新形勢下行政事業單位檔案數字化管理工作探析

趙 斌

（孝義市人民法院，山西 孝義 063300）

行政事業單位工作繁多，而其中檔案管理工作占據重要地位，直接關系到行政事業單位是否可以高效、協調運轉，而傳統檔案管理在此形勢下不能滿足單位發展需要。對此，行政事業單位要積極探索新形勢下高效管理方法，緊跟時代步伐。互聯網信息技術的普及使得信息化管理、數字化管理成為主流趨勢，逐步應用于各行業之中，行政事業單位也越來越多地探索數字化檔案管理措施，但是其中尚存一些問題，需要有關人員對其分析和解決，提出針對性優化策略，推動數字化檔案管理快速、平穩發展[1]。

1 檔案數字化建設重要性分析

1）提升信息查閱以及收集的便利性。開展檔案管理工作主要的目的就是為了能夠滿足用戶的實際需求，提升信息查閱以及收集的便利性。在傳統檔案服務中，提供信息的方式大多以紙質材料以及圖片材料等為主。而近年來，隨著互聯網技術發展速度的不斷加快，人們對于互聯網技術的應用也越來越廣泛，能夠借此技術來獲得更多的資源信息。所以，深入推進檔案數字化建設進程，可以滿足用戶的具體要求，提升檔案管理效率。并且，人們也可以通過數字化、智能化的形式，獲得更多的檔案信息，大大促進了檔案利用率的提高。

2）有利于提高經濟效益。市場競爭力的加劇為行政事業單位帶來了一定挑戰，單位的快速發展使得檔案信息量呈現爆發式增長，而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無法得到有效發揮，信息量與工作方式間存在巨大矛盾。粗放式的、以人工為主的檔案管理方法不僅嚴重降低了工作效率，且會在很大程度上提升管理成本，給企業經濟效益的獲得帶來阻礙。另外，檔案數字化改變了傳統紙質檔案形式，不僅可以有效減少儲存空間，也能夠在很大程度上減少對于紙質檔案的保管費用，檔案查閱更加準確、高效、便捷。此外，還能夠減少影印原檔案造成的紙張及人力浪費，避免原檔案因反復查閱出現損壞，也在一定程度上提升了行政事業單位的經濟效益[2]。

2 新形勢下行政事業單位檔案數字化管理

1）強化數字化人事檔案的互聯網權限管理。隨著網絡技術的發展，網絡正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網絡，但是互聯網是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯網會帶來諸多問題，數字化干部人事檔案管理的互聯網安全既需要有內網的保護，也需要對外網的行為進行管控。內網安全需要加強企事業單位員工的信息安全保密技術學習，外網安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數字化人事檔案的互聯網權限管理，不但可以在一定程度上預防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網絡等惡意網絡攻擊行為，而且可以實行惡意網站過濾、防火墻加固等措施。

2）提升事業單位檔案管理工作人員素質。提高檔案管理工作人員的綜合素質是事業單位檔案管理中一項十分重要的工作。作為一個數字化時代檔案管理的理論執行者和實際操作者，他們的檔案綜合管理素質直接關系決定著整個檔案工作的開展進程。當前階段，很多事業單位檔案管理工作人員還仍然存在著各種各樣的一些需要改進的問題。為了有效促進事業單位的管理運轉，事業單位就需要不斷的提升單位檔案管理工作人員的綜合素質以及接待問題。主要可以從以下幾個角度入手：首先，對所有事業單位的工作人員都要進行定期的組織現代化設備的培訓學習，每次定期培訓工作完成以后，為了能夠更好的不斷提升他們的設備工作管理技能，還需要對這些工作人員進行定期培訓考核，提升工作人員對現代化設備的技術操作管理水平。此外，還希望可以通過推進獎懲激勵機制建設來不斷鼓勵這些檔案管理工作人員努力學習提升自身專業素質，積極主動地參與學習，進而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎勵方法，可以輕松地實現檔案數字化檔案管理工作人員專業技能素質的提升。如果在考核執行過程中突然出現不積極配合以及考核結果不合格等現象，事業單位也就需要及時進行相應的懲罰制度[3]。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對事業單位數字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進行嚴格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標準。

3）建立完善的檔案數字化建設機制。在檔案數字化建設期間，除了要全面提升管理人員的數字化意識以及水平之外，還應該構建較為完善的檔案數字化建設機制。一方面，檔案數字化制度在制定期間，需要深入剖析企業內部的具體經營發展情況，能夠對國家相關檔案管理法律法規展開整體研究，保證制定的檔案管理體系，既能夠滿足企業單位的實際發展要求，也能符合國家的相關法律法規標準。另一方面，認真執行各項機制，尤其是檔案數字化管理制度，可以第一時間將內部檔案數字化建設的混亂狀態處理好，科學解決各類矛盾問題。此外，在檔案管理制度基礎上，要明確專門的檔案管理崗位，認真執行責任問責制度，確保檔案管理人員能夠認識到自身工作的重要性，實時規范自身的行為，提升檔案管理水平，進而有效推動檔案數字化建設進程。

4）優化檔案數字化管理技術。《檔案信息化標準體系建設指南》指出，要利用數字信息技術推進檔案信息化。數字化建設背景下，檔案管理模式的優化并不是一朝一夕的事情，隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案數字化管理技術也要與時俱進，不斷地進行優化和完善。雖然當前國家針對檔案數字化管理提出了具體的技術要求，但制度自身的制定就具有一定的滯后性，特別是對于基層檔案管理部門而言，在完善軟硬件設施的同時很多技術已經滯后，因此必須堅持動態原則，對檔案數字化管理技術不斷地進行優化。一方面，檔案管理部門要支持檔案數字化建設，將最先進的計算機軟硬件系統投入到檔案數字化管理之中，并給予足夠的經費保障，確保檔案數字化建設的軟硬件設備能夠及時地得到更新。另一方面，要在國家制定的技術標準與規范的背景下，結合本部門檔案管理的實際需要，制定檔案數字化技術標準與規范細則，更好地適應檔案管理模式創新和優化。

3 結語

綜合而言，在檔案信息建設階段，為了能夠與時代發展步伐相接軌，也在逐漸朝著智能化以及數字化方向邁進，很大程度上促進了建設效果的提升。但與此同時，檔案信息資源也變得越來越繁瑣，存在的問題日益增多。對此，在今后的發展階段，相關部門務必要強化重視，全面提升檔案管理人員的專業水平和素養，樹立良好的數字化意識，健全檔案數字化建設機制，加大優化和改進力度。