探討信息化背景下檔案管理工作的有效性

孫彤彤

（臨清市行政審批服務局，山東 臨清 252600）

網絡信息技術的發展為人們的生活和社會的發展帶來了極大的便利，在大環境之下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能順應時代的發展，出現了滯后的現象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網絡信息化手段則能改變傳統方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。

1 信息化技術在檔案管理中的重要性

1）提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現受潮的問題。傳統的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時間長，并且需要進行隨時查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網絡技術可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質量。其次，信息化技術能夠加強信息資源的開發，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發展規律，改變傳統的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

2）滿足社會發展需求。檔案管理工作的信息化發展標志著一個單位的信息化技術水平，從一定程度上來說，反映了單位的發展實力，以及國家信息化建設的質量。從新時期的發展軌跡看，網絡信息、多媒體技術以及人工智能都是社會發展的必然趨勢，也是人類文明進步的前提。利用信息化技術來執行檔案管理工作，是滿足社會發展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發展進程的方式，信息化技術使得檔案管理逐步形成一套規范的管理機制，從而達到透明的狀態，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎。

2 檔案信息化建設面臨的主要問題

1）制度標準亟待規范。眾所周知，各項工作的順利開展都需要規范合理的制度標準來做保障，打基礎。檔案信息化建設工作也不例外，相關制度和標準的制定和執行也是檔案信息化建設事業順利進行的保障。在目前的檔案信息化建設過程中，存在建設標準、管理制度、信息系統標準、數據庫結構標準等方面沒有一個統一的規范，這非常不利于檔案信息化事業的發展。

2）專業人才的缺乏。人才是檔案信息化建設事業中最重要的建設資源，檔案信息化建設是龐大的系統工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業發展戰略轉型的關鍵因素之一。現今很多檔案工作者仍抱有傳統的理念，自身綜合素質偏低，未能掌握檔案信息化建設技術，現有的技術能力、管理經驗等難以適應檔案信息化建設的發展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來，就導致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒有一個規范的檔案信息化技術培訓管理體系，也是造成檔案信息化專業人才嚴重缺乏的原因之一。總之，檔案管理工作存在人員結構不合理，信息化人才的配置嚴重不足，專業素質待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設的發展，成為發展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業發展戰略轉型。

3 信息化建設的新思考

1）注重原始數據信息采集。企業檔案信息化建設，需要從源頭保障檔案數據信息質量，檔案工作者要深入業務一線，多渠道、多形式地做好原始檔案信息數據采集。例如，針對不同企業建設工程項目要從建設時間、地點及規模等，因地制宜地做好業務檔案數據信息的主動收集，重點是要檢查企業工程項目資料是否齊全、圖紙簽章是否完備、案卷資料編排是否規范。做到“三同時”，檔案員要提前做好檔案信息收集業務指導，確保應收盡收，數據信息符合信息化管理要求，從源頭保障檔案信息的完整性和規范化。

2）做到檔案管理資源共享。信息化技術極大滿足了當代社會的發展需求，在不同的行業中，實現資源共享的優勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網絡平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現行政信息的公開，利用網絡技術與民眾進行互動，實現信息的公開透明，同時實現資源共享，促進社會發展。

3）提升檔案管理人員的綜合素質。在信息化時代發展中，要想達到單位和檔案管理共同進步，需要提升檔案管理人員的綜合素質，在利用信息化技術開展檔案管理工作時，必須要進行系統且專業的知識學習，掌握網絡信息化的相關技術，更好地開展檔案管理工作。同時，單位也需要注重人員的培養和學習，以專業化的標準要求檔案管理人員，加強其整體素質和能力的提升，為管理工作提供保障。

4）重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設。一方面，需要轉變現有檔案工作理念，重視對檔案工作人員專業知識，信息化能力和技術的培養，加強檔案工作人員繼續教育，開展相關內容的培訓和學習，全面提升現有檔案工作者的綜合能力和信息化素養。另一方面，要注重高層次復合型人才的引進，制定各項人才引進政策，加大引進力度。要重視信息化人才隊伍建設，優化人才結構，構建人員充足，結構合理，技術過硬的檔案信息化人才隊伍，推動檔案管理工作的創新發展。

5）加強檔案信息的安全保護建設。信息安全是檔案的信息化建設中的重要一環，安全技術方面可采用新型防火墻技術，及時掃描檢測找出系統安全漏洞，快速準確地解決問題，及時修補安全漏洞，并且及時更新病毒庫，使防御效果得到提升。因此，通過采用新型防火墻技術的措施，實現網絡信息化安全性能的有效強化。檔案保存技術多種多樣，我們要開發設計安全的檔案存儲利用系統，運用信息化技術做到長時間、最大限度地保留檔案的信息。還可以通過加強計算機的加密技術的研究來對電子檔案進行保護，從而實現對檔案信息數據的安全保護。

4 結語

綜上所述，在當今信息技術不斷發展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業發展戰略轉型勢在必行。面對檔案信息化建設進程中存在的各種問題，我們要縱覽全局，結合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結實踐過程中的經驗教訓，發揮檔案人的主觀能動性和首創精神，在標準、制度和規范指導下，使檔案信息化建設工作順利開展，不斷突破檔案管理和技術瓶頸，實現檔案管理的創新發展，進一步實現以信息化技術為驅動力，促進檔案事業發展的戰略轉型。