辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理分析

劉艷華

（濟寧市婦幼保健計劃生育服務中心，山東 濟寧 272000）

辦公室文書檔案主要包括了請示、會議記錄、談話、審批、會議資料等文檔資料，通過收集和歸檔這些資料，可以有效地提高企業的運行效率，同時也能促使企業管理人員在實際工作的開展中重視類似情況，然而文檔的收集和歸檔由于具有非常復雜繁多的特點，因此分類收集和歸檔中需要運用科學嚴謹的方法，可以使檔案的利用效率得到提升，最終為企業和社會提供更好的服務。

1 做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的重要性

辦公室文書檔案的收集與歸檔工作是各部門開展管理工作的重要依據，有利于企業各部門管理工作的效率和質量得到有效提升。在文檔管理中，獲得相應文檔后，需要按照文檔的種類和日期進行分類，并按照一定的要求進行歸檔處理，在對文檔的分類中，從科學性的角度進行整理匯總[1]。同時在文檔的分類中，按照標準化和規范化的表現形式進行分類，在收集文檔時一定要及時，因為文檔有可能是十分機密的重要文件，是企業日后證實某些合作關系的重要證據，所以文檔的分類收集和歸檔，從任何一個步驟而言，都是息息相關的，也會影響到企業的發展，基于此，辦公室文檔的收集和歸檔工作通常具有以下三個重要的特點。首先是文檔的收集和歸檔在整個企業管理中占據主導地位，為了更好地加強并穩固檔案的收集和管理環節的有效開展，促使企業各個部門工作效率的有效提升，企業必須在此基礎上重視對檔案的收集和管理工作。其次是檔案的收集和管理工作能夠實現對企業各個部門發展歷程的記錄，企業一般包含財務部、業務部、信息部、技術部、質量部、采購部等部門，這些檔案對各個部門的發展都有著明確的數據記錄，可以使企業在每年年末根據這些檔案對各部門的情況進行分析探討。最后是辦公室文檔的收集和歸檔的重要性體現在有利于企業高層領導隨時掌握企業的實際經營情況，并根據企業的實際經營情況對其進行有效落實，最終使企業向著更好的方向發展。

2 辦公室文檔收集與歸檔工作中存在的問題

2.1 文檔管理意識較差

在企業文檔收集與歸檔中，相關工作人員缺乏足夠的意識，導致在工作時粗心大意，對文檔的收集和歸檔工作做不到位。大部分人員只對企業發放的紅頭文件比較重視，其他普通文件不夠重視，缺乏對文件的有效編號，這使得文檔管理工作質量和效率大幅度降低，甚至還會出現文檔缺失的情況發生[2]。由于工作人員的意識性差，缺乏足夠的責任感，給文檔管理和查閱工作帶來了很大的麻煩，使文檔管理無法給企業發展提供必要的決策依據，最終阻礙了企業的有效發展。

2.2 企業對文檔工作管理力度較弱

大部分企業在文檔管理中都存在以下三點問題，首先是文檔管理的方式不夠合理。在文檔管理中，主要以文字形式的檔案為主，而缺乏對無紙化文檔的有效利用，隨著當今社會的快速發展，提倡辦公室無紙化和自動化的辦公，因此電子文檔的管理不僅節省時間和空間，而且更加容易保存，但大部分企業并不重視電子文檔的管理。其次是在文檔的收集與歸檔中，相關流程不夠規范，雖有企業對部分資料進行了分類，但缺乏及時歸檔的處理，使得后續對文檔的使用中，很難查找到相關文檔資料。最后是文檔缺乏足夠的完整性和連續性，由于文檔管理工作力度較弱，在文檔的收集與歸檔中會造成相關文檔出現缺損的情況，這在企業中是非常常見的一個問題。

2.3 檔案材料的收集不夠全面

在辦公室文檔的收集和歸檔管理過程中，企業經常會發生文檔收集不夠齊全的情況，這些文檔主要是企業的各類文件資料和會議資料[3]。造成這種原因是由于企業在生產發展中，經常會制訂出對應的管理方案或者流程，同時企業的各項會議又比較多，使得企業幾乎每天都會產生大量的文件資料，這些文件資料對企業的發展具有十分重要的參考價值，當這些文件資料被遺留在其他部門時，會使文檔收集不夠完整。同時大部分企業文檔管理人員都屬于兼職狀態，很少有企業配備專門的文檔管理人員，因此這些兼職人員在工作中，由于缺乏足夠的精力和時間去搜集所有文檔資料，給企業文檔管理造成了很大的影響。

2.4 檔案管理中很容易受到損失

雖然當今互聯網的發展非常快，但在大部分企業中，紙質化的文檔依舊是比較常用的一種方式，所以紙質文檔稍微保存不當就會出現損失。尤其是當那些比較重要的文檔出現損失，就會給企業的發展造成比較嚴重的損失以及難以挽回的局面。常見的文檔損失有暴雨天氣使得雨水進入辦公室，或者文檔被蟲子、老鼠啃咬，火災、地震等意外事故的出現，都會導致文檔受到損失，這種情況下，很難對文檔進行就有挽救，而使企業蒙受巨大經濟損失。

3 辦公室文檔收集與歸檔工作的管理策略

3.1 加強文檔管理意識

企業在文檔管理中，開展“文檔一體化”的意識，將文檔管理工作在組織制度與具體運行程序進行有機融合，能夠確保對企業文檔的管理，使企業文檔管理流程變得更加合理。在文檔管理流程中，要規范企業文件材料的質量，包括文件中的文體、格式等要求，對不同文件編制不同的編號，并以此類推文件編號，這也有利于文檔的快速查閱和尋找。除此之外，企業在發展過程中，也要加大對文檔管理工作的宣傳力度，使每個部門都有相關人員參與到文檔管理工作中，可以很好地做到各種文檔材料的存留和移交[4]。同時加強對文檔管理人員意識的培訓工作，并制定出相關的制度約束文檔管理人員，可以避免出現以往的情況，使文檔管理工作能夠順利有效地開展運行。

3.2 完善文檔工作的管理制度

企業領導只有深刻地認識到檔案收集和管理工作，才能有效地指導相關工作和建議[5]。通過組織相關責任人制定并優化文檔檔案的相關管理制度，對文檔的收集和歸檔時間、保管期限以及相關歸檔注意事項進行明確，有利于確保文檔的真實有效性。對檔案管理人員的工作方式和工作方法進行嚴格規定，明確檔案管理人員的工作職責和義務，可以使辦公室檔案收集和歸類科學、有序地開展，同時也可以避免檔案的泄露。

3.3 更新文件材料的收集和整理方式

通過提高檔案管理人員的工作意識，同時還要適時地更新這些文檔的收集與整理方式。因此在企業的檔案管理過程中，必須改變傳統的檔案收集方式，負責檔案管理的人員應該積極主動地到企業各個部門收集需要保存的檔案資料。如有必要，還可以積極引導各個部門的員工和領導，使他們認識到檔案管理工作的重要性，從而促使各個部門原有的檔案管理從被動變為主動[6]。在檔案管理中，檔案管理人員必須全面、充分的了解不同時期各種文件材料，并按照不同的類別收集和完善這些資料。在工作過程中，檔案管理人員通過實踐、溝通以及摸索的方式，有利于深入了解檔案管理工作的最終需求，使檔案管理在具體的實踐中做到及時發現、及時了解，從而收集出相關的文件材料，確保文檔收集的完整性。

3.4 創新文檔收集和歸檔方式

在傳統的文檔管理模式下，文檔的收集和歸檔過程很容易出現資源嚴重匱乏的情況，所以就需要加強創新文檔收集和歸檔的方式。需要文檔管理人員加強對企業各部門的聯系情況，并依照相關的規章制度定期對文檔進行收集和歸檔工作，有利于確保文檔資料具有足夠的連貫性和歷史性，而避免出現文檔不真實的情況。同時企業加大電子文檔的使用，將重要的文檔分為兩種不同的存檔方式，一種繼續按照傳統的紙質文檔進行保存，另外一種保存在電腦上，并將文檔上傳到云服務器上，可以很好地避免傳統文檔的損失情況[7]。除此之外，企業還需要積極引入先進的檔案管理方式、經驗和設備，可以提高企業文檔的收集和歸檔效率，減少人為的失誤率，使企業在文檔的應用中可以提供足夠有力的依據，為企業的發展開創出新的局面，最終給社會提供出更加優質的服務。

4 結束語

辦公室文書文檔的收集和歸檔工作，可以直接反映出企業的行政管理活動好壞，同時做好對這些文檔的收集和歸檔，對企業日后的發展具有十分重要的作用，然而企業想要做好辦公室文檔的收集和歸檔，就必須從思想上、制度上進行優化加強，才能使辦公室相關工作人員及時充分認識到文檔收集的重要性，并通過優化傳統文檔收集和歸檔方式，使企業文檔工作得以順利開展。