論如何加強醫院檔案資源開發利用

鄭越文

（臺州市中心醫院（臺州學院附屬醫院），浙江 臺州 318000）

醫院檔案指的是在醫院日常管理中產生的具有保存與開發價值的原始記錄、文獻資料等，是非常寶貴的資源，憑借原始性、真實性的特點在醫院管理與運作中發揮關鍵性價值，加強對檔案資源的開發利用能夠讓醫院更有效地發展，為人民健康、社會穩定作出更大貢獻。然而現階段醫院檔案管理面臨網絡化、信息化挑戰，檔案資源開發利用意識薄弱、服務功能單一、信息服務水平偏低等問題越來越突出，制約著檔案管理改革的深入，急需改進和強化。

1 加強醫院檔案資源開發利用的重要性

醫院是關系國計民生的公益性機構，在經營發展環節形成大量檔案材料和信息，涉及圖表、圖像、錄音、視頻等載體，包含的內容較多，例如病歷、基建、人事、科研等檔案[1]。隨著經濟社會事業的不斷發展和進步，醫院的社會服務能力越來越強，醫院檔案不管是內容還是數量都在不斷豐富、增加，在系統地、全面地反映醫院發展歷程的同時完整地、真實地反映醫院醫療、基建、科研、教學、管理等實際情況，尤其能夠通過詳實記錄診治各種疾病的情況反映流行病的變化與發展趨勢，體現出巨大的價值和作用，只有充分開發利用醫院檔案資源，把死材料轉化為活信息，才能把檔案的潛在價值變成現實價值，更好地服務醫院的管理和發展，滿足人們的信息資源需求，確保提供優質高效的醫療服務。因此，加強醫院檔案資源開發利用顯得至關重要，現如今能否加強檔案資源開發利用已經是醫院深化檔案管理改革的重要標志，更是對醫院綜合競爭力的體現。

2 加強醫院檔案資源開發利用的基本原則

為了發揮醫院檔案資源的價值，必須充分加強對醫院檔案資源的開發和利用，其前提和基礎在于堅持一系列基本原則。一是法治原則，根據國家有關檔案開發利用的法規，在統一領導和分級管理體制之下嚴格執行對應規章制度，堅持依法規范醫院檔案資源的開發利用[2]。二是協同、便民原則，因為醫院各類檔案資源分散在各個臨床科室、醫技科室、行政管理、后勤服務等部門，存在數量龐大、歸檔周期不同、內容不完整等現狀，要求檔案部門在開發利用檔案資源時和各個科室、部門加強交流、協調；結合醫院檔案特別是病歷檔案和大眾利益息息相關的特殊性，在法律制度和利用方式、服務內容等方面體現出真正為民所用的原則，滲透便民利民理念。三是靈活、效益原則，靈活性指的是醫院檔案內容極有可能伴隨民生的發展而變化，需要采取靈活的檔案開發利用方式，避免僵化地理解和使用；效益性則是指根據醫院檔案資源比較分散的存儲情況，短期內整合利用檔案資源的難度較大，在開發利用實踐中要遵循效益優先原則，提高檔案隊伍綜合素質，保證滿足檔案利用需求，不浪費資源。

3 加強醫院檔案資源開發利用的有效策略

檔案開發利用是醫院檔案管理工作的出發點、落腳點，是發揮醫院檔案資源功能與作用的重要途徑，在實際工作中要遵循上述原則，采取行之有效的策略提高檔案資源開發利用率。

3.1 更新管理理念，增強檔案開發利用意識

要實現醫院檔案資源開發利用的強化，最關鍵的是更新傳統管理理念，不斷增強開發利用意識。為此，醫院檔案人員要樹立主動提供檔案服務的意識，了解檔案利用者的需求，讓他們獲得及時可靠的檔案資源服務，從而依托掌握大量檔案資源的優勢服務醫院管理[3]。換言之，檔案人員要擴大檔案征集門類、接收范圍，加強檔案的征集、接收等，努力建成數量充足、結構合理、內容豐富、質量優化、特色顯著的檔案資源體系，奠定科學開發檔案資源的堅實基礎，從而完善檔案資源服務模式，為醫院創造優良效益。

一是檔案人員要建立信息理念，提升開發檔案資源的緊迫感，平時經常和院內各科室、各部門聯系、溝通，及時了解各項工作對檔案信息資源的需求、進展，積極匯集材料，讓利用者獲得翔實的、準確的檔案信息服務；二是建立科學理念，結合實際需求和發展需要認真落實檔案的編研選題工作，例如專題匯編、全宗介紹、文摘提要等，通過這些形式滿足檔案開發利用需要；三是更新工作模式，逐漸從檔案資源保管型、封閉型轉向參與決策型、開放型，改善情報信息和檔案資源的一體化服務，促使醫院各類信息相互補充、滲透，強化跟蹤服務，例如針對難以歸檔的基建類、科研類檔案利用跟蹤服務模式進行收集、歸檔，形成更完整的信息體系，促成醫院檔案資源共享。

3.2 改進工作方式，發揮檔案資源服務功能

除了在醫院檔案資源開發利用中融入新的理念，工作方式也亟待改進和創新，創建優良的軟件環境更是在網絡信息時代發揮好醫院檔案資源服務功能的基本保障。因為醫院檔案管理信息化建設離不開資金和資源的支撐，確保基本物質環境滿足檔案開發利用所需。現階段很多醫院的硬件基礎都比較完善，為了更有效地促進檔案資源的科學化開發與利用，創建更堅實、更可靠的軟件環境勢在必行。例如搭建醫院數字化檔案存儲平臺，通過這樣的方式簡化醫院檔案資源存儲流程，節省院內檔案管理空間；構建云端存儲空間、加密系統，提升醫院檔案資源的安全系數。考慮到醫院檔案利用者的服務需求不斷趨于個性化、便捷化、智能化，醫院檔案人員還要主動探索開發檔案資源的檢索瀏覽、公共查詢、信息推送以及參與互動等服務功能[4]。例如在檔案管理工作中注意分析、研究醫務人員和科研工作者、行政人員、患者等檔案利用者的特征，細化利用者類別，根據他們的個性化檔案資源利用需求提供私人定制服務，進行個性化檔案資源內容的推送；以安全保密為前提從面向利用者開放醫院檔案資源的廣度與深度上狠下功夫，想利用者之所想，深挖他們的需求，通過文字、圖片、音像等多樣化形式為利用者多維度地、立體生動地呈現醫院檔案資源，優化檔案利用者的利用體驗，提升滿意度，最終讓醫院檔案資源開發利用有的放矢，大大提高工作效能。

另外，為了深度開發醫院檔案資源的價值，在新媒體環境下應更重視制作信息電子書，進一步創新檔案資源信息管理方式，優化對醫院檔案資源的開發利用。即結合檔案利用者的需求加強對醫院檔案資源的電子書頁面設計，完善目錄項目，方便利用者根據目錄查找所需檔案信息，提升檔案利用速度。那么檔案人員在收集整理檔案信息時就要詳細記錄，例如在病歷檔案管理中詳細記錄患者的病情、住院日期等，奠定檔案信息電子書制作基礎。與此同時，優化電子書內容設計，在設計信息電子書時確保檔案信息資源的真實性、完整性，充分挖掘檔案價值，對原有檔案信息要加大檢查與修改的力度，確保設計的檔案信息電子書與檔案資源結構需求匹配；把電子書內容分成多個模塊，例如在設計上適當添加案例分析模塊，適應利用者的信息需要；保持高度嚴謹性，例如設計電子書時結合醫院檔案不同的注釋、插圖等重新排版，使電子書的信息更合理、更清晰，滿足利用需求。

3.3 重視人才培養，提升檔案信息服務水平

優秀檔案人員是做好檔案資源開發利用不可缺少的保障，對檔案資源來源廣泛、形成主體復雜的醫院而言更是如此，在患者診治、日常管理等過程中形成大量材料，科學管理這些材料和檔案人員的專業水平、學習能力息息相關。所以醫院檔案人員既要熟練掌握檔案管理專業知識，又要擁有極強的學習意識和學習能力，及時了解各種疾病知識和醫院就診流程、運作流程等，為開發利用檔案資源起到指導作用。當下一部分醫院因為經費不足的影響，通常只關注對醫務人員的教育和培養，忽視檔案人員等基層工作者的職能，忽視檔案工作對醫院工作的強大輔助作用，很多專業醫療工作者盡管醫療技能突出，卻無法勝任基層工作，需要醫院合理配置資源，在發展醫療業務的同時重視培養基層工作隊伍。例如針對檔案人員開設新媒體培訓課堂，讓他們交流、學習，不斷更新知識儲備，適應時代發展。

高素質檔案人才也是保障醫院檔案資源開發利用安全的中堅力量，檔案資源的整理、查閱等都要由檔案人員完成，他們是開發利用檔案資源的入口，職業操守直接影響檔案資源的安全性[5]。所以對醫院檔案人員的培養還必須注意職業道德內容，主要包括：增強責任心，要求基層檔案人員對經手的檔案工作負責到底，形成嚴謹務實的工作作風；培育保密意識，作為醫院檔案人員，安全保密是檔案管理工作的基礎，是醫院檔案信息安全的關鍵性條件，關系著醫院的安全與利益，開發利用檔案資源務必要以安全保密為前提；培養事業心，要求檔案人員在日常管理工作中嚴格按照相關法規和制度辦好對應手續，例如對檔案的審查和借閱、銷毀等都要經歷領導簽字審批等流程，及時核對用過的檔案資源，發現缺失問題必須第一時間找到原因，有效解決問題。

4 結語

開發利用檔案資源是醫院管理與運營的實際需求，需要通過新的管理理念、科學的工作方式加強檔案開發，同時提供人才保障，進一步提升醫院管理水平，推動醫院穩健發展。當然，檔案資源開發利用是醫院艱巨的、長期的戰略任務之一，要伴隨新醫改的廣泛深入實施不斷加快檔案信息化建設進程，圍繞醫院檔案資源建設核心，以最大限度利用檔案為目標，把握機遇、迎接挑戰，持續探索更多合理有效的開發利用方式和策略，進一步提升醫院檔案科學化管理水平。