探討新時期學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理舉措

楊玉秋

（廣東省中山市東升高級中學(xué)，廣東 中山 528400）

新時期的學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理主要目的是將教育資源進(jìn)行均衡的配置，尤其是針對在校家庭經(jīng)濟(jì)比較困難的學(xué)生，通過規(guī)范化的管理完全能夠提升資助資金配置效率。檔案規(guī)范化管理本質(zhì)上就是針對整個資助過程各種形式的材料的管理，比如紙質(zhì)、電子檔案或者是影像資料等等；上述自主材料來源復(fù)雜，涵蓋學(xué)生的各方面信息以及困難問題，同時能夠?qū)W(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)十分困難的學(xué)生進(jìn)行綜合評估，有利于學(xué)校以此作為根據(jù)進(jìn)行資助，幫助更多的學(xué)生成功地完成求學(xué)路。只有構(gòu)建健全的學(xué)生資助檔案才能夠讓國家教育資金合理的配置到需要的學(xué)生身上，為我國培養(yǎng)出更多優(yōu)質(zhì)的人才。

1 新時期學(xué)生資助檔案特征

第一渠道比較分散，資助檔案內(nèi)容比較繁雜，因此分散性比較強(qiáng)。新時期學(xué)生資助檔案的過程極為復(fù)雜，尤其是需要多個部門提供相應(yīng)的資料。例如學(xué)生在進(jìn)行資助申請過程中要準(zhǔn)備各種佐證資料，需要當(dāng)?shù)卣由w公章；并且不同學(xué)生其貧困原因有所差異，且也需要不同部門提供佐證資料；另外高中在進(jìn)行資料審核時也會形成相應(yīng)的資料檔案，其中涉及各個學(xué)院、學(xué)生工作辦公室、校學(xué)生處、財務(wù)處以及資助管理中心等多個部門的參與，每個部門會根據(jù)自身的權(quán)限提供相對應(yīng)的資料，所以新時期下學(xué)生的資助檔案內(nèi)容繁雜，信息來源分散。給學(xué)生資助檔案規(guī)范管理帶來極大的挑戰(zhàn)。

第二信息化要求高。過去學(xué)生資助檔案基本上是以紙質(zhì)材料為主的，但是隨著信息化技術(shù)的提升，各類信息系統(tǒng)的建設(shè)以及應(yīng)用，高中已經(jīng)初步具備學(xué)生資助檔案信息化管理的挑戰(zhàn)。2007年我國教育部為了加強(qiáng)學(xué)生資助檔案的管理，投入大量的資源進(jìn)行資助信息平臺的建設(shè)，為資助檔案規(guī)范化管理的信息化發(fā)展帶來了新的發(fā)展方向。比如地方政府為了加強(qiáng)學(xué)生檔案規(guī)范化管理，會以全國學(xué)生資助管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，形成地方政府的學(xué)生資助管理平臺，并且開發(fā)相應(yīng)的APP；學(xué)生可以通過APP直接將資助材料進(jìn)行上傳，各高中可以通過系統(tǒng)后天進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)出，便于高中進(jìn)行資料進(jìn)行審核，也便于對檔案進(jìn)行管理。隨著時代的發(fā)展，新時期學(xué)生資助檔案逐漸向信息化、無紙化進(jìn)行過渡，然而整體信息化水平有待提升。

第三環(huán)節(jié)聯(lián)系性強(qiáng)，學(xué)生資助檔案當(dāng)中涵蓋了學(xué)生家庭基本情況、困難情況等等，是資助過程中重要的參考憑證。而且牽涉到多方的利益，直接關(guān)系到學(xué)校資助工作的公正、公平。因此學(xué)生資助檔案的形成流程也是比較復(fù)雜，需要通過初審、終審等多個環(huán)節(jié)，整個過程也會形成相應(yīng)的資料，這些資料也是資助檔案當(dāng)中的重要組成內(nèi)容。同時各個環(huán)節(jié)的資料也是資助檔案規(guī)范化管理的重要對象，只有將各個資料落到實(shí)處才能夠確保資助工作的順利落實(shí)。

2 學(xué)生資助檔案管理主要內(nèi)容

1）家庭基本情況資料。家庭基本情況資料主要是圍繞學(xué)生的家庭基本情況所形成的資料，也是基礎(chǔ)性材料。其中主要是由學(xué)生對本家庭的家庭成員以及社會關(guān)系進(jìn)行基本填寫。該資料也是學(xué)校進(jìn)行資助審核的前提條件，通過家庭基本情況可以初步了解學(xué)生的家庭成員情況。同時其中還有學(xué)生的自述材料，主要是將家庭所面臨的困難進(jìn)行描寫，通過書面的方式向?qū)W校提出資助申請。但是其中往往具有一定的主觀因素影響，還需要政府部門所提供的材料作為參考。另外就是家庭基本情況調(diào)查表，該表主要是學(xué)校收集學(xué)生相關(guān)的信息，同時將各類基礎(chǔ)信息進(jìn)行整理，能夠客觀的為學(xué)校資助工作提供基礎(chǔ)參考資料，而且各個學(xué)校的資助工作一般是由老師完成，由老師對家庭基本情況資料進(jìn)行整理，形成規(guī)范化的資料，能夠?yàn)橘Y助檔案規(guī)范化管理提供保障。

2）學(xué)生資助認(rèn)定材料。學(xué)生資助認(rèn)定材料通常涵蓋學(xué)校審核認(rèn)定材料以及資助管理中心所認(rèn)定的材料等方面所構(gòu)成，各個學(xué)校的資助工作小組對材料進(jìn)行初審以及評定，當(dāng)資助名單進(jìn)行初步確定時就會將相關(guān)材料以及名單上報到學(xué)校資助工作中心進(jìn)行二次審查，以此保障材料的真實(shí)性、客觀性。另外就是學(xué)校在對資助材料進(jìn)行審核時一般會采用量化評價的方式對經(jīng)濟(jì)困難的學(xué)生進(jìn)行評定，通過最終評分進(jìn)行排名，以此來確定相應(yīng)的評定等級，也是為了保障資助過程的公正性。在完成基礎(chǔ)工作后，就需要登錄到學(xué)生資助信息化工作平臺，將相關(guān)電子資料與紙質(zhì)資料進(jìn)行比較分析，確保資料的一致性，另外也要在信息平臺中積極的更新信息，確保資助檔案的時效性，便于后續(xù)對學(xué)生資助檔案的查閱運(yùn)用。

3）學(xué)生日常情況材料。學(xué)生日常情況材料一般是由學(xué)生受資助情況、日常學(xué)習(xí)、生活以及談話記錄等共同形成的綜合性材料，主要目的是能夠定期的對家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的發(fā)展過程進(jìn)行一定的記錄，尤其是受資助后學(xué)生的生活情況是否有所變化，同時也能夠?qū)Y助學(xué)生的新的資助情況進(jìn)行掌握，對學(xué)生階段內(nèi)收到的資助情況進(jìn)行可追溯的記錄，便于資助檔案管理的規(guī)范化。因此高中需要定期的對學(xué)生日常相關(guān)材料進(jìn)行核實(shí)，從而有利于更新貧困生的數(shù)據(jù)庫。

3 學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化所面臨的挑戰(zhàn)

即使當(dāng)下高中的環(huán)境有利于對學(xué)生資助管理規(guī)范化工作，但是在具體執(zhí)行過程中還面臨一定的問題。

1）貧困認(rèn)定存在困難。學(xué)生資助檔案管理中貧困生認(rèn)定材料是比較基礎(chǔ)的材料，同時也是相關(guān)資助工作展開的前提與基礎(chǔ)，比如國家獎學(xué)金、助學(xué)金等等的評選，還有就是生源地貸款、學(xué)校勤工助學(xué)等崗位的選擇都需要貧困生提供一定的認(rèn)定材料作為參考依據(jù)。然而在實(shí)際認(rèn)定過程中，貧困認(rèn)定材料基本上都是由學(xué)生自身所提供的，即使具有當(dāng)?shù)卣块T的蓋章證明，但是對相關(guān)資料進(jìn)行真實(shí)性核查也面臨較大的困難。另外則是當(dāng)下貧困生的認(rèn)定形式比較單一，通常就是結(jié)合被資助學(xué)生所提供的材料進(jìn)行審核，但是因?yàn)樗Y助學(xué)生的地區(qū)、距離等多種因素的影響，導(dǎo)致對材料真實(shí)性的審查很難到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行取證。三是當(dāng)下對于貧困生的認(rèn)定尚未形成成熟的標(biāo)準(zhǔn)，而且其中對于建檔立卡、低保等學(xué)生則可以直接將其認(rèn)定為特困的標(biāo)準(zhǔn)，然而其他一般困難學(xué)生的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)就沒有具體化，在具體操作當(dāng)中普遍存在公平性、客觀性的問題挑戰(zhàn)。

2）規(guī)范性有待強(qiáng)化。學(xué)生資助檔案管理即使已經(jīng)具有一定的管理辦法，但是基本上只是涉及專業(yè)檔案編號歸檔等管理辦法，對于其中學(xué)生資助檔案的管理規(guī)范化沒有進(jìn)行明確指導(dǎo)，所以目前學(xué)生資助檔案管理比較混亂。比如對于學(xué)生資助檔案中需要涵蓋哪些材料、具體的規(guī)格要求等缺乏統(tǒng)一性的規(guī)范；或者是某些高中的二級院校負(fù)責(zé)資助工作的就是輔導(dǎo)員，欠缺專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對于學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化無法做出貢獻(xiàn)。最后則是某些檔案具有明確的分類項(xiàng)目、保管內(nèi)容以及期限等，但是學(xué)生資助檔案作為特殊檔案類型，所牽涉到的檔案種類十分多，不同類型材料的保存期限以及范圍都存在差異，有待進(jìn)一步進(jìn)行完善。

3）動態(tài)信息管理欠缺。高中學(xué)生資助檔案信息化管理模式還有待完善，在許多環(huán)節(jié)仍然需要依靠紙質(zhì)材料作為載體，整體上信息化建設(shè)程度并不高。過去學(xué)生資助檔案通常就是以紙質(zhì)為主，在某些環(huán)節(jié)上還具有一定的優(yōu)勢。但是因?yàn)楦咧袃?nèi)部各學(xué)院流動性較強(qiáng)，而且畢業(yè)生與新生的交替，直接造成學(xué)生資質(zhì)檔案移交的困難。而且資質(zhì)材料較多，檔案保存年限不明確，會極大的占據(jù)檔案室的資源。而且紙質(zhì)版材料很難進(jìn)行動態(tài)管理，無法第信息進(jìn)行及時的補(bǔ)充。

4）功能性并不強(qiáng)。當(dāng)下學(xué)生資助檔案基本上只是根據(jù)不同材料的類型進(jìn)行簡單的分類，但是在具體應(yīng)用中并沒有發(fā)揮出學(xué)生資助檔案管理的作用，尤其是對學(xué)生資助檔案的運(yùn)用不夠，無法真正達(dá)到資助育人的目的。對于貧困學(xué)生的資助，不僅僅只是物質(zhì)上的幫助，更關(guān)鍵的是幫助通過學(xué)生資助的方式來對這部分學(xué)生進(jìn)行教育。然而在學(xué)生資助檔案管理過程中完全沒有意識到發(fā)揮出學(xué)生資助檔案的作用。

4 新時期學(xué)生檔案管理規(guī)范化策略

1）優(yōu)化認(rèn)定方式，明確認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校貧困生是資助工作的重要對象，但是在確定貧困生方面需要認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，也是資助檔案規(guī)范化管理的重要基礎(chǔ)工作。學(xué)校需要緊緊圍繞解決困難學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)困難為核心這一目標(biāo)，將認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)定形式進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，使得學(xué)校貧困生的認(rèn)定更具有科學(xué)性、公正公平性。因此根據(jù)新時代的發(fā)展，學(xué)校資助檔案規(guī)范化管理先要做好貧困生認(rèn)定工作，具體如下。首先充分的借助數(shù)據(jù)分析法，將定量與定性的方式進(jìn)行充分結(jié)合，從而形成貧困生認(rèn)定指標(biāo)體系，將量化測評表進(jìn)行不斷地改進(jìn)，使得貧困生的認(rèn)定考核結(jié)果數(shù)據(jù)化，可以直接將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行直接體現(xiàn)。其次則是要將認(rèn)定模式進(jìn)行優(yōu)化，在傳統(tǒng)的摸底調(diào)查基礎(chǔ)上，借助于信息化技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)的方式，對貧困生申請的消費(fèi)數(shù)據(jù)、個人征信數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱，并且以此作為參考，形成新的學(xué)生資助檔案資料，提升貧困生認(rèn)定結(jié)果的真實(shí)性、可信度和對比性。

2）強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)，提升專業(yè)水平。首先就是學(xué)校要設(shè)置專門的資助管理部門，全權(quán)負(fù)責(zé)學(xué)校的學(xué)生資助管理工作，同時由專業(yè)的檔案管理人員對學(xué)生資助檔案進(jìn)行管理，提升資助檔案規(guī)范化管理的成效。學(xué)校可以在資助管理部門中設(shè)置專職的檔案管理人員，由檔案管理人員對學(xué)生資助檔案進(jìn)行整理，形成規(guī)范化的制度。其次就是資助檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)強(qiáng)化，提升檔案管理專業(yè)能力，并且結(jié)合學(xué)生資助工作的特殊性，對復(fù)雜的資助檔案進(jìn)行高效、規(guī)范化的管理。因此學(xué)校檔案管理人員要積極地參加各種檔案管理培訓(xùn)，同時當(dāng)?shù)氐慕逃块T也應(yīng)該積極組織資助檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。另外，可以強(qiáng)化與其他學(xué)校檔案管理人員的溝通交流，共同探討提升新時代學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理水平。

3）制定檔案規(guī)定制度，細(xì)化檔案管理規(guī)則。新時代學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理離不開檔案規(guī)定制度的制度，將檔案管理規(guī)則要進(jìn)行明確細(xì)化。首先結(jié)合學(xué)校資助工作的實(shí)際情況將檔案進(jìn)行明確的分類，將資助檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)明確后就能夠?qū)Ω黝愘Y助檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)分類，然后再不根據(jù)不同的檔案類型將其進(jìn)行規(guī)范化管理。其次則是對不同資助檔案的保存期限要進(jìn)行明確，根據(jù)期限不同對檔案進(jìn)行定期的管理，將短期、中期與長期保存的當(dāng)納進(jìn)行詳細(xì)劃分，對于學(xué)生資助檔案中比較重要的部分要進(jìn)行重點(diǎn)保存，便于資助管理工作的審查和考核。最后，建立健全資助管理工作監(jiān)督機(jī)制，定期對資助工作開展公平、公正的檢查，保障學(xué)生資助工作的規(guī)范性。

5 結(jié)束語

總而言之，新時期學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化工作對于高中發(fā)展來說具有重要意義，同時也是更好地完成教育扶貧工作的重要途徑。