檔案收集整理工作常見問題與對策研究

崔 潔

（吉林省通化市二道江區(qū)衛(wèi)生健康局，吉林 通化 134003）

在檔案管理過程中，檔案收集指的是相關(guān)部門按規(guī)定對一定范圍內(nèi)的檔案材料查詢與匯集，要求這些檔案材料必須有足夠的應(yīng)用價值。檔案整理就是對收集到的檔案加以分類匯總，方便檔案接下來的利用分析。要求管理人員提高對檔案工作的重視度，嚴禁在工作中出現(xiàn)任何偏差，通過采取針對性措施規(guī)避任何問題，發(fā)揮檔案管理制度的作用。

1 檔案收集與整理工作的重要意義

檔案收集與整理是檔案資料管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是該項工作的起點，為檔案資料利用奠定基礎(chǔ)。在檔案收集期間，應(yīng)了解并檢查檔案質(zhì)量，經(jīng)過匯總與銜接，為后續(xù)檔案開發(fā)和利用提供幫助。想要實現(xiàn)對檔案資料的科學管理，就要保證各項工作內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，結(jié)合實際情況開展工作，從而有利于對檔案的安全保管。檔案整理應(yīng)在檔案應(yīng)用之前，整理之后對檔案進行分類和組卷，為檔案收集整理分擔檢索壓力[1]。

2 檔案收集整理工作常見問題分析

2.1 相應(yīng)的規(guī)章制度不夠完善

雖然多數(shù)單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但制度本身就存在著一定的漏洞，導致檔案收集整理效果不理想。比如每天產(chǎn)生的檔案不僅有文件資料，還有實物設(shè)備和音頻資源，這些屬于檔案范疇的資料沒有被有效劃分，而是被隨意放置，甚至本應(yīng)該歸檔的資料未有效收集。檔案收集整理屬于一項長期的工作，必須制定工作計劃，但由于制度的不完善使這項工作停滯不前[2]。

2.2 檔案管理人員缺乏重視

檔案收集管理人員的主動性會影響工作效率。很多人員缺乏對自身工作性質(zhì)的有效認識，認為自己只要完成分內(nèi)工作就可以了，甚至存在“得過且過”的思想。由于缺乏上級指導，檔案收集整理工作流于形式，長此以往，人們對該項工作的態(tài)度開始變得消極。

2.3 實際執(zhí)行不夠變通

檔案收集整理工作中，要求相關(guān)人員必須保持思維靈活且變通，不能完全按照傳統(tǒng)的模式去管理檔案，檔案收集整理工作并不是重復性勞動，但實際執(zhí)行卻存在較多問題。比如檔案收集整理的內(nèi)容比較單一，互聯(lián)網(wǎng)的普及使電子檔案被充分應(yīng)用，這是未來檔案的主流，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用方便了檔案查詢與檢索等功能，但由于相關(guān)人員自身思維的保守與落后，導致電子檔案被忽略，使檔案管理工作實效性沒有達到預期目標。另一方面，檔案管理內(nèi)容不夠完整，許多歸檔的資料只有復印件，原稿卻不知道在哪里，或者只有附件，卻沒有證件，這種雜亂的整理是不科學的。

3 檔案收集整理工作的優(yōu)化策略研究

3.1 完善檔案收集整理規(guī)章制度

3.1.1 優(yōu)化檔案收集整理體系

無論是檔案收集，還是整理，都要始終堅持實事求是的方針，各部門結(jié)合自身實際情況，完善檔案管理體系。發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，按照現(xiàn)存的組織架構(gòu)優(yōu)化檔案收集體系，突出檔案管理系統(tǒng)的信息化功能，提升檔案收集效率。以明確的管理體系加強人員高效調(diào)配，結(jié)合相關(guān)法律條文建設(shè)適用于本單位的檔案管理制度，促進檔案管理工作的規(guī)范化。只有保證檔案收集工作的準確性，才能確保每一份檔案的及時歸檔，且其中內(nèi)容完整。當企業(yè)需要調(diào)取某份資料時，能夠快速合理應(yīng)用該檔案，發(fā)揮檔案材料應(yīng)有的價值。

3.1.2 健全責任制度

結(jié)合檔案管理部門，加強與其他部門的聯(lián)系，一同致力于檔案收集整理工作的進步，確立責任制度，做好該項工作的有效宣傳，多渠道傳播檔案知識與相關(guān)法規(guī)內(nèi)容，使制度能夠正確落實。各部門在了解制度內(nèi)容與要求的同時，還會深刻意識到自己的崗位責任，不斷強化檔案管理意識，將收集與整理工作融入日常工作范圍。制度管理方面，有必要確立嚴謹?shù)目己酥贫龋ⅹ剟罴顧C制，提高相關(guān)人員的積極性，以明確的權(quán)責帶動人員，使檔案管理工作在制度的約束下順利開展。

3.1.3 完善檔案收集整理制度

檔案管理工作的開展離不開相應(yīng)的管理制度，完善檔案收集整理制度，這是實現(xiàn)檔案資料有效監(jiān)督與檢驗的前提。制度運行前可根據(jù)我國檔案法的相關(guān)條例，只有規(guī)范化的制度才能保證檔案資料完整卻準確，確保資料被企業(yè)合理利用。檔案收集整理制度的完善應(yīng)包含以下幾部分內(nèi)容：1）做到文件材料的統(tǒng)收與統(tǒng)管，所有收文必須交給辦公室做好拆封與等級，經(jīng)過批閱后送往部門辦理，辦理后及時歸檔。2）明確文件禁用材料，比如圓珠筆、鋼筆等，這些書寫材料不適宜檔案的長期保存。3）做好清退文件的有效管理，每個季度清退一次文件，年末徹底清理，辦理完畢的文件應(yīng)隨時歸檔。4）按本級機關(guān)檔案歸檔范圍與保管期限，對收集到的檔案材料作出鑒定分析，所有在范圍內(nèi)的材料必須保證完整性。5）文書檔案借閱時，應(yīng)按照相應(yīng)的借閱制度，檔案管理人員應(yīng)做好登記[3]。

3.2 提高人們對檔案收集整理工作的認知水平

3.2.1 樹立檔案整理意識，提高歸檔效率

為提升檔案收集整理效率，有必要加強對工作人員的指導，使其樹立檔案整理意識，并深刻認識到這項工作的重要性。在檔案收集整理期間，應(yīng)對檔案管理人員展開教育培訓，在傳授檔案整理技巧的同時，傳遞法律法規(guī)內(nèi)容，使檔案管理人員學會應(yīng)用信息化手段整理檔案資料，充分了解相關(guān)知識，同時認識到自身崗位職責，在促進檔案整理工作規(guī)范化開展的基礎(chǔ)上加強對自身行為的有效約束。與此同時，還應(yīng)充分調(diào)動人員的主觀能動性，提升檔案歸檔效率，使檔案能夠在規(guī)定的時間范圍內(nèi)歸檔。基于檔案資料收集整理制度，明確歸檔要求，調(diào)動人員積極性，做好相關(guān)部門的有效配合，發(fā)揮其主觀能動性。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)狀，尋找問題的解決辦法，在日常工作中保持耐心，做好檔案資料的跟蹤收集，對于無法按時移交檔案的部門與人員及時溝通，盡快使檔案歸檔，避免檔案丟失。

3.2.2 提升服務(wù)質(zhì)量，強化職業(yè)道德規(guī)范

檔案室需要負責檔案管理工作，同時也要對檔案使用者提供服務(wù)。因此，管理人員應(yīng)當確立服務(wù)意識，樹立服務(wù)觀念，明確自身需要服務(wù)于他人，配合部門工作，多渠道提升工作質(zhì)量。利用信息技術(shù)確立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的遠程服務(wù)。由于網(wǎng)絡(luò)信息儲備量大，所有資料查找十分便利，且檔案信息傳遞速度很快，這有利于檔案資源的高效共享。做好對檔案收集整理工作的編研，要求檔案管理人員熟悉檔案資料的具體存儲情況，通過對信息篩選、歸納、總結(jié)，將其編訂為不同類別的資料，發(fā)揮檔案的實際利用價值。提升檔案人員的職業(yè)道德規(guī)范，發(fā)揮規(guī)章制度的約束作用，制度中的條款條例會直接明確哪些行為符合職業(yè)道德需求，哪些違背了職業(yè)道德，通過加強教育，對違反要求的人員予以處罰。此外，還要關(guān)注檔案管理者的工作心理，使其正確對待崗位工作，比如人們普遍不愿意在庫房中管理檔案，這些人希望自己可以融入行業(yè)建設(shè)，讓自己的專業(yè)價值通過社會交往體現(xiàn)出來。對此，有必要為檔案人員提供社會滿足感，讓他們感到自己被需要，加強檔案部門與其他部門的聯(lián)系，提升人員工作積 極性。

3.2.3 加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓

檔案管理人員是檔案管理工作的重要主體，其業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)至關(guān)重要。由于檔案收集與整理工作繁瑣，甚至存在著重復性特點，這會讓人們產(chǎn)生焦躁和厭煩的心理，情緒上出現(xiàn)波動。為避免該問題，應(yīng)加強對人員的業(yè)務(wù)培訓，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神，幫助人們疏導情緒，鼓勵檔案管理人員和其他部門聯(lián)絡(luò)，在了解各部門工作內(nèi)容與特點的同時，推動自身崗位工作的進步。由于檔案收集整理有著較強的專業(yè)性，建議組建一支高素質(zhì)、高水平的人才隊伍，提升管理人員業(yè)務(wù)水平[4]。

3.3 優(yōu)化檔案收集整理方式

3.3.1 完善檔案收集整理工作

采用科學的手段，在明晰的檔案管理目的下進行檔案收集與整理，再結(jié)合人員實踐工作經(jīng)驗，依據(jù)使用者提供的反饋信息確立檔案管理一般性標準，使檔案收集整理工作區(qū)域規(guī)范化。著眼于對檔案資料質(zhì)量的把握和控制，不斷優(yōu)化該項工作，一方面，對有價值的資料及時收集，做好歸納整理，為檔案歸檔提供便利條件；另一方面，保障檔案資料完整性，防止檔案殘缺或者雜亂無章。檔案管理人員應(yīng)深刻聚焦檔案收集全過程，對檔案收集和整理時刻保持著高度敏感，重視細致化工作內(nèi)容。

3.3.2 確立差異性檔案收集機制

認真看待檔案收集的差異性，對于不同類型的檔案資料采用不同收集方法。各部門的工作性質(zhì)不同，其檔案資料類型也會不同，有必要結(jié)合檔案管理工作實際監(jiān)理差異性收集機制。比如對于文書檔案，建議采用月電子歸檔與年度紙質(zhì)歸檔相結(jié)合的模式，檔案生成部門每個月將電子檔案的目錄完整提交到檔案管理部門，以便對檔案資料產(chǎn)生詳細了解，年終時需要移交紙質(zhì)檔案，保證檔案收集與整理工作的系統(tǒng)性。針對科研和基建類檔案，建議按照科研項目與基建項目進程做好檔案的及時歸檔管理，明確檔案歸檔渠道，將責任深刻落實，并在差異性檔案收集機制下提升收集效率。

3.3.3 采用信息化技術(shù)手段

如今檔案信息化建設(shè)已被成功用于檔案收集整理工作中，檔案部門逐漸開始應(yīng)用信息化技術(shù)搭建檔案收集平臺。這一期間，應(yīng)進一步發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，拓寬檔案資料信息化收集渠道，創(chuàng)新整理方式，實施檔案預歸檔管理機制，檔案生成部門每個月將生成的檔案以電子的形式上傳平臺，為年終歸檔奠定基礎(chǔ)。檔案管理部門在相應(yīng)系統(tǒng)的應(yīng)用下全方位了解各部門檔案歸檔實情，以便準確的掌握檔案流向，為各部門加強業(yè)務(wù)指導，對檔案收集整理工作進行督導。

4 總結(jié)

總而言之，檔案收集整理工作的開展必須在科學的方法下進行，要求檔案管理人員保持認真地工作態(tài)度，通過各部門實際情況，以靈活的方式解決檔案收集整理存在的問題。發(fā)揮信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，搭建檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案收集流程，使檔案整理工作效率不斷提升。