淺談信息化背景下醫院文書檔案的管理及利用

陳 玲

（湛江中心人民醫院，廣東 湛江 524000）

醫院文書檔案管理作為醫院管理工作的重要組成之一，通過醫院文書檔案的管理過程中能夠了解到文書檔案在醫院管理中發揮的作用，因此醫院管理也必須重視文書檔案的整合，在信息化背景下，推動醫院文書檔案管理流程的信息化建設，規范醫院內文書檔案管理的規范程度，更好地為醫院進行服務。醫院文書檔案中包含著很多重要的信息，是醫院實施行政管理、醫療建設發展、醫療科研創新等工作的基礎，檔案信息化也促進文書檔案通過實體轉變為數字數據，然后進一步轉變為智能數據，不僅可提高辦公效率也能改善傳統管理中各種問題。受到信息化建設程度和管理模式的限制，醫院文書檔案管理依然存在各種問題，因此在信息化背景下，要充分掌握醫院文書檔案管理的趨勢和特點，制定針對性改善對策，促進醫院文書檔案管理的進一步發展。

1 信息化背景下，醫院文書檔案管理的發展趨勢

1）醫院文書檔案收集和管理效率更高。在傳統的實體檔案管理環境下，檔案收集和管理的效率非常差，一般是定期收集某個階段的資料，而信息化管理能夠促進檔案收集和管理的延伸。就比如說行政類檔案，常規行政類檔案的收集和管理需要定期整理紙質版或電子版的材料，按照文件名和時間進行分類[1]。信息化背景下，通過可視化的軟件和內容檢索功能，就可以達到分類、保管等操作，提高工作效率，載體和內容分離的特點也讓工作人員能夠根據自己的需求充分利用檔案，促進檔案收集、管理的進一步發展。

2）檔案管理模式優化。醫院傳統的文書檔案管理具有集中性的特點，檔案的收集、管理以及應用需要檔案管理部門統籌協調實施。在傳統的檔案管理過程中，這種手段能夠有效節省資源，有利于紙質檔案的管理。隨著檔案種類和內容的豐富，傳統的集中性檔案管理模式在應對海量資料的時候會出現管理能力低下、管理水平不足的情況，這時候信息化管理則可有效改善這一問題。在信息化背景下，通過搭建數字文書檔案數據庫、檔案資源共享平臺等管理系統，實現了檔案管理者、應用者以及參與者之間的平等關系。相比傳統醫院文書檔案管理分散收集、集中管理的特點，信息化管理能夠讓每個個體都成為資料的提供者，同時也是檔案的管理者和應用者，互聯網傳播的便捷性也豐富了醫院文書檔案的應用場景。通過微信、微博等平臺的輔助下，醫院檔案管理從以往的單向信息轉變為雙向信息交互的狀態，能夠解決檔案管理和檔案應用存在的很多問題，優化檔案管理水平[2]。

3）檔案應用模式多種多樣。醫院文書檔案在醫院事務中發揮著不同的價值和作用，在醫院等級評審、財務審核以及人員晉升等方面都發揮著重要的作用。傳統醫院文書檔案管理和應用中，各種信息的傳達都需要專門人員通過電子的方式發送到各個部門，然后以下達通知的方式發布到網站上。這種單向信息傳達是過去常用的檔案應用手段，但是隨著檔案內容、類型豐富多彩，檔案的應用也呈現出多樣化、個性化等特點，傳統紙質檔案以及數字文檔承載的功能無法適應當前檔案應用的實際情況。信息化背景下的軟件更新和集約化平臺，能夠充分滿足檔案應用的需求，促進檔案管理深入發展。

2 在信息化背景下，醫院文書檔案管理和應用存在的問題

1）信息化建設比較落后。第一，數字化檔案建設落后。數字化檔案資源作為信息化管理的基礎，檔案在缺乏數字化管理的情況下，管理和應用方面都會受到極大的阻礙，資料傳輸能力也明顯降低。目前，醫院文書檔案內容大多采取雙軌制保管機制，也就是利用實體和數字化檔案同時保存的方式[3]。在檔案種類上，人事檔案以及醫療糾紛案件等資料大多采用文檔的方式保存，卻不利于資料的長期管理和應用。第二，軟硬件設施建設落后。醫院文書檔案的信息化管理和應用需要通信技術和軟件系統的支持。醫院檔案信息化建設大多以基礎功能為主，可以滿足數字化管理的要求，但是隨著管理內容和種類越來越繁瑣，陳舊的設備未能得到及時的更新，隨著云計算、大數據等技術的應用，醫院的基礎信息化建設也無法滿足實際需求[4]。

2）信息安全面臨極大的挑戰。在信息化背景下，醫院的文書檔案管理和應用環境也越來越復雜多樣，因此信息安全也面臨著極大的挑戰。第一，互聯網環境下，調了信息安全的風險。醫院文書檔案應用的環境比較固定，一般都是在醫院內使用，而隨著信息化辦公模式的開展，文書檔案也被應用于醫院外的辦公系統中。一些醫院通過設置VPN登錄限制外部用戶的進入，而辦公理念的發展，未來局域網轉變為全域網也是信息化背景下醫院的檔案管理的必然趨勢，因此會給信息安全增大風險。第二，數字化資源的集約化管理會擴大信息泄露和損壞的風險。數字化檔案管理成高密度的特點，傳統實體檔案信息安全管理受到人為因素的干擾很大，在信息化背景下，檔案信息安全有極高的風險性，計算機也有感染病毒的危險，從而極易造成電腦中資源的泄露和丟失，給檔案管理安全構成威脅。

3 信息化背景下促進醫院文書檔案管理和應用的對策

1）完善數字化檔案資源庫。醫院文書檔案信息化管理程度較低，醫院也要及時轉變檔案管理理念，通過問題導向的方式，解決存在的問題并且做好檔案管理的長遠規劃。第一，要將陳舊的檔案轉變為數字化檔案。第二，新檔案收集要從雙軌制轉變為單軌制，豐富資源庫的內容，為后續管理以及資料應用奠定基礎[5]。信息建設上，要根據需求的方向，逐漸完善和優化軟件設施，理論上要組織管理人員積極學習新型檔案管理方法，在檔案管理中基于較強的理論支持。從實踐方面，醫院文書檔案軟件更新可以借鑒智慧城市建設的經驗，利用云計算、大數據等技術，形成更加完善的管理流程。

2）評估安全風險，做好檔案的備份。檔案管理需要制定完善的安全管理標準，針對檔案開放應用、公布等方案實施安全評估，保持信息保密與信息應用之間的平衡。根據數字化檔案資源保密性的特點，構建完善的檔案備份管理機制，設置“檔案云”，選擇最佳的保障手段，做好信息資料的安全備份。根據不同的網絡環境實施不同的安全管理對策，加強管理人員信息安全意識的提升，避免由于管理疏忽造成的資料損害。結合最新的信息化技術，通過人臉識別、指紋識別的方式，加強對檔案使用者身份的管理。

4 小結

總的來說，信息化背景下醫院必須要重視對檔案文書管理的優化，同時也要在醫院文書檔案管理中投入更多的資金和精力，積極轉變檔案管理人員傳統的思維模式，利用信息化技術手段，促進檔案文書管理信息化水平的發展，為醫院健康、持續發展奠定基礎。