淺析“管理輔助系統”理論的貢獻與不足

李小芳

（暨南大學文學院，廣東 廣州 510632）

自上世紀80年代初創秘書學以來，國內許多學者對秘書學學科歸屬問題的研究從未停歇，但至今仍未能達成共識。即便在2012年國家教育部頒布修訂版《普通高等學校本科專業目錄》，明確將秘書學以于漢語言文學并列的二級特設學科的姿態設立于中國語言文學的門類下，學術界對秘書學歸屬于中國語言文學學科仍存在異議，歸納起來主要有兩種觀點：

一是行政管理學說。這一觀點認為秘書學是行政管理學的分支，代表學者有董繼超、楊繼昭、范立榮等。由于我國秘書職位多設置于行政機關，秘書工作內容也與辦公廳（室）工作重合度高，這便與行政學中的機關管理相契合，所以，該學說認為：“秘書學是由行政學分化出來的一門新興學科”，“秘書學是行政管理學的分支，行政管理學是秘書學的母體。”，但此種觀點將秘書人員局限于行政機關內，忽略了企事業單位和個人團體中也配有秘書人員的事實，因而此種觀點也逐漸遭到其他學者的質疑，慢慢成為過去式。

二是管理學說。此種說法認為秘書學是管理學的分支，代表學者有錢世榮、趙鎖龍、楊樹森等。錢世榮明確主張：“應將廣義管理學作為秘書學的直接領屬學科”。趙鎖龍也認為：“將秘書工作看成是一項管理性工作，將秘書學定位為一門管理學科之下的二級學科更為科學。”楊樹森也表示：“秘書學在學科體系中屬于管理學范疇，秘書學是管理學的一個分支學科。”管理學說一經提出便得到很多秘書學研究學者的支持，至今仍有影響。

本文主要通過對錢世榮先生的“管理輔助系統”理論進行分析，指出該理論的貢獻與不足。

1 “管理輔助系統”理論的形成過程

錢世榮先生是中國現代秘書學研究三大范式之一——“管理輔助活動”范式代表人物、“管理輔助系統”理論創建者。他于1986年在中國高等院校秘書學教學研究會中提交了第一篇秘書學研究論文《秘書部門職能論》。在這篇論文中，他提出了“就本質而言，秘書部門是其所從屬的管理系統的一個子系統，雖然這個子系統帶有其他子系統所沒有的附著性”，這可以說是“管理輔助系統”理論的萌芽。限于主客觀條件，他對“管理系統”“管理輔助系統”并未進行專門研究，影響力受限。

在之后的十年里，他在研讀了管理學、行政管理學、領導學等方面的著作的基礎上，從互有聯系的“活動論”和“學科論”兩方面展開，逐步開展“秘書縱向分層”“秘書功能”“秘書行為與領導行為關系”“秘書學科學定位”“秘書學核心理論”“秘書學學科問題”“秘書學學科發展”這些課題的系列研究，在《當代秘書學研究的范式選擇》中將“管理輔助活動”范式的研究理念、研究內容、研究方法闡述清楚，這也標志著“管理輔助系統”理論的基本形成。

進入21世紀以來，錢世榮先生對于“輔助管理系統”理論進行反思整合，于2008出版了《秘書系統：獨特的管理輔助系統》，此書可謂是錢世榮先生“管理輔助系統”理論集大成的優秀著作。本書以四大方陣、十四個專題逐層演進并相互呼應的方式，闡述秘書系統作為一個獨特的管理輔助系統的結構、功能及主輔系統關系，探討該系統理論的結構、核心、問題、發展，就解決該系統及其理論的諸多現實問題提出新思路、新目標、新方法，由此形成了基本研究原則、研究內容、研究方法、研究理念完整統一的基礎理論構架。至此，“管理輔助系統”理論最終形成。

2 “管理輔助系統”理論的主要內容及貢獻

2.1 “管理輔助系統”理論的主要內容

狹義的“管理輔助系統”是指在管理學大系統中，“秘書系統”與領導系統、咨詢系統、執行系統、監督系統、保障系統等并稱。它由決策助理層、行政執行層、技術操作層構成，形成以領導為中心、決策助理層為主導、能級遞減的三個同心圓結構。其基本功能是全程、綜合、直接輔助領導。廣義的“管理輔助系統”除“秘書系統”外，還包括“管理咨詢系統”“管理監督系統”“管理保障系統”，它們都是管理系統的子系統。

秘書學是研究“輔助領導”活動規律的科學。“秘書活動”是由特定內涵的輔助性活動，是“輔助領導”的活動。而“輔助領導”活動也是一種管理活動，即以“領導”為對象的特殊的輔助性管理活動，因此理應包含在管理活動這種社會運動形式中。同時，鑒于“輔助領導”活動在管理系統中的實際地位和實際活動內容，錢世榮先生認為，將廣義管理學作為秘書學的直接領屬學科，或許與秘書學在科學學科結構中的實際發展軌跡比較一致。

2.2 “管理輔助系統”理論的貢獻

研究一門學科的學科理論，首先要研究該學科的學科理論，尤其是學科歸屬問題。秘書學的研究也是如此。自20世紀80年代我國文秘專業開設以來，秘書學已經在中國這片沃土上發展了將近40年之久，但是其學科歸屬問題仍未被解決，學科定位未得到定論。在這期間，錢世榮先生的“管理輔助系統”理論率先將秘書系統作為一個獨特的管理輔助系統來研究，給秘書學科歸屬和學科體系研究提供了新的研究思路，對秘書學的理論研究起到了一定程度的推動作用。同時，錢世榮先生會通多學科理論與方法，對秘書學進行多維度研究，提出的許多富有創新性的理論和觀點也給人以方法論層面的啟迪。除此之外，先生總結自身及學術界的研究成果和經驗，引發出秘書學“學科發展”戰略與策略的深層次思考，具有歷史的前瞻性和現實影響力。

3 “管理輔助系統”理論的不足之處

3.1 秘書職能不應全是管理職能

書中代序：一位學者的探索軌跡——訪“管理輔助系統”理論首創者錢世榮指出：“就本質言，所謂‘秘書部門職能’也就是指它的管理功能，雖然這種管理功能帶有其特定的輔助性。”對于秘書工作以領導的精神和指示為依據，時刻以領導為中心，對領導負責，具有不可忽視的輔助性質，這一點是毋庸置疑的。但是，僅僅用輔助性質的管理就能概括秘書的所有職能嗎？

眾所周知，秘書依附于領導而存在，秘書行使管理職能需要通過領導授權，只是借領導之權行事，在領導授權的前提下組織活動、協調關系、解決問題，并不真正擁有管理職能，例如省級辦公廳需向下級單位發布指示性通知時，必須經過省政府同意才可行文。同時，自古以來，秘書都被稱為“筆桿子”“秀才”。秘書要為領導準備講話稿、邀請函、感謝信等，要擬寫請示、報告等法定公文，要撰寫調查報告、工作總結、計劃等常用文書等。秘書之“書”無疑是其最基本的職能，能否得心應手地撰寫文書，是衡量秘書工作能力高低的重要標準。除此之外，隨著政治體制的完善和企業制度的改革，秘書的“謀”和“管”的功用日益凸顯，輔助性質的管理職能雖符合社會發展對秘書的要求，但秘書“書”和“辦”的職能也不可忽略，秘書的職能不應全是管理職能。

3.2 系統職能劃分不清，功能概念模糊

書中指出，狹義的“管理輔助系統”就是秘書系統，其基本特征是以所屬管理系統內的領導活動為直接輔助對象，以信息匯集與處理、工作運籌與協調、決策督查與反饋、瑣務處置與辦理為基本活動內容，對所屬管理系統內的領導活動進行全程、綜合輔助。廣義的“管理輔助系統”除“秘書系統”外，還包括“管理咨詢系統”“管理監督系統”“管理保障系統”，它們都是管理系統的子系統。看到這里，我有一點疑惑：既然狹義的“管理輔助系統”即“秘書系統”不包括“管理咨詢系統”“管理監督系統”“管理保障系統”，它們只是廣義管理學下并行的同級類別，那么屬于“管理咨詢系統”“管理監督系統”所包含的調研、監督等職能也不該包含在狹義的“管理輔助系統”之內，即秘書工作不包括調研、督查工作。而該理論卻將信息匯集與處理、決策督查與反饋等職能放進了狹義的“管理輔助系統”的職能之內，這讓人感到自相矛盾。

同時，在第一方陣的系統功能：秘書功能研究中指出，秘書參謀功能的內涵主要部分的理解是：秘書的權利與職責之一，指在綜合辦理領導活動中的各項事務時，注重協助領導者形成與領導目標相一致的領導意圖。而對助手作用的解釋為：秘書以綜合辦理領導活動中的各項具體事務來輔助領導。筆者認為，這兩者表述有重合，助手作用與參謀作用的關系應為包含與被包含的關系，這兩者的概念是不明確的，關系也是不清晰的。該理論對秘書功能的描述沒能搭建起“概念明確、術語統一、相互關系清楚的完備的秘書功能體系”。

3.3 “輔助管理”≠“管理”，秘書學歸屬于管理學值得商榷

“管理輔助系統”理論從秘書學與管理學在研究對象上的種屬關系來論述“秘書學是管理學的分支學科”，主張秘書學是研究秘書工作的科學，秘書工作的主要內容是輔助領導（輔助管理），而輔助領導亦是一種特殊的管理工作，因此，秘書學既然研究的是特殊的管理工作，就必將歸屬于研究一般管理現象及規律的管理學學科。但是秘書的輔助管理與一般意義上的管理并非等同的。“管理即決策”，都是伴隨著領導的決策而進行的，管理者有自主決策的權利。而秘書人員是在領導身邊提供輔助管理的人員，輔助性是其根本屬性，秘書的“輔助管理”的側重點在“輔助”二字，并非管理二字。由此可見，“輔助管理”并非完全屬于管理范疇，秘書學歸屬于管理學值得 商榷。

4 結語

“管理輔助系統”理論為秘書學研究提供了一個新的視角，做出了不可替代的貢獻。而關于秘書學學科歸屬問題，筆者認為，秘書學歸屬于中國語言文學門類下才是合理的。眾所周知，我國的秘書學脫胎于中國語言文學，專業教師大都來自中國語言文學學科，秘書的核心競爭力——文書寫作能力要依托于中國語言文學學科，這都給秘書學歸屬于中國語言文學提供了依據。