對于農村居民基本養(yǎng)老保險檔案管理的探究

張 梅

（鄒城市人民政府千泉街道辦事處，山東 濟寧 273500）

隨著我國信息化的快速發(fā)展和農村養(yǎng)老保險參保人數的不斷增加，養(yǎng)老保險的數量和覆蓋率不斷擴大。因此，建立和完善養(yǎng)老保險管理檔案迫在眉睫，這也是社會進步和發(fā)展的必由之路。

1 農村養(yǎng)老保險檔案的特點

農村人口占全國人口的很大一部分，農村的發(fā)展也直接決定著社會的發(fā)展和穩(wěn)定。最近，我們正在推動農村社會保障項目，在農民養(yǎng)老保險的過程中，需要通過為已經投保的農民設立養(yǎng)老保險檔案，有效保護農民的合法權益，是農民的主要服務對象，農村養(yǎng)老保險來源廣泛，內容復雜，由于其服務對象的特殊性，也使得農村養(yǎng)老保險檔案的來源廣泛、內容非常復雜，這也使得農村養(yǎng)老保險檔案的管理更加困難，尤其是在當前基礎設施建設時期，農村養(yǎng)老保險檔案的管理更加復雜，參保人員更加復雜，因此有必要加強農村養(yǎng)老保險檔案的管理。農民是農村養(yǎng)老保險的主要參與者，流動性強，因此，農村養(yǎng)老保險檔案不可避免地受到當前農民流動性的影響。因此，在構建農村養(yǎng)老保險檔案時，需要進一步完善檔案記錄，為以后的工作提供更多便利。

2 加強農村養(yǎng)老保險檔案管理工作的意義

對于農村養(yǎng)老保險檔案的管理，實際上是一項國家基礎設施管理工作，主要是通過應用數字化、信息化、網絡化、現代化等多媒體技術和現代社會的網絡管理平臺，建立養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)。由于農村養(yǎng)老保險的不斷發(fā)展，不同鄰里之間的相互交叉涉及農民的切身利益，因此加強農村養(yǎng)老保險檔案的管理非常重要，有利于維護農村養(yǎng)老保險檔案管理系統(tǒng)的便捷和全面運行；同時，農村養(yǎng)老保險檔案與電子信息相結合，有利于人們隨時隨地在互聯網上查詢和收集信息。此外，采用高效的檔案管理系統(tǒng)和相關的檔案管理措施，有利于提高檔案管理的工作效率和質量，簡化復雜的工作流程，方便群眾，有利于對農村養(yǎng)老保險管理的全面監(jiān)督，穩(wěn)定社會和諧發(fā)展。

3 農村養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

3.1 農村養(yǎng)老保險檔案管理缺乏規(guī)范性

其實，大部分地區(qū)農村養(yǎng)老保險檔案管理意識沒有想象中的高。由于受當地經濟條件和發(fā)展前景的影響，保險機構缺乏規(guī)范的檔案管理流程，管理條件落后，都是制約農村養(yǎng)老保險檔案管理進一步規(guī)范化發(fā)展的障礙。也會讓養(yǎng)老保險制度無法進行下去。

3.2 資金不足是農村養(yǎng)老保險檔案管理的瓶頸

農村養(yǎng)老保險檔案管理的資金問題是一個瓶頸，通過提取3%的管理費作為財政資源，難以維持機構的正常運作。由于沒有相應的保障基金，農村養(yǎng)老保險檔案管理在硬件和軟件上都不能滿足現代農村養(yǎng)老保險檔案發(fā)展的需要，影響了農村養(yǎng)老保險的有效實施。

3.3 落后的文件管理手段

由于辦理條件具有一定的局限性，很多保險機構沒有固定的專用檔案室，被保險人的檔案隨機存放，單獨存放在單獨的房間內。一些材料散落在個人手上。員工搬家時，會丟失一些檔案材料。有的有檔案館，但沒有對各類檔案館實行集中統(tǒng)一管理。檔案庫只保存文件和檔案，其余的業(yè)務信息存儲在業(yè)務單元中。一些部門實行了檔案計算機化管理，但由于軟件、硬件和人員的結合不力，有的部門缺乏相應的軟件和專門的人員，有的部門仍然使用落后的手工作業(yè)和落后的管理方法。

3.4 檔案管理人員素質較低

基層農村養(yǎng)老保險檔案管理人員中很大一部分是兼職或專職檔案管理人員。他們沒有系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，缺乏專業(yè)知識和現代檔案管理技能，檔案管理手段和方法落后，不能保證檔案業(yè)務的質量。

3.5 文件服務功能弱化

長期以來，在新農保檔案的管理和使用中，“重存輕用”的情況比較常見，大部分檔案管理部門雖然在檔案的分類保存上加大了力度，但對檔案的審查和利用不夠重視，未能及時有效地對檔案進行分類匯總，降低了檔案的有效性，另外，獲取存檔信息不順暢，被保險人無法及時查詢和檢索自己的檔案，檔案信息資源無法充分共享。

3.6 養(yǎng)老保險檔案管理信息化有待加強

隨著科學技術的發(fā)展，養(yǎng)老保險檔案管理技術不斷發(fā)展，紙質檔案已不能滿足當前農村發(fā)展的需要。分類的麻煩和信息更新的困難都給養(yǎng)老保險檔案的管理帶來不便。此外，養(yǎng)老保險檔案管理信息的透明度和科學性較低，存在很多違反養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)定的行為。我們要經常檢查養(yǎng)老保險活動是否符合財經紀律，檔案資料是否存在舞弊和違法違規(guī)行為。

4 加強養(yǎng)老保險檔案管理的措施

4.1 提高檔案管理意識與業(yè)務素質

農村養(yǎng)老保險檔案管理人員的專業(yè)性直接關系到檔案管理水平，因此，要妥善管理養(yǎng)老保險檔案，就需要加強人員隊伍的構成，全面提高檔案管理人員的業(yè)務素質。首先，實施管理勞動力戰(zhàn)略，從根本上降低養(yǎng)老保險檔案管理人員的流動性風險。二是嚴格落實職工社會繳費保險檔案管理準入機制。其中，在遴選村級聯絡員時，優(yōu)先考慮村委會的民主推薦，以便村社保辦進行全面調查，公開遴選新養(yǎng)老保險檔案管理員。選拔人員必須符合青年、知識型、專業(yè)化要求，從根本上提高新型農村養(yǎng)老保險檔案管理人員的專業(yè)水平。

4.2 統(tǒng)一標準，注重規(guī)范

確保養(yǎng)老保險檔案的完整性、完整性、系統(tǒng)性和正確性，確保檔案質量符合國家規(guī)定的要求，為養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化、科學化奠定良好基礎。養(yǎng)老保險檔案，一種養(yǎng)老保險檔案運作，要與農村養(yǎng)老保險發(fā)展同步，符合高標準、高起點的要求。為便于管理，根據農村養(yǎng)老保險檔案內容，在保險業(yè)務檔案一級分類下，分為四類（保險、繳費、注銷、繳費登記）。在每個二級分類中，文件的序號按照保留期限統(tǒng)一排列，其次，需要統(tǒng)一申請，每年對上一年度鄉(xiāng)、區(qū)農村養(yǎng)老保險部門創(chuàng)建的保險業(yè)務檔案進行集中匯總，確保業(yè)務檔案及時報送，還有，統(tǒng)一綜合標準，使各種表格、票據、憑證、卡片等資料收集齊全，合理編目，規(guī)范裝訂，檢索工具齊全。

4.3 創(chuàng)新管理模式

傳統(tǒng)的管理模式主要是根據單位和部門的工作需要進行收集整理，同時誰處理誰保管。這些都使得養(yǎng)老保險業(yè)務檔案利用率不高。將本應屬于被保險人的保險信息和業(yè)務資料上架，或者以找不到為由推諉搪塞，有悖經辦機構的服務理念，也給相關部門和被保險人帶來不必要的麻煩。養(yǎng)老保險檔案管理應該是一種開放的管理模式，其目的應該是為被保險人和社會服務。因此，業(yè)務檔案規(guī)范整理后，檢索技術應逐步完善。按照規(guī)范建立檔案，繪制業(yè)務檔案保管示意圖，編制檔案目錄和保管室檔案專用目錄，配備適用的養(yǎng)老保險檔案管理軟件，實現所有檔案的計算機檢索。

4.4 加大投入，有機結合

在檔案館建設過程中，人才短缺已成為檔案館建設發(fā)展的瓶頸，尤其是缺乏復合型管理人才和發(fā)展所需的技術人才。相應地增加人力、物力、財力的投入，完善相應的硬件設施配置，相應的空調設備、除濕設備、消防設備等基礎設施到位。它將軟件、硬件和人有機地結合在一起，有效地利用了計算機等。信息設備存儲檔案信息，方便人們查找和閱讀，充分利用檔案信息，提高相關檔案管理的綜合效率。

4.5 提高對養(yǎng)老保險檔案管理的認識

農村居民養(yǎng)老保險檔案管理有利于我國社會保障的順利推進和社會主義和諧社會的構建。檔案管理水平將直接影響城鄉(xiāng)居民的切身利益。因此，應努力提高對農村居民養(yǎng)老保險管理的認識和重視，認識檔案管理的意義，樹立責任感。農村居民養(yǎng)老保險檔案管理應納入政府日常管理，由專門負責領導指導檔案管理。

4.6 加強檔案隊伍建設

當前，大部分農村保險檔案管理人員的專業(yè)素質還比較低，無法完全符合當前檔案管理發(fā)展的需要。我們應當進一步加強對相關從業(yè)人員的職業(yè)培訓，大力加強理論知識和專業(yè)水平建設，規(guī)范相關管理制度，合理規(guī)范各部門工作，實現農村社會繳費保險的規(guī)范化。

4.7 加強信息系統(tǒng)建設與服務水平，實現備案信息資源共享與融合

在養(yǎng)老保險的檔案管理過程中，管理者必須根據各地區(qū)的實際情況，采用高水平的應用數據庫技術和網絡技術，堅持以紙質檔案管理為基礎的動態(tài)管理模式，補充電子文件管理，從根本上防止檔案管理數據形成、存儲和使用過程中的重復修改和丟失，同時，要根據實際情況制定完善的檔案管理系統(tǒng)，逐步構建養(yǎng)老保險檔案管理、辦公備案、對外查詢服務為一體的管理平臺，全面實現共享融合，完善養(yǎng)老保險檔案信息資源。

5 結論

可見，在管理農村居民意外傷害保險檔案時，必須嚴格遵守相關法律程序，確保檔案信息收集和管理的公平性和層次性，并進行跟蹤檢查，實現捐贈保險的規(guī)范化管理，保護農村居民的合法權益。