人工智能對檔案管理的影響及發展建議

劉 鴿

（濱州市中心血站，山東 濱州 256600）

“人工智能”一詞源于上世紀中后期的達特茅斯會議，其實質是推動機器實現像人一樣完成智能任務的技術，其經歷了三個階段的發展，第一是機器學習階段，即智能系統運用算法從經驗中進行學習；第二是機器智能階段，即算法由普通算法向高級算法的過度；第三是機器意識階段，此時的機器已經不需要通過外部數據指引，而是通過自身經驗進行自我學習。人工智能的研究呈現的是進階式發展，其功能和應用領域日漸廣泛。而在新的時代背景之下，人工智能為檔案管理提供了更多可能性，促進了檔案知識庫以及智慧檔案館等活動的變化，而眾多事業單位也在日常檔案管理工作中引入了人工智能的運用，促使檔案管理效率不斷提高。因此研究人工智能對檔案管理的影響以及發展策略意義非凡，本文將從優勢發力、因地制宜、基礎建設以及包容開放四個角度加以論述。

1 人工智能和檔案管理的研究現狀

檔案管理和人工智能兩者看起來毫無關聯，但經過研究解析發現兩者有很多相關聯的地方。首先，根據對檔案的理論以及實踐來考慮，其發展與信息技術息息相關，若信息技術不復存在，檔案管理的方式將還是人為傳統的管理方式，而運用紙質版檔案有著不便于查找以及管理的顯著缺點。隨著信息技術的發展，紙質版的檔案逐漸變為了計算機數據檔案，相對事業單位的檔案管理工作也減輕了很多，這些現象都證實了檔案管理與人工智能的關聯性。其次，檔案領域的發展離不開科學技術，換句話說，事業單位若想實現在檔案管理的發展，就必須要獲取最先進的計算機技術以及管理工具，可見，人工智能在檔案領域的應用給檔案管理帶來了重要影響。

自1982年檔案領域的工作者就將人工智能應用到工作其中，有一些研究學者對人工智能在檔案的作用及影響展開研究，用智能技術代替人的思維進行工作，有效減少檔案整理時間，也有效使得檔案查找工作變得更加便捷簡單，隨后有不少的事業單位的檔案管理工作人員紛紛引進人工智能進行結合工作。目前看來，我國檔案領域在人工智能方面的研究主要是以下幾點：首先是人工智能在檔案工作中的應用，有研究工作者認為，建立計算機數據檔案為檔案管理工作提供了新路徑、新發展方向，但是，隨著信息技術的發展，傳統式檔案管理機制也面臨著大改革。還有一些研究工作者認為，人工智能在檔案界的應用對于一些檔案管理工作比較簡單，技術含量較低的單位帶來了一定的沖擊性，但是人工智能的出現，為檔案領域帶來了智能化、使得其工作變得更加簡捷。其次，人工智能在檔案管理工作實踐的應用。有一些事業單位通過人工智能技術為檔案管理工作帶來了很大的便捷性，其利用人工智能進行資源收集、檔案檢索、形成數字化檔案、等工作，同時還提高了檔案的服務質量。筆者認為，人工智能在檔案領域的應用，可以實現移動端檔案業務，滿足了人們的個性化需求。我國對檔案管理與人工智能的研究主要偏向于檔案管理活動的實踐、以及風險分析。在具體的應用技術方面還處于試驗階段，相關事業單位的檔案管理人員應該徹底拋棄傳統的管理理念，學習利用信息技術進行檔案管理工作，才能得以長期發展。

2 人工智能對檔案管理的影響

人工智能的大熱帶來了經濟、政治、文化以及科技等方方面面的變革，從其知識構成上，這項技術不僅包含了語言一類的基礎知識，更在哲學能方面有了新的內涵。通過對國內外的研究成果進行梳理并結合人工智能在檔案管理中的結合現狀，筆者認為人工智能對檔案管理的影響主要體現在三個方面。

2.1 推動檔案管理理論的發展與創新

從我國目前的檔案管理發展現狀來看，雖然人工智能已經在檔案管理中逐漸應用，但是在新技術環境下的檔案管理理論仍有欠缺，從而難以在檔案管理過程中起到正面作用。隨著互聯網技術的發展和變革，傳統的檔案管理要素發生了天翻地覆的變化，如何發展傳統檔案鑒定理論，如何使傳統檔案分類的方法論適應現在的信息化技術都成為人工智能背景下歸檔工作面臨的問題。檔案對于事業單位而言也是一門學科，其要求事業單位在進行檔案管理工作上進行大量實踐，通過總結和梳理確保管理理論的發展與創新。對于事業單位而言，檔案管理工作的進行必須依據一定的檔案管理理論進行，事實證明，人工智能通過促進檔案管理理論發展能夠切實提高事業單位的核心能力和辦事效率。

2.2 促進檔案管理模式的優化和升級

通過對現有的文獻進行整理，筆者發現，人工智能技術在檔案管理工作中的應用十分廣泛，幾乎涵蓋了檔案管理工作的所有流程，因此，人工智能帶來的技術變革將會影響到現有的檔案管理模式。不管是檔案工作自動化系統的開辟、檔案的智能化管理還是檔案管理基礎業務活動的更新與迭代、檔案的整合與檢索都體現了人工智能技術與檔案管理工作的深度融合。因此，對于事業單位而言，必須要重視人工智能技術帶來的機遇和挑戰，以開放的心態將人工智能技術運用到自身發展之中，通過探索“人工智能+檔案”的模式，形成科技推動檔案工作轉型發展的顯著優勢。

2.3 推動檔案管理人員的改造與升級

檔案管理人員的綜合素質，是檔案數據化的直接影響因素，相關人員每天與檔案有密切接觸，在人工智能技術快速發展的時代背景之下，檔案管理人員的素質得到了明顯提高，有效規避了因員工失職導致的相關資料檔案的丟失。同時，人工智能技術的引進為事業單位的專業人員進行培訓提供了便捷，單位能夠借助相關技術定期對員工的專業知識進行培訓從而保證檔案得到妥善的保管。此外，人工智能技術的變革也推動了檔案管理人員的自我學習，使其能夠順應時代數據化的潮流，加強自身在檔案管理專業知識和技能方面的學習，不斷積累檔案管理工作經驗，發揮正確且積極的內部效應，促使檔案管理順利且運轉高效。

3 人工智能推動檔案管理發展的建議

3.1 從來源的優勢上發力

針對檔案領域來說，可以正確判斷檔案管理技術的發展趨勢、把握檔案管理的形式變化，就可以使檔案工作變得更簡捷的，使得檔案部門得以持續性發展，倘若做不到上述兩點，則可能會有生存危機。曾經有學者認為，人們在學習計算機或者人工智能的時候，若學習數據是帶有瑕疵的，那學到的技術也是帶有瑕疵的。所以，檔案領域的工作者要認識到數據的重要性。檔案對于事業單位的發展有著顯著的正面效應，檔案內的所有信息都要非常精確且不能出差錯，不論是紙質版還是數字化版的檔案數據，在進行管理時，都要非常認真。檔案部門的檔案數據質量以及數據管理都是有根源優勢的，與互聯網上的一些形態各具的數據信息相比，檔案更具備完整性、真實性。隨著我國電子政府的服務的發展，對于檔案服務，要實現跨機構、跨部門傳輸，因此，檔案領域的工作人員要積極轉變其管理理念，將數據檔案的優勢發揮出來。為后期的人工智能技術對檔案數據的管理以及分析奠定良好的基礎。

3.2 因地制宜發展

以宏觀視角來看，部分事業單位在進行人工智能技術的運用時受到了層層阻礙，這是由于不同的事業單位側重的領域不同，因此，必須因地制宜，制造出是以事業單位發展的管理系統。當前的事業檔案電子化建設已經走向成熟，不過沒有對檔案進行統一的系統管理，相關部門有必要通過自身事業檔案的特點，制定出統一的管理系統，使整體運行更有效率，最終形成自身特有的管理體系，這種系統既能夠提高檔案工作的效率，對單位的運營效率也有不可磨滅的作用。通過建立富有單位特色的管理系統能使事業單位運營一條不紊的進行，最終實現檔案數字化的全新發展。

3.3 基礎內容建設

在人工智能環境下，事業單位的檔案管理呈現出數字化優勢，而在檔案管理過程中，最基礎的內容便是檔案的儲存，檔案的存儲說白了就是數據庫的建設，在對數據進行搜集和整理之后，加以分析，得出的結論以及其中所運用到的數據即構成了數據庫，這個數據庫并不是一次性的產物，而是隨著事業單位的發展日趨健全和完善的，最終形成一個龐大的信息數據庫。但是數據庫的建設離不開相關信息技術的發展，在對信息的收集階段，要運用到很多的處理和鑒別技術，而在整理階段，目錄等一系列的信息技術也派上了用場，最后的分析階段要用到很多大型的數據分析技術才能得出相關的一些結論。通過對人工智能技術的使用，紙質版的信息轉變為了信息化的檔案，在完整性等方面有了保障，在后期的查閱和檢索中，技術仍是不可或缺的一環。

3.4 運秉承包容開放原則

隨著我國信息技術的發展，大數據在各行各業的應用起到了重大的貢獻，但是大數據在專業實踐中的應用卻很難開展。經過學者研究后，得知，大數據的應用在專業實踐中難以開展的原因不是因為我國技術不成熟，主要原因是因為我國缺乏專業技術人才，有很多單位的工作人員只是簡單了解大數據，而對其并沒有專業性應用知識，因此難以展開工作。在檔案領域也是如此，所以，檔案管理工作人員應該以包容和開放的態度與專業技術人員進行合作交流，并展開合作學習。多方協同是我國各行業發展的主流趨勢，各行業進行取長補短，互相學習，促使兩方都有效發展。面對檔案管理工作的改革，事業單位的檔案管理工作人員要秉持包容開放的態度進行學習，不斷改善、完整其專業結構以及管理理念。

4 結束語

總的來說，檔案管理工作一直是事業單位的重點工作之一，而隨著人工智能技術的變革，檔案管理工作有了更加豐富的內涵。本文通過推動檔案管理理論的發展與創新、促進檔案管理模式的優化和升級以及推動檔案管理人員的改造與升級三個方面闡述了人工智能技術對于檔案管理工作的影響，并從優勢發力、因地制宜、基礎建設以及包容開放四個角度提出了其發展的相關建議。