檔案管理信息化建設的探索

秦毓青

（青島市城陽區行政審批服務局，山東 青島 266000）

檔案作為一種特殊的信息資料，對國家發展、經濟建設、行業工作和個人發展，都具有重要的價值，從類別上來看，檔案分為工作檔案、歷史檔案、人事檔案等，事業單位的檔案管理工作內容復雜，基本上覆蓋了所有檔案類別。各項工作都離不開檔案的支撐，檔案與每個人的關系也日益密切，在檔案管理中，大量的信息資料和實物檔案，提高了工作難度和應用效率，實現信息化管理對一線工作有很強的現實意義。在新媒體高速發展的今天，大數據已經成為解決工作難點的重要切入點，以大數據技術解決檔案的大數據問題，相得益彰。

1 檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理的信息化建設，是指在上級檔案主管部門的領導下，對檔案信息和管理工作實現數字化的過程，既要讓檔案資料電子化，也要在管理、應用、轉移和保護方案，實現更高水平的智能化。實現檔案管理信息化建設具有重要意義，主要表現在以下幾個方面：

1.1 應對未來的信息大爆炸

互聯網技術的發展和應用，讓各行業圍繞互聯網衍生出諸多技術理念，比如云計算、大數據、云儲存、物聯網、人工智能等，檔案管理作為經濟民生的重要銜接，在利用互聯網技術方面具有重要的價值。檔案管理工作的信息化建設，能讓檔案管理和應用事半功倍，尤其是面對日益加劇的信息大爆炸，大數據理念和技術必須要及時應用在檔案工作中，不僅是電子化轉型，更要向智能化系統和設備轉型。

1.2 提升信息管理和調用的便捷性

檔案資料數量龐大，是傳統媒體時代的“大數據”，在資料的查找和利用過程中，受紙質檔案的載體限制，帶來了巨大的工作量，尤其是利用頻繁的人事檔案，還容易在轉移過程中丟失或損毀，為檔案管理帶來了諸多風險。利用信息化技術對檔案資料進行系統化管理，利用管理系統的檢索、復制和傳送功能，能將電子信息安全準確地加以利用，極大提升檔案管理的質量和效率，并確保資料的安全性。

1.3 信息化建設讓檔案管理銜接其他領域

檔案管理工作從來不是一座孤島，信息資料與各行各業存在千絲萬縷的聯系，工作檔案、歷史檔案和人事檔案，在社會經濟建設、民生服務、行政管理工作和人員流動過程中，都離不開檔案資料作為數據支撐。隨著全社會信息化進程的加快，大數據理念已經全面覆蓋，檔案管理工作如何不及時跟進，則會與社會脫節，無法與社會的其他領域對接，嚴重影響社會服務工作的開展。

因此，不論從主觀層面還是客觀來看，檔案管理工作的信息化建設都勢在必行，既是檔案管理工作圖發展創新的必經之路，也是社會各個行業發展的必需。

2 檔案管理信息化建設的主要難題

2.1 缺乏統一的管理機構

檔案管理工作千頭萬緒，涉及的資料多，安全性要求高，需要一個牽頭部門統一建設信息化系統，實現科學、效率、質量和安全的全盤考量。只有讓一個管理部門牽頭，實現統一的標準化管理制度和系統，才能讓檔案管理實現標準化，確保檢索、應用和保護過程中不出現偏差。但實際上，我國還缺乏相應的標準化系統，不同地域的檔案管理系統各自為戰，甚至不同的企事業單位所使用的管理系統也不相同，彼此之間無法兼容，檔案的檢索和利用，受到了極大限制，無法通過系統銜接實現多功能應用。

2.2 檔案應用的數字化需求不足

隨著大數據技術的發展，電子簽章、電子貨幣、電子發票等開始了廣泛應用，但電子檔案的應用卻步履維艱。在各項工作中，大多數單位對檔案資料的電子化應用，集中在查詢檢索環節，而到了實際應用時，則面臨著電子檔案只有關鍵詞卻沒有全文內容、辦事單位只認紙質檔案、電子檔案容易被篡改等問題。這些原因導致檔案應用的數字化需求不足，制約了信息化建設的發展，但長遠來看，這些問題的解決還需要不短的時間。

3 檔案管理信息化建設的創新策略

3.1 積極融入區域一體化的信息系統

檔案管理工作是社會經濟和民生建設的重要組成部分，以城市為基礎的區域信息化建設中，必須要給檔案工作留出一席之地，檔案管理部門和企事業單位必須要積極融入區域一體化的信息系統，實現檔案資料的電子化和檔案管理工作的智能化。具體來說，在城市的政務網建設、基層服務信息化平臺和行政審批網絡平臺建設中，檔案管理機構應該主動要求留出窗口，增設檔案查詢、歷史資料查詢和個人檔案檢索的功能，并根據不同用戶設置權限。需要注意的是，檔案服務窗口要從分散管理優化到集中管理，為人社部門、建設部門、文化和旅游部門等不同類別的檔案，提供集中查詢服務。

3.2 培養專業的信息化檔案管理人才

檔案管理工作是我國專業技術領域的重要組成部分，紙質檔案管理人才轉型到大數據時代，出現了明顯不適應，缺乏互聯網思維，不熟悉軟件應用，缺少實際工作與信息化建設的融合理念。此外，在我國的企事業單位體制改革中，檔案人才的專業化程度不高，大多數是兼職人員，缺乏足夠的培訓和專業教育，高層次檔案人才極度缺乏，尤其缺少擅長信息化的檔案管理人才，嚴重影響了檔案管理信息化建設的步伐。

3.3 加強檔案的安全性水平

從紙質檔案到電子檔案，檔案管理信息化建設所帶來的不僅僅是便捷，也進一步提升了安全性。但從網絡安全角度來看，信息化也導致網路安全問題出現，因此，信息化建設必須要確保檔案資料的安全性，通過資料電子化、網絡秘鑰、權限分級、備災系統和網絡防火墻等手段，提高檔案的安全水平，確保電子化的檔案資料發揮更多 作用。