新形勢下做好基層檔案管理工作的策略試析

李麗娟

（曲沃縣檔案館，山西 臨汾 043400）

領導指出：“檔案工作十分重要，總結經驗、認識規律、延續歷史以及發展各項事業，都需要以檔案為依托。”檔案屬于固化信息，并且具有完整性、清晰性以及確定性特點，主要形成于個人或者組織的以往實踐中。檔案具有歷史記憶傳承的作用，能夠對人類社會實踐活動進行最原始記錄，并且體現出前人與今人的智慧結與晶勞動成果。不僅如此，以檔案作為資料支撐，不斷借鑒前人智慧成果，能夠更好地開展事物發展客觀規律的研究、修史、著書、立傳以及考古等工作。沒有檔案我們無法找到來時的路，就像一個失憶的人，證明不了自己從哪里來，又何以指引我們到哪里去？然而在基層的日常工作中，管理檔案一直是工作的難點，當前基層管理檔案工作普遍處于機械重復、效率低下的一種狀態，這項工作籠統的被理解為簡單的信息收集和整理，給人以枯燥刻板的印象。如何將刻板、枯燥的而且十分重要工作科學化、信息化，這是當前基層檔案工作必須解決的問題。

1 基層檔案管理工作的意義

1.1 為后期管理提供參考依據

目前基層檔案管理的主要任務是負責各類檔案資料的整理、分類、保管、統計、查詢及安全保護等。檔案管理中所記錄的，不只是職工的各項信息，還有基層單位在發展過程中所取得的成就、對各項工作的總結分析以及單位的發展歷程，是集中管理的重要體現。單位在后期管理過程中不僅可以參考檔案信息，通過對信息資料查詢熟知單位過往，找到之前的相同案例有效地處理問題；還可以對信息資料加以利用，通過對人員檔案的系統分析，實現單位人力資源的優化配置。檔案管理對一個單位的發展有著至關重要的作用，所以基層必須做好檔案管理工作。

1.2 有助于基層整體工作發展

檔案管理是基層管理工作的重要組成部分，并不只是簡單記錄職工信息的資料，還是單位發展的業務基礎。高效的檔案管理方式是單位管理能力的重要表現之一，科學、合理開展檔案管理工作可使領導層對單位運行狀況進行充分了解，有助于領導層做出的決策更加正確。因此，只有加強對檔案管理工作重要性的認識，才能促進檔案管理向著規范化方向發展。除此之外，加強檔案管理工作，從管理理念和工作方式上進行創新，順應新時代探索新的管理途徑，高效反映本單位情況，既有助于社會經濟穩健發展，也能夠提升單位的綜合實力，有助于基層檔案管理工作發展。

2 新形勢下基層檔案管理工作的問題探析

2.1 基層檔案管理的制度不夠科學完善

科學良好的檔案管理工作，需要以完善的制度作支撐，只有這樣，基層檔案管理發展才能有所依靠。然而通過具體情況分析發現，現階段國內很多基層單位并沒有制定完善、健全、科學的檔案管理制度，其主要原因在于對檔案管理工作重要性認識不足，導致檔案管理部門開展具體工作時，沒有明確的制度規范對其進行約束，因此，在收集與處理各種檔案信息時，難以按照統一、科學的模式進行操作。長此以往，檔案管理工作愈加混亂，進而對檔案的保管與利用造成阻礙。

2.2 重視程度不足

針對基層檔案管理工作來說，普遍存在不重視管理的情況，在這種情況下，相關工作人員態度較為消極，其工作質量和效率都會受到影響。根據當前基層檔案管理工作情況來看，雖然從業人員綜合素質都較以往有了很大提升，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。

2.3 檔案管理人員專業素養不足

檔案管理是一項專業化的工作，檔案管理人員需要具備相應的專業知識技能，然而現階段基層的檔案管理人員普遍為非專業人士，缺乏專業知識基礎，而基層單位本身也缺乏相應的培訓考核體系，進而不利于其專業素養提升。此外，由于檔案管理工作被長時間忽略，因此，檔案管理人員喪失工作積極性，沒有自主學習意識，在工作當中往往應付了事。

2.4 信息化建設滯后

目前，各行各業都呈現出信息化、數字化發展的趨勢，信息化手段的應用有力地推動了各行各業的發展，要提升檔案管理水平與效率，信息化建設勢在必行。然而從當前基層檔案管理的實際情況看，信息化建設普遍滯后，投入不足，缺乏相應的軟硬件設施，并且檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發揮信息化設施的作用。

3 新形勢下做好基層檔案管理工作的策略

3.1 使檔案管理的制度切實得到優化

全面優化當前階段檔案管理工作，需要調整檔案管理制度，使當前管理制度更加科學化、合理化，確保后續檔案管理工作順利開展。不僅如此，設置內部的管理機構過程中，應充分充實檔案管理部門的獨立性，并為其提供充足的資源保障。在檔案資料的整理、構成以及歸檔等相關環節，應將各崗位工作職責落實到位，同時采用科學的考核機制，建立一個圍繞基層檔案建設為核心的檔案管理體系。而科學化的提升檔案管理制度的水平，需要有關技術人員切實從各個方面，展開較為深層次的研究，確保所制定出來的制度在實際管理工作中有較強的操控性，進而為基層檔案工作的開展奠定科學化的流程。

3.2 完善管理理念，創新服務內容

在新時期基層檔案管理工作，要結合全新的技術手段，進一步完善管理理念，將各種全新的管理模式融入到其中，進而保證檔案管理工作更加有效地實施。其一，大數據背景下，在檔案管理模式方面，其發展方向更加現代化、智能化以及自動化。基于此檔案管理人員應順應時代發展潮流，不僅需要提升自身知識文化水平，還應轉變管理觀念。將傳統管理模式的優勢與創新管理方式相結合，通過各種全新技術的有效應用，保證工作更加高效地開展。其二，使檔案的作用凸顯出來，通過改善服務模式，建立健全全方位的服務體系，確保重要信息安全，并以此為基礎，對檔案的公開性進行逐步擴大，以此保證社會大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關資源，從中獲取更多的有用知識。

3.3 加強對檔案管理工作的重視

首先，行政及事業單位負責人加強對檔案管理工作重要性的認識，充分了解檔案管理的優勢所在，深刻體會其中內涵，合理地對檔案部門工作職位進行配置，對檔案資源配置進行有效優化，確保管理工作順利開展。只有基層領導高度重視檔案管理工作，才能促使基層單位自上而下對檔案管理工作給予足夠的重視。其次，檔案管理部門負責人及工作人員要重視本職工作，摒棄得過且過、敷衍了事的心態，保持積極的工作態度。要正確認識檔案管理的重要性，積極學習先進的管理理念，并落實在實際工作中，全面提升檔案管理水平。

3.4 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作較為復雜，并且專業性以及綜合性較強。因此，工作人員需要具備較高的素質，不只是較強的專業素質，同時還需要良好的道德素養。由于檔案管理人員素質高低直接影響檔案管理工作水平，因此單位必須注重對人員的培養。第一，要選用專職人員負責檔案管理工作，加強人員的穩定性，防治管理人員變動過于頻繁。第二，需要定期對檔案管理人員開展培訓活動，使其通過學習先進的檔案管理知識，提高自身綜合素質。此外，還應以考核形式，對檔案管理工作人員綜合素質進行評估，進而提高其道德品質和工作能力，更好地做好本職工作。

3.5 強化技術保障

提升檔案管理水平，需要充分認識到信息化手段應用的重要作用，基層單位應當將檔案管理信息化建設當作頭等大事推進，給予充足的人力物力保障。檔案管理信息化發展的優勢在于不僅可以實現檔案資料數字化，同時也能簡化檔案管理的各個環節，節省人力物力，也便于查閱檔案資料。首先，基層單位要完善檔案信息化設施，購置必要的軟件設施，從而為后續工作奠定基礎。其次，基層檔案室要建立起檔案數據庫，收錄數字化檔案，這樣更加便于保管、調閱、轉出轉入。最后，基層單位要培養信息化專業人才，以充分發揮各項信息化設施的作用，同時要注重相關操作技能的培訓，確保可以熟練操作。

3.6 切實的優化檔案管理的基礎設施

行政及事業單位內部應當為將專業化較強的閱覽室提供給檔案管理部門，與此同時，還應對檔案室內部進行規定，使其保持整潔、干凈的衛生狀態，將各類器具與設備安裝其中。不僅如此，還應完善配套防火防盜、防水等措施。由于檔案室不可受長時間日光直射，因此，需要采用人工照明方式，并科學選擇防爆，最大程度上防止發生火災隱患事故。值得注意的是，相關人員還需要不斷對檔案室內的溫度、濕度以及通風等進行調整，并且在日常檔案管理工作中，還需要確保檔案庫房溫度在合理范圍之內，其中以14攝氏度至24攝氏度為宜，而濕度需要控制在0.45-0.60之間，通過在室內安裝濕度測量儀器，能夠及時掌握濕度變化情況，并且展開科學化的調節，注重基礎設施的優化，才能確保檔案管理工作開展的前提基礎得到全面化的保障。

4 結束語

總之，基層單位必須要高度重視檔案管理作用，制定符合單位發展的檔案管理體系，明確檔案管理工作切入點，面對檔案管理工作中存在的問題，及時發現并解決，加強檔案管理者培訓，提升其綜合素質，引入信息化技術，培養員工的創新服務意識，確保檔案管理工作向著規范化、科學化方向發展，進而為單位發展提供保障與支持。基于此，檔案工作者們應對檔案事業忠誠，遵守相關法律法規，提高加強檔案管理水平，熟練掌握檔案業務，同時維護檔案安全，進而將檔案工作記載歷史、傳承文明以及服務未來的作用發揮到最大，促進國家繁榮昌盛。