研究”互聯網+”時代學校檔案管理建設

李明霞

（山東省招遠市西苑學校，山東 招遠 265400）

現階段，雖然越來越多的創新性技術開始融入我國教育領域，為教育工作者提供極大的便利與幫助，但仍舊有部分工作人員會習慣應用傳統的工作手段。在初中院校發展的過程中，檔案管理工作起到了至關重要的作用。然而大部分初中院校內的檔案都比較復雜，并且容量較大，其中不僅包含全校師生的個人信息，同時也能囊括學校的發展歷程。單純憑借傳統的人高手段加以管理，不僅會影響工作效率，同時也會威脅到檔案自身的安全性與真實性。

1 互聯網+時代學校檔案管理建設的現狀

首先，工作量相對較大。近年來，隨著我國教育改革政策的全面推進，越來越多的初中學校開始擴大招生，校內教職人員與學生數量龐大，每一個人都有針對性的檔案。除此之外，學校還有自身的教研檔案、教育檔案。多種不同形式的檔案堆積到一起，對于檔案管理人員來說，形成了不小的工作壓力。并且，每年學校方面都可能會出現人員變動或工作變動，這些情況也會引發出不同類型的檔案。如若管理人員自身不具有較高的工作能力、工作意識，很容易會影響到檔案的安全性。

其次，部分初中學校的檔案管理操作標準相對較低。很多初中院校在目前還沒有正確認識檔案管理工作，只是單純的認為檔案管理就是文檔管理、數據管理，將其鎖在檔案室內不再過問。很大程度上埋下了安全隱患，也壓制了檔案自身價值的發揮。

2 互聯網+時代學校檔案管理建設的措施

2.1 推進檔案數字化管理

一般來說，初中院校的檔案管理工作都比較復雜，所涉及的檔案類型相對較為豐富。站在客觀角度上來說，可以被劃分成兩大模塊，一種為人事檔案，另一種為教育檔案或科研檔案。

其中，人事檔案主要指的是校內成員的個人信息。例如教職人員的檔案以及學生的檔案；而教育檔案或科研檔案主要指的是初中院校自身在發展過程中所形成的科研資料、科研成果。人事檔案囊括了學校師生的整體信息。例如學生從初一到初三階段的信息變化以及教職人員的履歷職稱等；而教育檔案、科研檔案則是證明學校實力以及競爭力的重要資料。對兩種檔案加以保存管理，是學校必須要推進的重要工作。

在以往的工作環境中，很多初中院校并沒有意識到檔案自身的重要性，而草草地將其交付給檔案管理人員進行分類保存。在很大程度上，會威脅到檔案自身的安全性與真實性。同時，傳統的人工管理方法也不利于檔案的應用查詢，直接影響了學校的很多決策工作。

對此，在互聯網+時代下，初中院校方面需要加強檔案管理工作的智能化、數字化，借助網絡技術將紙質檔案轉化為電子檔案，并設立專門的檔案管理系統，管理檔案。在做好檔案錄入工作后，檔案管理者需要根據檔案的性質與類別，對其加以分類。例如哪些屬于學校可以公開的檔案、哪些屬于學校需要機密保存的檔案。根據不同性質的檔案，設定不同的借閱或搜索標準，嚴格保證檔案信息的安全性、準確性[1]。管理人員還需設立目錄與索引，以完善的檔案管理體系，為初中學校提供檔案服務。

2.2 注重保證檔案安全性

相比于傳統的人工管理方法來說，利用網絡技術實施檔案管理工作，可在很大程度上加強檔案管理的效率以及應用便捷性，同時也能夠避免紙質檔案所遇到的蟲蛀問題、潮濕問題或火災問題。但這并不代表電子檔案就不會出現安全事故。由于檔案管理人員的疏忽，很容易會導致儲存檔案的系統出現崩盤問題或重病毒問題，進而導致檔案遺漏丟失。為了進一步加強檔案管理的安全性，管理人員需要做好以下4點工作。

首先，初中院校方面需要加大設備的資金投入比例。選用先進智能的現代設備，加強檔案管理的安全基礎。同時，檔案管理人員需定期升級設備，并定期檢查檔案情況，確保整個設備處于穩定狀態，防止由于問題或漏洞存在，而無法及時察覺，造成不必要的檔案損失。

其次，在每一次更新學校檔案時，檔案管理人員也需同步更新備份。如此一來，即便檔案管理人員真的不慎丟失或損壞檔案，也能夠及時通過備份加以補充。

再者，初中院校方面需要聘請專業的網絡技術人員為電子檔案系統設立防火墻。引進先進的現代技術，例如指紋識別、電腦殺毒，以此控制檔案盜取或檔案丟失等問題。

最后，學校方面需要嚴格管理檔案人員的工作標準。例如，在其整合檔案資料或開發檔案資料時，一定要確保檔案信息處于安全狀態。在全方位的管理保護下，加強檔案的安全性，充分發揮互聯網+時代網絡技術的檔案管理效應。

2.3 完善檔案的管理機制

在互聯網+時代，雖然推進檔案管理信息化發展是一項前瞻性的舉動，對于檔案管理工作與學校發展會起到積極的影響。但倘若直接要求檔案管理工作者替換傳統的檔案管理手段，也會使之面臨較大的壓力，工作中也會由于工作復雜而出現一些障礙或者缺陷。對此，管理工作者需要擬定完整的檔案管理機制與檔案管理流程，在機制流程的輔助下，有針對性地開展操作從檔案入庫到檔案室用細化其中的每一個環節，每一個步驟。只有擬定完整的體制與完整的制度，才能夠保證檔案管理工作的順利推進，真正發揮信息技術的應用價值。

首先，初中院校方面需要提前擬定案子檔案的文件格式，采取統一的標準對檔案加以基本管理。例如文檔類的檔案需要采用txt格式儲存；表格內的檔案需要xls格式儲存；圖片類檔案則需要統一應用jpg格式儲存[2]。以此加強整個檔案的統一性、規范性，也便于后續的使用。當檔案格式保持同一狀態，學生也可自行通過系統瀏覽檔案，而不會由于格式不兼容受到阻礙。

其次，初中學校方面需要加強檔案管理人員的培訓力度與考核力度，定期組織開展檔案管理操作規范培訓活動。必要時，可聘請校外部門或在校內單獨成立檔案監督部門，由這些部門人員對檔案管理人員實施監督，保證檔案信息的安全性。

再者，初中學校可以入智能化的軟件系統。利用系統開展收集檔案管理工作，以完整的操作流程，控制缺陷或隱患的發生。

最后，學校方面可將校內師生也引入到檔案管理工作中，予以其不同程度的查閱檔案權限。例如，學生有權查閱自己的檔案，但無權修改；教師有權查閱本班學生的檔案，并能夠對其中一些基本信息進行修改。以此減緩管理人員的工作壓力，也能夠進一步提高檔案的更新及時性。

3 結論

總而言之，在互聯網+時代，初中院校在實施檔案管理工作時，必須要借助現代網絡技術。以網絡平臺為基礎，創新管理理念與管理方法，進一步加強檔案管理工作的智能化與數字化。一方面，學校需要全力推進檔案數字化管理任務，加強檔案管理的基本質量。另一方面，檔案管理人員需保證檔案的安全性、真實性，對管理機制管理系統加以進一步的優化，借此有效強化檔案管理效率，為初中院校的發展提供穩定支撐。