網絡時代如何完善事業單位檔案管理工作

黃美麗

（單縣科技館，山東 菏澤 274300）

在網絡時代下，事業單位應認識到各種信息化手段的重要性，使檔案管理過程具有數字化的特點，并根據本單位的實際發展情況來對原有的檔案管理流程進行創新，運用信息化技術來提升檔案管理水平。該舉措有助于事業單位高效管理各種檔案信息，避免檔案管理流程中產生嚴重的問題。

1 網絡時代下完善事業單位檔案管理工作的意義

1.1 有助于建成高水平檔案信息化管理體系

各種互聯網技術有助于建成高水平檔案信息化管理體系，因此，管理人員可通過互聯網這一方式，使各種紙質檔案變成電子存儲，隨后運用信息技術手段來充分管理一系列的電子檔案信息，使檔案管理水平得到質的提升[1]。事業單位在社會中具有重要的作用，當不斷加大檔案信息化建設力度時，可減少工作人員的工作量，使其將更多精力投入于其他工作中，從而網絡時代下事業單位檔案管理的中心內容為建成高水平檔案信息化管理體系。現今是網絡化的時代，幾乎每一個人都已經投身于網絡化的浪潮中，由于事業單位中擁有許多檔案資料，為充分彰顯各種檔案資料的價值，管理者應運用數據化手段來開展檔案管理工作，以促進事業單位的進一步發展。

1.2 有助于創建個性化的管理模式

個性化的檔案管理模式不僅能使檔案管理流程富有靈活性，而且檔案中會出現更多的內容。人事檔案、財務檔案等均是檔案中的重要組成部分，因此，管理者不僅應該對人員、時間等進行全面的分配，而且應該參照個性化需求來對各種檔案進行嚴格的篩選。此外，信息化的檔案調用系統可滿足人們的多元化需求，使工作人員參照客戶端的權限來構建個性化的電子檔案查閱使用服務，通過遠程的方式，人們還能全面了解檔案資料中的細節[2]。如工作人員在進行技能型人事檔案管理時，可借助大數據手段來快速查詢員工的簡歷，隨后將員工安排于合適的工作崗位中，使每名人員全面彰顯自身的個人能力。

1.3 保障檔案數據的安全性

為保障檔案數據的安全性，管理人員可使部分數據與網絡進行對接，以免存在外泄的風險。為此，管理人員應該形成保密涉密數據的思想意識，對各種檔案數據進行全面的保護，還應該加大系統安全建設力度，否則數據可能受到黑客的入侵[3]。如果部分檔案已經與外部網絡進行連接，工作人員應該進行精細化管理，如借助區塊鏈技術來對數據進行加密，以此來保障檔案數據的安全性。最終，網絡化的檔案管理方式已經變成豐富檔案信息的重要工具，在大數據技術的作用下，工作人員可全面保障檔案數據的安全性，避免單位產生嚴重的數據信息泄露事件。

2 事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 檔案信息化發展進程過于緩慢

雖然眾多事業單位已經加大信息化檔案管理力度，通過網絡化手段來逐步提升管理水平，但是部分事業單位的檔案信息化進程發展緩慢，由于管理者沒有意識到檔案業務的重要性，認為整合檔案并非事業單位的主要工作內容。加之事業單位缺乏充足的發展資金與較多高素質的專業人才，導致單位無法創建優良的信息化檔案管理系統，檔案信息化發展進程十分緩慢。或者檔案管理系統中的信息不吻合事業單位的實際發展情況，造成每個部門中的檔案管理信息可能出現不同步的情況，長此以往，不利于單位實現統一管理的目標。事業單位也沒有對檔案資源進行充分的開發，或者建立專門的數據資料庫，導致檔案資料管理水平在持續下降[4]。最終，管理者無法對檔案資源進行深度開發，檔案資源無法與社會資源進行充分的共享。

2.2 沒有合理運用檔案數據

事業單位沒有合理運用檔案數據，將更多精力投入于原始檔案數據的收集與檔案本身的分類存儲中，隨著該現象的不斷加劇，可能會縮小事業單位的影響力。伴隨社會的不斷發展，大數據技術變成數據處理中的核心性內容，當管理者對檔案資料進行簡單的通讀時，既能詳細了解行業發展的具體情況，又能了解國家與社會的發展進程。但是事業單位未認識到檔案管理在單位發展中的作用，始終將檔案放置于檔案室中，運用更多的人力財力來處理其他工作，該現象不僅會降低管理水平，而且還會浪費不必要的資源。

2.3 缺乏專業化的管理人才

事業單位檔案管理過程中需要許多專業化的管理人才，然而許多人員缺乏豐富的檔案管理工作經驗，導致檔案管理過程中產生許多問題。另外，管理人員沒有充分運用檔案信息化系統，更沒有增強各種檔案資源間的關聯性，造成業務部門與管理部門間的溝通效率在逐漸降低。上級主管部門也未加大對檔案管理工作的扶持力度，造成檔案管理模式不符合當前的時代發展進程[5]。目前，隨著信息技術的快速發展，檔案管理人員面臨十分嚴峻的挑戰，但是許多檔案管理人員缺乏優良的思想意識，沒有掌握更多的計算機操作技術，也沒有及時更新與維護信息數據，導致檔案管理工作中存在許多安全隱患。

3 網絡時代下完善事業單位檔案管理的具體措施

3.1 加大檔案信息化建設力度

事業單位需加大檔案信息化建設力度，針對當前管理過程中所出現的問題，制定科學化的管理制度，使信息化體系架構促進檔案管理工作的進一步開展。管理者也應全面了解各種檔案信息的基本特點，使管理部門與業務部門間進行全面的溝通，避免產生溝通不暢的情況。管理人員還應加大扶持力度，持續彰顯互聯網的重要意義，構建信息化的檔案管理模式，并對各種檔案信息資源進行充分的歸類，以此來不斷優化信息資源庫中的內容，為單位提供優良的檔案信息資源服務[6]。通過信息化技術手段，單位還可將本單位中的檔案信息資源庫與相關單位進行對接，以此來實現信息共享的目標。管理人員還需全面運用各種新媒體方式來開展檔案信息管理活動，以此來對相關網絡數據進行全面的分析，并全面把控檔案管理中的細節內容，否則可能出現檔案遺失的情況。最終，事業單位會充分了解行業發展情況，創建數據庫搜索引擎，使檔案管理效率得到顯著提升。

3.2 科學運用檔案數據

單位應該運用各種現代檔案業務管理技術來管理檔案數據，如可運用區塊鏈技術來對檔案數據進行全面的保護，或者運用云計算技術來對各種檔案進行分類，并保存多個鏡像備份，即使一些檔案系統的主機宕機，系統也能在其他檔案系統主機上恢復相應的數據，確保各項資料數據得到全面的保護。管理人員還可參照檔案業務訪問流量的大小來進行自動化擴容，并不斷優化信息環境，基于運行環境、規章制度等角度來對檔案信息進行全面的管理。管理者也應創建優良的內部管理體系，對工作人員進行嚴格的管理，并不斷強化信息系統的安全水平，當產生潛在性的漏洞時，應提前制定預見性的解決策略。另外，工作人員應該知曉計算機病毒的變化情況，推出各種病毒防控措施，為使事業單位檔案管理方式得到優化，管理者也應不斷運用大數據手段來對檔案數據進行分析與處理，借助大數據技術來對影像檔案資料進行管理，隨后建立優質的檔案資料庫。管理人員需運用防火墻技術來對各種檔案信息進行加密保護，否則一些數據信息可能受到黑客的攻擊，還應該對各種檔案進行備份，使一系列的檔案資源得到充分保護，否則可能出現數據丟失的情況。最終，當工作人員科學運用檔案數據時，檔案信息中的各種數據將能得到切實保護。

3.3 培養專業化的管理人才

事業單位應該培養專業化的管理人才，不斷對人員結構進行優化，使工作人員擁有優良的思想道德素質，還應加大培訓力度，使工作人員掌握更多的理論知識，擁有豐富的實踐經驗，單位也應該尊重人才，逐步提高工作人員的薪酬待遇水平，使其產生強大的工作熱情。領導應該認識到網絡時代的發展趨勢，投身于培訓工作中，向工作人員講述新媒體運營、信息安全等相關知識，使其將各種技術應用于檔案管理工作中。單位也應加大獎勵力度，當人員取得優良的工作表現時，便能獲得一定程度的物質獎勵與精神獎勵。此外，事業單位應該改變傳統的檔案管理思想，全面了解當前的時代發展進程，詳細劃分每名人員的基本工作職責，使其充分運用網絡化手段來完成各項檔案管理工作。事業單位在招聘人才時，還需加大考核力度，確保人員擁有優良的檔案管理能力，可充分運用數字化方式對檔案進行管理。每經過一段時期，管理人員也應該組織數字化檔案培訓工作，使工作人員了解更多的數字化檔案管理知識。

4 結論

總之，網絡化時代推動事業單位檔案管理工作的進一步開展，為此，單位應該加大信息化體系建設力度，創建優良的信息化管理模式，在優化人員結構的基礎上，還能增強事業單位的綜合實力。最終，事業單位會參照網絡時代的發展現狀來創新原有的檔案管理方式，使各種檔案信息資源充分發揮自身的價值。