檔案收集整理工作常見問題與對策研究

崔 潔

（吉林省通化市二道江區衛生健康局，吉林 通化 134003）

在檔案管理過程中，檔案收集指的是相關部門按規定對一定范圍內的檔案材料查詢與匯集，要求這些檔案材料必須有足夠的應用價值。檔案整理就是對收集到的檔案加以分類匯總，方便檔案接下來的利用分析。要求管理人員提高對檔案工作的重視度，嚴禁在工作中出現任何偏差，通過采取針對性措施規避任何問題，發揮檔案管理制度的作用。

1 檔案收集與整理工作的重要意義

檔案收集與整理是檔案資料管理工作的基礎環節，也是該項工作的起點，為檔案資料利用奠定基礎。在檔案收集期間，應了解并檢查檔案質量，經過匯總與銜接，為后續檔案開發和利用提供幫助。想要實現對檔案資料的科學管理，就要保證各項工作內容環環相扣，結合實際情況開展工作，從而有利于對檔案的安全保管。檔案整理應在檔案應用之前，整理之后對檔案進行分類和組卷，為檔案收集整理分擔檢索壓力[1]。

2 檔案收集整理工作常見問題分析

2.1 相應的規章制度不夠完善

雖然多數單位已經建立了檔案管理制度，但制度本身就存在著一定的漏洞，導致檔案收集整理效果不理想。比如每天產生的檔案不僅有文件資料，還有實物設備和音頻資源，這些屬于檔案范疇的資料沒有被有效劃分，而是被隨意放置，甚至本應該歸檔的資料未有效收集。檔案收集整理屬于一項長期的工作，必須制定工作計劃，但由于制度的不完善使這項工作停滯不前[2]。

2.2 檔案管理人員缺乏重視

檔案收集管理人員的主動性會影響工作效率。很多人員缺乏對自身工作性質的有效認識，認為自己只要完成分內工作就可以了，甚至存在“得過且過”的思想。由于缺乏上級指導，檔案收集整理工作流于形式，長此以往，人們對該項工作的態度開始變得消極。

2.3 實際執行不夠變通

檔案收集整理工作中，要求相關人員必須保持思維靈活且變通，不能完全按照傳統的模式去管理檔案，檔案收集整理工作并不是重復性勞動，但實際執行卻存在較多問題。比如檔案收集整理的內容比較單一，互聯網的普及使電子檔案被充分應用，這是未來檔案的主流，網絡的應用方便了檔案查詢與檢索等功能，但由于相關人員自身思維的保守與落后，導致電子檔案被忽略，使檔案管理工作實效性沒有達到預期目標。另一方面，檔案管理內容不夠完整，許多歸檔的資料只有復印件，原稿卻不知道在哪里，或者只有附件，卻沒有證件，這種雜亂的整理是不科學的。

3 檔案收集整理工作的優化策略研究

3.1 完善檔案收集整理規章制度

3.1.1 優化檔案收集整理體系

無論是檔案收集，還是整理，都要始終堅持實事求是的方針，各部門結合自身實際情況，完善檔案管理體系。發揮信息技術的應用優勢，按照現存的組織架構優化檔案收集體系，突出檔案管理系統的信息化功能，提升檔案收集效率。以明確的管理體系加強人員高效調配，結合相關法律條文建設適用于本單位的檔案管理制度，促進檔案管理工作的規范化。只有保證檔案收集工作的準確性，才能確保每一份檔案的及時歸檔，且其中內容完整。當企業需要調取某份資料時，能夠快速合理應用該檔案，發揮檔案材料應有的價值。

3.1.2 健全責任制度

結合檔案管理部門，加強與其他部門的聯系，一同致力于檔案收集整理工作的進步，確立責任制度，做好該項工作的有效宣傳，多渠道傳播檔案知識與相關法規內容，使制度能夠正確落實。各部門在了解制度內容與要求的同時，還會深刻意識到自己的崗位責任，不斷強化檔案管理意識，將收集與整理工作融入日常工作范圍。制度管理方面，有必要確立嚴謹的考核制度，建立獎勵激勵機制，提高相關人員的積極性，以明確的權責帶動人員，使檔案管理工作在制度的約束下順利開展。

3.1.3 完善檔案收集整理制度

檔案管理工作的開展離不開相應的管理制度，完善檔案收集整理制度，這是實現檔案資料有效監督與檢驗的前提。制度運行前可根據我國檔案法的相關條例，只有規范化的制度才能保證檔案資料完整卻準確，確保資料被企業合理利用。檔案收集整理制度的完善應包含以下幾部分內容：1）做到文件材料的統收與統管，所有收文必須交給辦公室做好拆封與等級，經過批閱后送往部門辦理，辦理后及時歸檔。2）明確文件禁用材料，比如圓珠筆、鋼筆等，這些書寫材料不適宜檔案的長期保存。3）做好清退文件的有效管理，每個季度清退一次文件，年末徹底清理，辦理完畢的文件應隨時歸檔。4）按本級機關檔案歸檔范圍與保管期限，對收集到的檔案材料作出鑒定分析，所有在范圍內的材料必須保證完整性。5）文書檔案借閱時，應按照相應的借閱制度，檔案管理人員應做好登記[3]。

3.2 提高人們對檔案收集整理工作的認知水平

3.2.1 樹立檔案整理意識，提高歸檔效率

為提升檔案收集整理效率，有必要加強對工作人員的指導，使其樹立檔案整理意識，并深刻認識到這項工作的重要性。在檔案收集整理期間，應對檔案管理人員展開教育培訓，在傳授檔案整理技巧的同時，傳遞法律法規內容，使檔案管理人員學會應用信息化手段整理檔案資料，充分了解相關知識，同時認識到自身崗位職責，在促進檔案整理工作規范化開展的基礎上加強對自身行為的有效約束。與此同時，還應充分調動人員的主觀能動性，提升檔案歸檔效率，使檔案能夠在規定的時間范圍內歸檔。基于檔案資料收集整理制度，明確歸檔要求，調動人員積極性，做好相關部門的有效配合，發揮其主觀能動性。檔案管理人員應根據檔案管理工作現狀，尋找問題的解決辦法，在日常工作中保持耐心，做好檔案資料的跟蹤收集，對于無法按時移交檔案的部門與人員及時溝通，盡快使檔案歸檔，避免檔案丟失。

3.2.2 提升服務質量，強化職業道德規范

檔案室需要負責檔案管理工作，同時也要對檔案使用者提供服務。因此，管理人員應當確立服務意識，樹立服務觀念，明確自身需要服務于他人，配合部門工作，多渠道提升工作質量。利用信息技術確立檔案管理系統，實現對檔案的遠程服務。由于網絡信息儲備量大，所有資料查找十分便利，且檔案信息傳遞速度很快，這有利于檔案資源的高效共享。做好對檔案收集整理工作的編研，要求檔案管理人員熟悉檔案資料的具體存儲情況，通過對信息篩選、歸納、總結，將其編訂為不同類別的資料，發揮檔案的實際利用價值。提升檔案人員的職業道德規范，發揮規章制度的約束作用，制度中的條款條例會直接明確哪些行為符合職業道德需求，哪些違背了職業道德，通過加強教育，對違反要求的人員予以處罰。此外，還要關注檔案管理者的工作心理，使其正確對待崗位工作，比如人們普遍不愿意在庫房中管理檔案，這些人希望自己可以融入行業建設，讓自己的專業價值通過社會交往體現出來。對此，有必要為檔案人員提供社會滿足感，讓他們感到自己被需要，加強檔案部門與其他部門的聯系，提升人員工作積 極性。

3.2.3 加強對檔案管理人員的業務培訓

檔案管理人員是檔案管理工作的重要主體，其業務能力與綜合素質至關重要。由于檔案收集與整理工作繁瑣，甚至存在著重復性特點，這會讓人們產生焦躁和厭煩的心理，情緒上出現波動。為避免該問題，應加強對人員的業務培訓，培養其愛崗敬業的精神，幫助人們疏導情緒，鼓勵檔案管理人員和其他部門聯絡，在了解各部門工作內容與特點的同時，推動自身崗位工作的進步。由于檔案收集整理有著較強的專業性，建議組建一支高素質、高水平的人才隊伍，提升管理人員業務水平[4]。

3.3 優化檔案收集整理方式

3.3.1 完善檔案收集整理工作

采用科學的手段，在明晰的檔案管理目的下進行檔案收集與整理，再結合人員實踐工作經驗，依據使用者提供的反饋信息確立檔案管理一般性標準，使檔案收集整理工作區域規范化。著眼于對檔案資料質量的把握和控制，不斷優化該項工作，一方面，對有價值的資料及時收集，做好歸納整理，為檔案歸檔提供便利條件；另一方面，保障檔案資料完整性，防止檔案殘缺或者雜亂無章。檔案管理人員應深刻聚焦檔案收集全過程，對檔案收集和整理時刻保持著高度敏感，重視細致化工作內容。

3.3.2 確立差異性檔案收集機制

認真看待檔案收集的差異性，對于不同類型的檔案資料采用不同收集方法。各部門的工作性質不同，其檔案資料類型也會不同，有必要結合檔案管理工作實際監理差異性收集機制。比如對于文書檔案，建議采用月電子歸檔與年度紙質歸檔相結合的模式，檔案生成部門每個月將電子檔案的目錄完整提交到檔案管理部門，以便對檔案資料產生詳細了解，年終時需要移交紙質檔案，保證檔案收集與整理工作的系統性。針對科研和基建類檔案，建議按照科研項目與基建項目進程做好檔案的及時歸檔管理，明確檔案歸檔渠道，將責任深刻落實，并在差異性檔案收集機制下提升收集效率。

3.3.3 采用信息化技術手段

如今檔案信息化建設已被成功用于檔案收集整理工作中，檔案部門逐漸開始應用信息化技術搭建檔案收集平臺。這一期間，應進一步發揮信息技術的優勢，拓寬檔案資料信息化收集渠道，創新整理方式，實施檔案預歸檔管理機制，檔案生成部門每個月將生成的檔案以電子的形式上傳平臺，為年終歸檔奠定基礎。檔案管理部門在相應系統的應用下全方位了解各部門檔案歸檔實情，以便準確的掌握檔案流向，為各部門加強業務指導，對檔案收集整理工作進行督導。

4 總結

總而言之，檔案收集整理工作的開展必須在科學的方法下進行，要求檔案管理人員保持認真地工作態度，通過各部門實際情況，以靈活的方式解決檔案收集整理存在的問題。發揮信息技術與互聯網的優勢，搭建檔案管理系統，優化檔案收集流程，使檔案整理工作效率不斷提升。