論如何加強醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用

鄭越文

（臺州市中心醫(yī)院（臺州學(xué)院附屬醫(yī)院），浙江 臺州 318000）

醫(yī)院檔案指的是在醫(yī)院日常管理中產(chǎn)生的具有保存與開發(fā)價值的原始記錄、文獻資料等，是非常寶貴的資源，憑借原始性、真實性的特點在醫(yī)院管理與運作中發(fā)揮關(guān)鍵性價值，加強對檔案資源的開發(fā)利用能夠讓醫(yī)院更有效地發(fā)展，為人民健康、社會穩(wěn)定作出更大貢獻。然而現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理面臨網(wǎng)絡(luò)化、信息化挑戰(zhàn)，檔案資源開發(fā)利用意識薄弱、服務(wù)功能單一、信息服務(wù)水平偏低等問題越來越突出，制約著檔案管理改革的深入，急需改進和強化。

1 加強醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的重要性

醫(yī)院是關(guān)系國計民生的公益性機構(gòu)，在經(jīng)營發(fā)展環(huán)節(jié)形成大量檔案材料和信息，涉及圖表、圖像、錄音、視頻等載體，包含的內(nèi)容較多，例如病歷、基建、人事、科研等檔案[1]。隨著經(jīng)濟社會事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，醫(yī)院的社會服務(wù)能力越來越強，醫(yī)院檔案不管是內(nèi)容還是數(shù)量都在不斷豐富、增加，在系統(tǒng)地、全面地反映醫(yī)院發(fā)展歷程的同時完整地、真實地反映醫(yī)院醫(yī)療、基建、科研、教學(xué)、管理等實際情況，尤其能夠通過詳實記錄診治各種疾病的情況反映流行病的變化與發(fā)展趨勢，體現(xiàn)出巨大的價值和作用，只有充分開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，把死材料轉(zhuǎn)化為活信息，才能把檔案的潛在價值變成現(xiàn)實價值，更好地服務(wù)醫(yī)院的管理和發(fā)展，滿足人們的信息資源需求，確保提供優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療服務(wù)。因此，加強醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用顯得至關(guān)重要，現(xiàn)如今能否加強檔案資源開發(fā)利用已經(jīng)是醫(yī)院深化檔案管理改革的重要標(biāo)志，更是對醫(yī)院綜合競爭力的體現(xiàn)。

2 加強醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的基本原則

為了發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的價值，必須充分加強對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，其前提和基礎(chǔ)在于堅持一系列基本原則。一是法治原則，根據(jù)國家有關(guān)檔案開發(fā)利用的法規(guī)，在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理體制之下嚴(yán)格執(zhí)行對應(yīng)規(guī)章制度，堅持依法規(guī)范醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用[2]。二是協(xié)同、便民原則，因為醫(yī)院各類檔案資源分散在各個臨床科室、醫(yī)技科室、行政管理、后勤服務(wù)等部門，存在數(shù)量龐大、歸檔周期不同、內(nèi)容不完整等現(xiàn)狀，要求檔案部門在開發(fā)利用檔案資源時和各個科室、部門加強交流、協(xié)調(diào)；結(jié)合醫(yī)院檔案特別是病歷檔案和大眾利益息息相關(guān)的特殊性，在法律制度和利用方式、服務(wù)內(nèi)容等方面體現(xiàn)出真正為民所用的原則，滲透便民利民理念。三是靈活、效益原則，靈活性指的是醫(yī)院檔案內(nèi)容極有可能伴隨民生的發(fā)展而變化，需要采取靈活的檔案開發(fā)利用方式，避免僵化地理解和使用；效益性則是指根據(jù)醫(yī)院檔案資源比較分散的存儲情況，短期內(nèi)整合利用檔案資源的難度較大，在開發(fā)利用實踐中要遵循效益優(yōu)先原則，提高檔案隊伍綜合素質(zhì)，保證滿足檔案利用需求，不浪費資源。

3 加強醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的有效策略

檔案開發(fā)利用是醫(yī)院檔案管理工作的出發(fā)點、落腳點，是發(fā)揮醫(yī)院檔案資源功能與作用的重要途徑，在實際工作中要遵循上述原則，采取行之有效的策略提高檔案資源開發(fā)利用率。

3.1 更新管理理念，增強檔案開發(fā)利用意識

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的強化，最關(guān)鍵的是更新傳統(tǒng)管理理念，不斷增強開發(fā)利用意識。為此，醫(yī)院檔案人員要樹立主動提供檔案服務(wù)的意識，了解檔案利用者的需求，讓他們獲得及時可靠的檔案資源服務(wù)，從而依托掌握大量檔案資源的優(yōu)勢服務(wù)醫(yī)院管理[3]。換言之，檔案人員要擴大檔案征集門類、接收范圍，加強檔案的征集、接收等，努力建成數(shù)量充足、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、質(zhì)量優(yōu)化、特色顯著的檔案資源體系，奠定科學(xué)開發(fā)檔案資源的堅實基礎(chǔ)，從而完善檔案資源服務(wù)模式，為醫(yī)院創(chuàng)造優(yōu)良效益。

一是檔案人員要建立信息理念，提升開發(fā)檔案資源的緊迫感，平時經(jīng)常和院內(nèi)各科室、各部門聯(lián)系、溝通，及時了解各項工作對檔案信息資源的需求、進展，積極匯集材料，讓利用者獲得翔實的、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)；二是建立科學(xué)理念，結(jié)合實際需求和發(fā)展需要認真落實檔案的編研選題工作，例如專題匯編、全宗介紹、文摘提要等，通過這些形式滿足檔案開發(fā)利用需要；三是更新工作模式，逐漸從檔案資源保管型、封閉型轉(zhuǎn)向參與決策型、開放型，改善情報信息和檔案資源的一體化服務(wù)，促使醫(yī)院各類信息相互補充、滲透，強化跟蹤服務(wù)，例如針對難以歸檔的基建類、科研類檔案利用跟蹤服務(wù)模式進行收集、歸檔，形成更完整的信息體系，促成醫(yī)院檔案資源共享。

3.2 改進工作方式，發(fā)揮檔案資源服務(wù)功能

除了在醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用中融入新的理念，工作方式也亟待改進和創(chuàng)新，創(chuàng)建優(yōu)良的軟件環(huán)境更是在網(wǎng)絡(luò)信息時代發(fā)揮好醫(yī)院檔案資源服務(wù)功能的基本保障。因為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)離不開資金和資源的支撐，確?；疚镔|(zhì)環(huán)境滿足檔案開發(fā)利用所需?，F(xiàn)階段很多醫(yī)院的硬件基礎(chǔ)都比較完善，為了更有效地促進檔案資源的科學(xué)化開發(fā)與利用，創(chuàng)建更堅實、更可靠的軟件環(huán)境勢在必行。例如搭建醫(yī)院數(shù)字化檔案存儲平臺，通過這樣的方式簡化醫(yī)院檔案資源存儲流程，節(jié)省院內(nèi)檔案管理空間；構(gòu)建云端存儲空間、加密系統(tǒng)，提升醫(yī)院檔案資源的安全系數(shù)?？紤]到醫(yī)院檔案利用者的服務(wù)需求不斷趨于個性化、便捷化、智能化，醫(yī)院檔案人員還要主動探索開發(fā)檔案資源的檢索瀏覽、公共查詢、信息推送以及參與互動等服務(wù)功能[4]。例如在檔案管理工作中注意分析、研究醫(yī)務(wù)人員和科研工作者、行政人員、患者等檔案利用者的特征，細化利用者類別，根據(jù)他們的個性化檔案資源利用需求提供私人定制服務(wù)，進行個性化檔案資源內(nèi)容的推送；以安全保密為前提從面向利用者開放醫(yī)院檔案資源的廣度與深度上狠下功夫，想利用者之所想，深挖他們的需求，通過文字、圖片、音像等多樣化形式為利用者多維度地、立體生動地呈現(xiàn)醫(yī)院檔案資源，優(yōu)化檔案利用者的利用體驗，提升滿意度，最終讓醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用有的放矢，大大提高工作效能。

另外，為了深度開發(fā)醫(yī)院檔案資源的價值，在新媒體環(huán)境下應(yīng)更重視制作信息電子書，進一步創(chuàng)新檔案資源信息管理方式，優(yōu)化對醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用。即結(jié)合檔案利用者的需求加強對醫(yī)院檔案資源的電子書頁面設(shè)計，完善目錄項目，方便利用者根據(jù)目錄查找所需檔案信息，提升檔案利用速度。那么檔案人員在收集整理檔案信息時就要詳細記錄，例如在病歷檔案管理中詳細記錄患者的病情、住院日期等，奠定檔案信息電子書制作基礎(chǔ)。與此同時，優(yōu)化電子書內(nèi)容設(shè)計，在設(shè)計信息電子書時確保檔案信息資源的真實性、完整性，充分挖掘檔案價值，對原有檔案信息要加大檢查與修改的力度，確保設(shè)計的檔案信息電子書與檔案資源結(jié)構(gòu)需求匹配；把電子書內(nèi)容分成多個模塊，例如在設(shè)計上適當(dāng)添加案例分析模塊，適應(yīng)利用者的信息需要；保持高度嚴(yán)謹(jǐn)性，例如設(shè)計電子書時結(jié)合醫(yī)院檔案不同的注釋、插圖等重新排版，使電子書的信息更合理、更清晰，滿足利用需求。

3.3 重視人才培養(yǎng)，提升檔案信息服務(wù)水平

優(yōu)秀檔案人員是做好檔案資源開發(fā)利用不可缺少的保障，對檔案資源來源廣泛、形成主體復(fù)雜的醫(yī)院而言更是如此，在患者診治、日常管理等過程中形成大量材料，科學(xué)管理這些材料和檔案人員的專業(yè)水平、學(xué)習(xí)能力息息相關(guān)。所以醫(yī)院檔案人員既要熟練掌握檔案管理專業(yè)知識，又要擁有極強的學(xué)習(xí)意識和學(xué)習(xí)能力，及時了解各種疾病知識和醫(yī)院就診流程、運作流程等，為開發(fā)利用檔案資源起到指導(dǎo)作用。當(dāng)下一部分醫(yī)院因為經(jīng)費不足的影響，通常只關(guān)注對醫(yī)務(wù)人員的教育和培養(yǎng)，忽視檔案人員等基層工作者的職能，忽視檔案工作對醫(yī)院工作的強大輔助作用，很多專業(yè)醫(yī)療工作者盡管醫(yī)療技能突出，卻無法勝任基層工作，需要醫(yī)院合理配置資源，在發(fā)展醫(yī)療業(yè)務(wù)的同時重視培養(yǎng)基層工作隊伍。例如針對檔案人員開設(shè)新媒體培訓(xùn)課堂，讓他們交流、學(xué)習(xí)，不斷更新知識儲備，適應(yīng)時代發(fā)展。

高素質(zhì)檔案人才也是保障醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用安全的中堅力量，檔案資源的整理、查閱等都要由檔案人員完成，他們是開發(fā)利用檔案資源的入口，職業(yè)操守直接影響檔案資源的安全性[5]。所以對醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)還必須注意職業(yè)道德內(nèi)容，主要包括：增強責(zé)任心，要求基層檔案人員對經(jīng)手的檔案工作負責(zé)到底，形成嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的工作作風(fēng)；培育保密意識，作為醫(yī)院檔案人員，安全保密是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院檔案信息安全的關(guān)鍵性條件，關(guān)系著醫(yī)院的安全與利益，開發(fā)利用檔案資源務(wù)必要以安全保密為前提；培養(yǎng)事業(yè)心，要求檔案人員在日常管理工作中嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)和制度辦好對應(yīng)手續(xù)，例如對檔案的審查和借閱、銷毀等都要經(jīng)歷領(lǐng)導(dǎo)簽字審批等流程，及時核對用過的檔案資源，發(fā)現(xiàn)缺失問題必須第一時間找到原因，有效解決問題。

4 結(jié)語

開發(fā)利用檔案資源是醫(yī)院管理與運營的實際需求，需要通過新的管理理念、科學(xué)的工作方式加強檔案開發(fā)，同時提供人才保障，進一步提升醫(yī)院管理水平，推動醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展。當(dāng)然，檔案資源開發(fā)利用是醫(yī)院艱巨的、長期的戰(zhàn)略任務(wù)之一，要伴隨新醫(yī)改的廣泛深入實施不斷加快檔案信息化建設(shè)進程，圍繞醫(yī)院檔案資源建設(shè)核心，以最大限度利用檔案為目標(biāo)，把握機遇、迎接挑戰(zhàn)，持續(xù)探索更多合理有效的開發(fā)利用方式和策略，進一步提升醫(yī)院檔案科學(xué)化管理水平。