關于事業單位檔案管理創新與改革的思考

李選紅

（襄州經濟開發區綜合服務中心，湖北 襄樊 441100）

在新時代的背景下，事業單位檔案管理應主動迎合時代發展的要求，認識到傳統檔案管理工作中存在不足之處，充分利用信息化技術的優勢，全面實現事業單位的檔案管理工作的改革發展，全面推動檔案管理的數字化發展。這里結合自身從事事業單位的檔案管理工作經驗，多角度分析了事業單位檔案管理改革發展的實際情況，并有針對性提出了事業單位檔案管理創新的有效對策，希望對于廣大同仁起到一定拋磚引玉的作用。

1 事業單位檔案管理改革與模式創新的必要性

1.1 新時代社會對人才資源的利用需求增強

為了全面保障事業單位的長期穩定的可持續化發展的理念，一定要充分重視人才資源的合理化配置。在人力資源管理環節中，存在著大量的基礎性數據、信息含量較高，這樣就意味著傳統的檔案管理模式存在著嚴重的滯后性，難以有效保障開展檔案管理模式的創新發展，造成事業單位內部組織結構也難以優化。只有充分重視單位的檔案管理工作，方可以充分發揮好強大的人力資源管理作用，開展高效的考核及管理等工作。所以，只有充分重視內部檔案管理處理水平的提升，才能更好地滿足于人才的需求。

1.2 符合時代發展趨勢

在信息化時代背景下，事業單位如果依然采用傳統模式下的紙質化為主的檔案管理工作，這樣自然不符合現代化事業單位的轉型發展，難以快速推進事業單位的檔案管理工作的信息化、數字化、智能化發展。同時，部分檔案管理人員整體業務能力素質不強、信息化水平過低、綜合能力偏弱，這些都會造成存在著檔案管理人員專業培養方面的不足，無法體現出檔案資源的價值所在。另外，部分事業單位管理過于模式化，存在著過于僵硬的情況，無法實現人力資源的優化配置，明顯的落后于時代發展。

2 事業單位檔案服務模式的改革方向

2.1 數字化檔案管理模式

在信息化時代背景下，事業單位一定要主動積極迎合時代特色，全面保障基于信息技術的檔案管理創新發展。在構建新時代背景下的檔案管理體系過程中，應充分應用好身份認證技術、掃描技術、數據庫技術、數字加密技術等優勢，全面保障檔案管理的信息化、智能化、數字化發展，從而有效全面控制檔案管理成本，有效保障檔案運行效率全面提升，更加保障滿足于精確化的檔案信息管理。在全面推動數字化檔案管理的過程中，應保障實現音視頻、圖片、數據、文字的有效存儲，更好地滿足于向知識管理的方向轉型發展，有利于全面保障檔案管理水平的提升。

2.2 智能化檔案管理模式

在傳統檔案管理過程中，存在著過于依賴檔案人員的情況，借助于發揮檔案管理模式的智能化發展模式，全面保障提升檔案管理平臺的效率。首先，從事業單位發展特點來看，能有效充分將大數據技術、人工智能、計算機等融入到人工檔案管理模式中，以便更好地滿足于檔案的實時存儲，有效落實好檔案管理的智能化工作要求；其次，重點落實在檔案管理工作的數據信息集成化發展，明確滿足檔案交互特點，實現高效的檔案數據信息交互，滿足于多載體的傳輸要求，符合信息化時代發展的要求，能滿足于網站、小程序、APP終端等交互需求。借助于智能化檔案管理的優勢，能體現出大數據、物聯網的發展方向，更好地適應于日趨復雜的網絡環境。

2.3 個性化檔案管理模式

在信息化時代背景下，人們對于檔案的使用、查詢以及調用往往具有更高的需求。從事業單位的發展特點來看，一定要全面迎合事業單位的深化改革要求，明確發揮出重大項目決策的檔案管理重大作用，從而有效構建個性化的檔案管理模式，能在特定主題下開展檔案匯集管理工作，有效控制檔案檢索的成本，以保障滿足于檔案供給的精確性要求，充分反映出用戶興趣而開展多元化的檔案管理服務。正是利用了信息化技術優勢，能有效掌握用戶的檔案使用習慣，全面保障發揮大數據技術的優勢，全面實現檔案服務與用戶的交互性有效提升，滿足于信息分類供給的要求，符合智能檔案管理的智能化發展方向。

3 目前事業單位檔案管理中存在的問題

3.1 信息軟件不適用、信息化管理不規范

在全面推動事業單位的檔案管理信息化建設的過程中，應充分重視如何保障檔案管理的電子化發展，并結合存在著典型問題，有效構建辦公系統和政務系統的統一化自動發展模式。考慮到各個部門之間存在著一定的信息化建設差異性情況，造成事業單位的整體信息化水平偏低，難以適用于全部的部門。針對當前的信息化管理制度體系的具體情況，普遍依然存在著缺乏統一性的問題，難以保障檔案管理相應的制度、標準落實到位。在這樣的影響下，往往會造成事業單位的檔案管理存在著服務質量低下，難以提供良好的服務體驗，這樣也意味著對于社會資源的浪費問題。

3.2 管理模式不利于人才流動

在現代化企業管理中，人才流動意味著檔案調動，并主動進行相關信息的及時更新。在事業單位的工作實踐中，當前的員工流動中依然采用紙質方式記錄，這種存在著信息修改方面極大的不完善之處，造成工作時間極大化浪費，還容易出現檔案信息的遺漏和失誤等情況。對于部分事業單位來說，存在著選擇開放式較強的電子設備記錄和儲存員工的情況，容易出現敏感信息泄露等情況。事業單位的員工檔案具有較強的隱私性，應重視予以全面的保護，但如果存在著不合理的隱蔽性的問題，則難以有效實現人才的調動需求。

3.3 檔案管理建設缺乏安全性

在開展檔案信息管理的過程中，大都是依靠第三方平臺來保存及備份數據，但總體上的檔案管理建設平臺還存在著一定的不完善之處，特別是安全性技術方面有待進一步提升，否則，容易造成系統入侵及破壞等問題，造成檔案資源出現丟失等情況，難以實現預期的檔案信息管理目標。這種存儲方式存在著較大的網絡安全隱患，所以應從各個方面予以重點的安全監管。

3.4 管理人員職業素質不夠高

結合檔案管理的智能化、自動化發展的情況，我們還應全面重視檔案管理人員的綜合業務素質能力以及信息化處理能力。從實際來看，部分檔案管理人員還不具備較強的業務素質、信息化技術水平，造成在開展信息管理工作中存在著諸多的問題，難以完全掌握信息化管理中的正確流程，造成整體的檔案管理水平偏低。所以，在新時代的背景下，我們應全面重視加強管理人員的培訓工作，不斷提升其信息化綜合業務素質能力。

4 新時代創新和改革事業單位檔案管理的對策

在新時代的背景下，針對我國事業單位發展中存在一系列問題，事業單位應從自身的實際出發，重點落實如何有效開展深化改革，結合存在突出問題，提出符合實際發展需要的有效解決對策，重點涉及如下方面。

4.1 推行檔案管理的信息化建設

在新時代背景下的檔案管理模式創新發展中，檔案管理信息化建設則是必然趨勢，這就要求事業單位應將眼光放的長遠些，從有利于事業單位的可持續化發展的角度出發，重視從各方面來加強資金投入工作。從實際需求出發來引入先進設備，并重視管理人員的專業化技能培訓工作，明確從多角度、全方位來穩步推動檔案管理工作的開展。在此過程中，事業單位檔案管理一定要符合時代發展的要求，全面有效開展政策創新，通過有效的激勵措施，構建高水平的人才隊伍，結合事業單位的發展要求來全面實現管理制度的創新發展，這樣才能更好地體現出時代特色，全面展示出公共資源的優勢及價值所在，有利于開展高質量的事業單位的檔案管理工作。

4.2 擴大檔案管理團隊

為了保障檔案管理工作的整體質量得以提升，還應全面重視構建高素質的檔案管理團隊。在新時代的背景下，從堅持事業單位穩定發展的角度出發，全面推動團隊管理理念的創新。在具體的檔案管理實踐中，應落實專門化的監督小組，從實踐工作需求出發來有效約束員工行為。同時，管理人員應從自身崗位出發，全面加強崗位專業素養，不僅具有較強的業務能力，還應具備良好的道德品質，杜絕出現徇私舞弊的行為，全面落實好檔案管理的安全性要求。從上述分析來看，檔案管理工作中最為關鍵的因素則是人才建設問題，只有全面重視人才培訓戰略發展，方可以有效實現新時代背景下的事業單位的發展要求。所以，我們應結合事業單位的發展特點，有意識地開展全面擴大化檔案管理團隊的規模，并能有效重視如何提升管理人員的技能水平，可以定期化開展高質量的技能培訓工作，能有效符合事業單位的發展要求而全面提升管理人員的綜合能力。同時，還應重視對于管理人員的業務考核工作，明確崗位責任到位，積極推行專業化競賽，從實際工作情況來落實如何有效的獎懲措施，全面保障激發員工的積極工作態度。結合日常化管理的要求，重點將各項宣傳責任意識落實到位，為全面提升事業單位核心競爭力奠定良好的基礎。

4.3 加大硬件設施建設

在全方位推進事業單位的檔案管理建設過程中，硬件設施配套則是重要方面，其直接關系到公共資源檔案管理工作的總體效率。在這樣的背景下，我們應全面重視如何有效優化配置硬件設施，滿足現代化的檔案管理辦公要求，積極開展高效的信息化建設，端正廣大檔案管理人員的工作態度，激發他們的工作積極性，這樣才有利重發發揮好硬件設施的作用。另外，在配置好先進的硬件設施的基礎上，還應重視配套相應的軟件應用，應加強各個部門相互聯合統一發展，更好地滿足于實現公共資源的共享要求，符合新時代背景下的檔案管理要求。

4.4 不斷創新管理方式

在全球經濟一體化發展的模式下，公共事業單位一定要主動開展管理模式的創新發展，才能更好地符合時代發展的要求。反之，如果事業單位領導不重視創新發展，難以擺脫傳統模式下存在的問題，這樣就無法擺脫影響事業單位快速發展的不利因素。在新時代的背景下，通過全面實現管理模式的創新，進一步從自身需求出發，積極尋找檔案管理發展的突破口。

5 結語

綜上所述，結合當前事業單位的檔案管理工作開展的情況，我們一定要認識到檔案管理中存在著不符合時代發展要求的內容，從而全面保障實現檔案管理體系的逐步完善，以便更好地全面促進事業單位的深化改革，有效全面提升事業單位的核心競爭力，以便于為社會發展提供高質量的服務。