基于信息化時代下的人社系統檔案管理探析

趙國英

（內蒙古自治區赤峰市寧城縣社會保險事務服務中心，內蒙古 赤峰 024200）

人社系統檔案指的是人類資源與社會保障檔案，其屬于社會民生檔案的主要構成部分之一，涉及醫療、就業、社保、仲裁、人才、生育等相關民生信息。在信息化時代下，要想實現惠民的目標，應加強對人社系統檔案的管理，進而向人民群眾提供更好的服務。因為人社系統檔案管理工作存在涵蓋范圍廣、部門多、專業性強等相關特點，所以要想確保檔案管理工作的效率與質量，應重視對信息化技術的運用。

1 人社系統基本職能分析

人社系統，即人力資源和社會保障部，其作用在于整合勞動力和人才市場，進而對規范、統一的人力資源市場進行建立，確保人力資源流動與配置的科學性[1]。并且，人社系統的組建，能夠促進行政事業單位人員管理效果的提高，并健全收入分配制度，順利實現人才強國的戰略，提高人力資源優勢，以堅實的基礎助推我國人力資源良好發展。此系統會根據勞動糾紛仲裁、人力資源、社會保障等相關方案或政策進行制定，加強對企事業單位的全面管理，健全社會保障體系和構建良好人才市場。對于人社系統檔案而言，指的是包含以上各個方面的材料，由于傳統人社系統檔案管理主要對象為紙質檔案，就算是數字檔案已得到全面普及，受檔案數量的影響，在計算機技術的幫助下也難以整理清楚。

2 人社系統檔案信息化管理的重要性

2.1 提高社會就業率

在市場經濟條件持續發展的背景下，我國勞動力持續增長，進而導致人員分配產生了不平衡的問題。對人社系統檔案開展信息化管理，可以使我國當前就業形勢嚴峻的問題得到有效緩解，促進就業率的提高，并降低失業率。信息化時代背景下，檔案管理網絡的形成將更多便捷的通道提供給了用工者和求職者，雙方能夠及時、高效地進行溝通和聯系。檔案信息化管理不僅為求職者提供了方便，同時對用工者而言也十分有利，進而有效提高了社會保障水平和就業率。

2.2 有效提供人力社保依據

現階段，我在人力資源市場方面，主要運用市場配置機制。同時，在實際生活過程中，人力隨時都在發生著變化。人社系統檔案管理信息化，可以確保政府全面掌握人力展現出來的變動狀況，以便于及時地進行宏觀調控和管理，并對人力資源配置進行優化。要想有效落實人力資源市場資源配置機制，需要政府部門制定相關政策與法律進行引導和管理。例如，怎樣指導下崗工人再就業、怎樣協調勞動力關系、怎樣提高就業率等，上述問題需要政府深入地進行調研和論證，然后構建針對性強的社會就業、人才隊伍建設以及工資收入分配政策，同時確保人力社保有據可循，為政府部門作出科學決策提供幫助。

2.3 節省資源

傳統人社系統檔案管理一般需要運用眾多的人力、物力對材料進行整理、分類以及安置，并且還需要設置專門空間與人員對紙質材料進行存儲和看管[2]。出現火災等狀況時，紙質材料極易損壞與丟失，進而影響人社系統的正常運轉。通過對信息化技術的運用，能夠讓人社系統檔案管理變得更加的便捷和高效，省去了紙質化檔案管理工作的麻煩，節約人力、紙質與空間資源，讓人社系統可以利用更多的精力對業務服務空間進行拓展，推動人社系統穩定、持續的發展。在風險方面，人社系統檔案管理不必過于關注消防問題，而是把重心向信息化管理系統維護方面進行轉變，進而實現良好管理效果。

3 信息化建設應用于人社檔案管理工作存在的問題

3.1 管理制度的不完善

人社系統中的檔案類型豐富，數量龐大，包含社會各個方面的信息。受傳統管理體制影響，檔案管理制度并不健全，且分管檔案的部門較多，工作量大，進而妨礙了管理制度作用的良好發展，不同部門因為信息交流缺乏實時性，難以迅速地對工作信息進行對接。同時，在傳統管理模式中，人社系統各部門均涉及巨大的工作量，同時需要保證所有結果準確，但因為管理模式不健全，信息遺漏等情況十分常見。

3.2 工作人員的專業素養程度不高

以傳統的工作管理制度為基礎，針對員工計算機技術，單位并沒有做出明確要求，不注重掌握信息技術，各級部門人員仍未摒棄傳統的工作措施，同時因為時間有限，只要求工作人員簡單地歸類統計檔案，只有少部分員工接受過系統、專業的教育培訓，同時因為單位很少引入新鮮血液，大部分員工年齡較大，難以掌握現代的科學技術，這些均造成檔案管理工作費時費力，效率不高。

3.3 安全意識和防范能力有待提高

人社系統檔案安全性與人民群眾的利益之間存在著緊密地聯系。在信息化時代下，檔案安全涉及網絡與系統安全兩個方面。其中，網絡安全主要體現在信息被病毒和黑客等竊取；系統安全則是軟硬件的安全性，相關管理工作人員需要具備良好專業運用與維護能力。所以，人社系統需不斷加強安全意識，立足于軟硬件建設，避免出現信息泄露、丟失等情況。

4 人力資源與社會保障檔案信息化管理的途徑

4.1 加強硬件和軟件基礎建設

科學完整地保存紙質檔案材料是實現人社系統檔案信息化管理的重要基礎，可靠安全的軟硬件設備是關 鍵[3]。這就需要人社系統在工作中，一方面，要對專用經費予以建立，積極構建檔案室，要充分認識到并非實現了檔案信息化管理，便可以忽視檔案實體管理；另一方面，在對檔案室進行專業化、高標準建設中，應保持嚴謹的專業態度，借助諸多媒介輸入紙質信息。同時，投入充足的經費，第一時間對軟硬件設備進行更新，實現信息化管理水平最佳化。其中，硬件設備包括多元終端、存儲硬盤網絡設備、服務器和其他資源；軟件系統包括支撐信息管理、調閱、查詢、索引、輸入等各子系統，各系統之間相互分享、相互融合，必須確保網絡系統安全、暢通。

4.2 完善人社系統檔案信息化管理制度和流程

人社系統在建立健全檔案信息化管理制度與流程的過程中，必須秉持應用性、系統性和共享性的原則。就人社等行業的檔案信息化系統建設，國家均制定了嚴格的具體要求以及制度規范。檔案信息化管理的基本規范主要囊括檔案數據規范以及檔案信息管理應用規范等。檔案信息化建設主要立足于檔案數據，檔案數據囊括了編程專業語言、圖片、數字等，在檔案信息化管理中，確保檔案數據的規范性意義極為重大，管理人員要遵循系統軟件要求和國家規范，將數據要素輸入，保證不會因為數據輸入不正確，導致檔案信息錯誤。檔案信息管理應用規范，也就是檔案管理各環節的規范，在檔案管理中運用信息技術，實現了無紙化傳輸數據和文件等目的，檔案管理人員必須改變傳統的紙質檔案管理思維，立足于規范要求，不斷完善檔案信息化管理各環節，使檔案信息的準確性以及條理性得到保證，同時，將審查部門負責制落到實處，密切聯系優化檔案管理環節和細化責任要求，使檔案信息提報速度以及準確率得到保證。

4.3 加強檔案信息化管理安全保障機制

在判定信息化管理水平高低中，安全系數是重要參考指標。人社系統工作存在的特殊性，對檔案信息安全要求更高[4]。所以，人社系統需要立足于硬件安全、軟件應用、網絡安全等相關方面加強信息化安全水平。對于硬件安全而言，質量屬于重點，人社系統對硬件設備進行采購的過程中，需要憑借高標準對信息化管理設備進行配置。具體運用時，需構建反饋機制，及時上報硬件設備存在的問題，全面排除硬件系統存在的安全風險。同時，要想實現防患于未然的目的，工作人員還需對資料開展多份存儲，防止突發原因導致檔案信息丟失。另外，網絡安全也屬于信息化管理過程中容易出現的問題，人社系統需要安裝正版、防御能力強以及安全系數高的相關防病毒軟件，并對軟件開展定期安全監測工作，構建電腦病毒預警機制，加強和其它部門之間的交流。增強軟件系統安全，系統管理人員需要設置訪問權限以及身份驗證等，保護用戶信息，防止由于系統操作錯誤，亦或是系統設置漏洞導致用戶信息被泄露。

4.4 注重檔案管理人才的培養

在信息時代下，人力資源與社會保障局的檔案管理需要引入充足的人才[5]。要加大管理人員的日常培訓力度，使操作安全性以及員工的準確性得到保障，以充分掌握相關操作程序與規則的信息建設，可以相應的規章制度為基礎，為日常工作的順利開展提供保障。切實做好反饋工作，詳細記錄工作中遇到的實際問題，如此，便能將實際工作情況有效體現出來，從而立足于實際情況有針對性地開展培訓管理，有效提高相關人員的問題解決能力。既需要重視培訓內部員工，同時還要加大交流和合作力度，以此給予檔案管理人員幫助，使其積累更多的外部經驗，充分掌握外部環境信息化建設發展過程，為單位內部信息化建設提供人才保障。應對培訓工作的評估引起重視，主要可以運用兩種形式，即書面形式和實際工作評估，加大對評估結果的宣傳力度，對接個人推廣，充分調動員工的工作積極主動性，確保培訓有效性。高度重視培訓企業內部信息管理維護工作，第一時間有效解決日常故障，防止因為用戶原因引發的系統故障出現，為系統的正常運行提供保證。同時可以第一時間給予非專業人員有效指導，將更好的系統維護狀態充分發揮出來。

5 結語

總而言之，現階段，我國互聯網發展速度日益加快，信息化建設日益廣泛，但我國人力資源和社會保障的信息化建設中仍有很多不足之處，要想有效解決這些問題，首先必須從思想上提高對人社系統檔案管理信息化建設的重視度，對思想觀念予以創新，之后在信息化建設的基礎上，采用科學合理的檔案管理措施，積極將現實中的困難克服，竭盡全力促進人社系統檔案管理信息化建設順利開展。