對“品質工程”示范創建工程中檔案管理工作的研究
——以三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程為例

陳 聰

（長江三峽通航管理局，湖北 宜昌 443000）

長江蓮沱河段是三峽—葛洲壩兩壩間“四灘一彎”中著名的洪水急流灘，汛期大流量下流態險惡，對船舶航行安全和航道通過能力帶來極大的不利影響。為改善船舶航行條件，保障船舶通航安全，提高兩壩間河段的通過能力，交通運輸部于2016年發文批準了三峽－葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程立項。本工程主要建設內容包括：炸除下岸溪至丁頭鎮河段兩側6處水下礙航巖嘴和梳子溪至曬經坪河段左側水下河床，將棄渣拋填至蓮沱彎道深沱沱心左側，炸礁工程量約為75.2萬方米，清渣工程量約70.9萬方米。配套建設15米鋼質浮標船29座，8.5米鋁合金塔標79座，水位站10座。本工程通過調整河道斷面形態，改善通航條件，將3000噸級單船限制通航流量由25000立方米/秒提高到35000立方米/秒[1]。工程完工后可進一步提高三峽至葛洲壩兩壩間通航標準和船舶航行安全性，改善通航條件、提高通過能力，對長江黃金水道的航運發展和促進地方水路運輸與經濟快速發展具有很大的社會和經濟效益。

三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程是長江三峽通航管理局（以下簡稱三峽局）目前投資規模最大的一個項目，為了認真貫徹落實《交通運輸部關于打造公路水運品質工程的指導意見》有關要求，三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程作為2016年交通基礎設施重大工程建設重點推進項目之一，已被列為“品質工程”示范創建項目。

該工程主要施工合同有5個，于2017年底開始施工，2021年6月完成初步設計內全部施工內容。在長達3年半的施工過程中，形成了大量有價值的工程檔案，這些檔案真實、客觀、全面地反映了工程建設的詳細情況。通過對過去3年項目檔案管理工作的回顧，總結了以下經驗。

1 建立健全檔案管理機制

1.1 管理體系

按照“統一管理，分級負責”的原則，成立了蓮沱航道整治工程檔案專項管理領導小組。領導小組由參建單位分管領導及部門負責人組成，領導工程項目文件資料立卷歸檔管理工作，負責文件資料立卷歸檔管理工作重大問題決策。

在此基礎上，組建由各參建單位專職檔案員參與的檔案管理網絡。檔案管理網絡下分檔案日常指導監督小組、項目管理檔案工作組、施工單位檔案工作組、勘察設計單位檔案工作組、監理單位檔案工作組。由三峽局檔案室、建設單位基建辦公室和各參建單位人員組成，三峽局局辦檔案室及基建辦公室負責建設項目檔案的管理、監督、檢查和指導，并按規定向上級檔案部門上報專項驗收的請示。各參建單位應根據統一領導、分級負責的原則，對本單位工程項目文件材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受上級及同級檔案部門的檢查與指導。

1.2 管理制度

為實現蓮沱航道整治工程檔案工作的規范化管理，提高項目檔案管理工作的標準化、精細化和制度化水平，參照國家法律法規及行業標準、上級規定，根據蓮沱航道整治工程的建設實際，科學制定了該項目檔案資料的收集、鑒定、分類、整理、歸檔、保密、保管、利用、數字化等各項規章制度和管理辦法。尤其是明確了歸檔范圍，從而使工程的每個環節都有跡可循，確保項目檔案的真實性、原始性、可靠性。先制定了《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項目文件資料管理實施細則》，隨后制定了包括《檔案庫房管理制度》、《檔案接收制度》、《檔案數據管理維護制度》等11項工作制度在內的《蓮坨航道整治工程檔案工作指南》，并將工作指南及時下發至各參建單位，要求各參建單位嚴格按照要求落實制度內容。

2 加強檔案隊伍建設

2.1 統一認識

做好“品質工程”項目檔案管理的基礎工作，各參建單位要在認識上保持高度一致。監理單位既要對工程投資、工期、質量、安全進行重點控制，也要加強對各施工單位檔案工作的監督管理。監理單位要定期到各施工單位檢查施工資料，并以監理指導意見單的形式向施工單位反饋資料的檢查情況和整改意見，使項目檔案工作更加規范化。設計單位和施工單位在熟知各項檔案管理制度的基礎上，要設置專職檔案員負責對該項目的檔案資料進行管理，有條件的施工單位可以按照“八防”要求建立工地檔案室，為項目檔案管理規范、檔案保管安全打下基礎。建設部門必須樹立一流工程必須以一流檔案為基礎的意 識[2]，重視和配合項目檔案管理工作。

2.2 強化培訓

由檔案日常指導監督小組組織各類專項活動，提高各參建單位專職檔案員的檔案意識和檔案業務水平，以確保項目檔案管理工作的質量。可以采取以下措施：一是在單位工程開工前組織檔案技術交底，組織參建單位學習該項目檔案管理制度，使其明確項目檔案的收集范圍、收集時間、收集要求。二是開展項目檔案實體整理示范培訓，手把手示范文件的收集、鑒定、分類、組卷、編頁、編目、數字化、裝訂成冊等步驟的具體操作方式，使各參建單位檔案員能夠更準確地掌握實體管理每個環節的具體操作步驟及業務標準，來確保項目檔案實體整理工作的有效開展，達到項目檔案應收盡收，應歸盡歸、分類精準、組卷規范、排列合理的項目檔案移交要求。三是組織各參建單位檔案員參加三峽局開展的各類檔案知識講座和湖北省檔案科技推廣中心舉辦的全省檔案人員專業技能培訓班。四是組織各參建單位到長江干線武安段航道整治工程武漢至安慶段6米深航道整治工程施工Ⅰ標段和蘇州港太倉港區四期工程進行學習交流。五是在檔案季度工作會上，組織檔案員一起網上學習優秀的項目檔案管理工作經驗。

3 規范檔案管理措施

在項目工程實施過程中采用超前期介入、同步檢查指導、預立卷與首卷認可制相結合、驗收把關等方式實現項目檔案全過程管理。

1）超前介入。在蓮沱航道整治工程開工前就制定了項目檔案管理制度、辦法，明確歸檔范圍和歸檔要求，規定項目文件的分類原則。制發項目竣工文件材料編制方法，并根據工程項目的實際進展情況同步修訂補充，動態完善。在單位工程開工前召開檔案交底會，向有關單位負責人部署檔案資料的建設準備工作。

2）同步檢查指導。檔案管理必須與工程建設同步進行，建立檔案巡查機制，由檔案日常指導監督小組采取定期和不定期的抽查方式對施工、監理和設計單位的檔案資料進行檢查和專業指導。在項目施工過程中，檔案員要深入施工現場與項目實施單位建立聯系，對各階段形成的檔案資料及時追蹤和檢查，提出具體可行的收集指導意見，并認真填寫檔案指導回執單。

3）推行項目檔案預立卷制度。各參建單位根據各個單位工程的歸檔范圍提前設置預立卷檔案盒，文件隨來即歸，可以極大提高項目文件的整理和利用效率。

4）實行首卷檔案認可制。要求各參建單位按照《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項目文件資料管理實施細則》的要求開展竣工文件首卷檔案的立卷工作，由檔案日常指導監督小組對首卷檔案的整理過程進行指導，直到首卷檔案整理工作通過檢查認可，并以此作為后續項目檔案的整理樣本。

5）驗收把關。推行交工驗收前的檔案審查制度，即單位工程進行交工驗收前，由檔案日常指導監督小組組織召開交工檔案驗收會，對單位工程的檔案進行檢查。對檢查中發現的問題，以檔案業務指導單的形式反饋給各參建單位檔案員，并限期整改，對基本符合提交交工驗收條件的工程檔案，就在《交工檔案驗收證書》上簽署意見，同意進行下一步的單位工程交工驗收。未通過檔案審查的，則不能進行單位工程交工驗收。

6）定期組織自查自糾。對照《長航局檔案工作“五項工程”評價辦法及評價指標體系（試行）》、《長航局建設項目檔案管理工作手冊》、《三峽—葛洲壩兩壩間蓮沱段航道整治工程項目文件資料管理實施細則》的要求組織各參建單位每季度進行自查工作，對自查中出現的問題逐一分析出現問題的原因，并及時按要求整改到位。

7）重視臺賬管理。項目部按照《檔案庫房管理制度》的要求建立了工地檔案室，按要求配備了“八防”設施，制度上墻。要求各參建單位都要做好檔案出入庫、檔案利用、設備管理、溫濕度控制、檔案工作總結及計劃、檔案整改等工作的臺賬管理，檔案管理工作要有留痕，交工資料中必須有一卷檔案管理資料。

4 加強檔案信息化建設

蓮沱段航道整治工程在各單位工程的施工合同中列入了檔案數字化要求，即項目檔案實行電子、紙質雙套制歸檔管理，對檔案數字化質量作出了明確規定，在實施中要求做好項目檔案電子登記工作。研發了適應該項目的信息化系統，該系統先建立項目資料文件歸檔目錄，然后由檔案管理員將未歸檔文件定期進行手動歸檔，或在相應的目錄中添加本地附件，以實現項目檔案數字化掛接功能。

5 加大宣傳力度

與三峽局局辦、黨辦密切協作，及時的、多樣化的、多角度的宣傳，推廣檔案管理示范工作的階段性成果。收集了大量施工過程中的影像資料，2019年國際檔案日，利用這些影像資料制作了蓮沱項目檔案工作紀錄片，并獲得了國家檔案局建設項目檔案微視頻比賽入圍獎。同時利用三峽通航記憶公眾號對該項目檔案管理工作進行一些日常工作的宣傳。