問題，要求建筑企業不斷對規范檔案管理工作，才能在提高檔案管理工作效果的基礎上，充分開發利用檔案的價值，為提高建筑行業的綜合效益提供支持。在實踐中，建筑企業應從以下幾個方面采取措施來提高檔案管理工作的規范性。首先，建筑企業應建立完善且嚴格的檔案管理制度，通過制度方式來明確檔案管理工作內容及標準，如檔案資料的收集、歸檔等，通過這種方式確保檔案管理中的各個環節工作可以規范展開。同時，為確保各項工作開展的有效性，建筑企業應基于宏觀層面建立相應的配套保障性制度，如監管制度，獎罰制度等，使得建筑工程檔案管理工作可以始終處于嚴格監督下高效、規范地進行，并輔以獎罰制度來調動檔案管理工作人員的積極性和主動性，使得其能夠自覺規范地按照要求做好檔案管理工作。其次，加強檔案信息化系統建設。在信息化時代，檔案管理信息化發展是主流趨勢，也是檔案管理工作成效提高的重要基礎。因此，建筑企業應圍繞檔案管理工作建立相應的檔案信息化管理系統，對紙質檔案進行數字化處理并進行保存，并利用信息化系統中自動化分類功能，實現檔案信息的分類處理與保存。在此過程中，為確保檔案信息數據的安全性，應結合人員崗位權限來設定相應的系統訪問權限，任何用戶在調用建筑工程檔案信息之前，應獲得相應的權限，并借助賬號密碼進行系統登錄。不僅如此，在系統信息查閱過程中，嚴禁信息拷貝或者改動，以此確保檔案信息的完整性和安全性。

3.3 加強檔案管理專業人才培養

結合上文分析可知，檔案管理人員是工作執行主體，專業能力與素養直接影響檔案管理工作效果。因此，建筑企業應建立一支能力和素質滿足于檔案管理工作需求的檔案管理專業人才隊伍。在實踐中，建筑企業應做好兩方面的工作，分別是人才引進和人才培養。首先，人才引進方面。建筑企業應根據檔案管理工作需求，明確所需要的檔案管理人員數量及專業領域，隨后通過網絡平臺、電視媒體等渠道發布招聘信息，明確檔案管理人才招聘要求。在此基礎上，根據所收到的簡歷信息做好人員篩查工作，并對篩選出的各專業檔案管理人才進行現場面試。在此過程中，對于一些擁有特殊技能的人才應予以關注，如計算機素養較高的人才，應優先考慮。在人才招聘之后，需要進行崗前試用，對新聘用人員的工作情況進行綜合評估，針對工作表現合格的檔案管理人員予以正式錄用。通過這種方式，充實建筑企業檔案管理人才隊伍。其次，建筑企業應做好現有檔案管理人才的培訓工作，在具體的培訓工作中，要考慮多元方式進行理論實踐一體化培訓，使得學生可以在系統培訓后掌握相關的檔案管理知識與技能，尤其是計算機技能，為高效地展開建筑工程檔案管理工作提供支持。

4 結語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作是建筑管理內容的核心組成部分，對建筑工程質量、經濟效益等都有一定的影響。因此，建筑企業應樹立正確的檔案管理理念，并在實踐中加強人才隊伍建設，同時要規范檔案管理工作，才能提高檔案管理工作效果。