數字化檔案管理在事業單位檔案管理中的應用探討

楊志平

（山東省科學院高新技術產業（中試）基地，山東 濟南 250103）

事業單位在進行檔案管理工作時，科學應用數字化技術具有較高的價值，可以使其檔案管理實現更高的數字化，進而實現檔案管理效率的有效提升，確保能夠對其各項檔案進行更為高效的管理，為單位的發展創建良好的條件。為了進一步明確事業單位在進行檔案管理時如何實現更高的數字化，特此進行本次研究工作，希望能夠對檔案信息進行更為有效的管理，為事業單位各項工作的有序開展創建良好的條件。

1 數字化技術

數字化技術是多媒體技術和計算機技術的重要基礎，在我國現代各領域具有較為普遍的應用，載體虛擬化和處理高速化是其最為主要的特點。其中，載體虛擬化具體是指數字化通常利用相關信號存儲各項信息，并對其進行有效的加工和傳輸，而計算機內存是相關信號的重要載體，同時利用一些磁盤，光盤以及服務器進行儲存，相關內容無法直接感知，在查閱時需要利用播放媒體，所以數字化技術具有一定的虛擬性。與此同時，處理快速化具體是指計算機系統可以有效篩選具有相同特征的信息，同時，利用網絡技術快速傳輸相關信息，使其能夠高速滿足現代信息化發展趨勢，同時還可以利用相關平臺，多元化傳輸各項信息，確保能夠對其各項信息進行更為有效的共享。

2 檔案管理數字化的重要意義

首先在檔案管理中，科學應用計算機技術可以使管理效率大大提升，確保能夠更為高效的開展檔案管理工作。而數字化模式的合理應用，能夠有效促進檔案的利用和與上下級單位的有效銜接。例如在進行人事檔案管理時，相關人員在管理過程中需要同時顧及職工的調動，退休和入職等，為了對其相關情況進行準確的統計、查詢、轉接、上報、存檔，需要入檔之后才可以進行。其次，事業單位在具體開展檔案管理工作時，計算機技術的合理學應用，可以實現相關人員辦事效率的有效提升，使其檔案管理過程中耗費的時間大大縮短，進而確保事業單位順利進行管理流程。數字化檔案的科學應用可以利用電子檔案逐步代替傳統紙質檔案，不僅能夠使單位成本消耗有效降低，同時還可以確保相關用戶更為有效的應用各項資料[1]。最后，事業單位在進行檔案管理時，科學應用新型管理模式可以使其各項資料發揮更大的使用價值，進而保障檔案資料運行的全面性。在以往進行檔案管理室，檔案通常是在檔案室內保存，同時普遍為紙質文檔，用戶在查詢使用時具有較大的困難，科學應用數字化檔案能夠為相關用戶，提供一定的便利條件，使其對自己所需檔案進行及時準確的查詢。全面推廣網絡化模式，能夠有效擺脫空間和時間的限制，確保更為高效的利用檔案資源。

3 事業單位檔案管理應用數字化的具體策略

1）完善規章制度。首先，檔案管理人員在收集資料，歸檔以及調閱等方面，需要嚴格遵守我國現行的《檔案法》，其次，相關單位還需要根據單位發展實際情況，合理細化各項規定。最后，為了使其檔案管理制度實現更高的數字化，相關單位還需要進行責任追究制度的合理構建，如果發現出現違反規則或泄密檔案的行為，必須嚴格制裁和追責。

2）創建管理系統。事業單位在對其各項檔案進行數字化管理時，網絡化是其發展的一項重要趨勢，對其進行科學應用，能夠合理優化檔案管理工作，為檔案管理工作的進一步發展創造良好條件。在對檔案信息進行數字化管理時，管理系統的合理構建具有重要的意義，能夠確保對其數字化檔案進行更為有效的管理[2]。數字化系統具有更為豐富的內容，事業單位在進行具體工作時，需要合理優化各項設備，整體化開展設計工作，確保檔案實體實現更高的數字化，進而確保管理工作能夠高度滿足現代社會發展需求。企業在開展具體工作時，如果想要確保更為高效的建設管理系統，需要高度重視數字化技術，確保能夠對其整體工作進行有效的拓展。

3）優化文書處理。在進行檔案管理工作時，文書處理是其非常重要的一項工作，是檔案質量的重要保障，對其進行合理優化，能夠確保檔案資源發揮更大的價值。事業單位在具體進行文書處理時，需要利用計算機登記收集到的各項文件，然后再局域網內對其行進行傳閱，同時還需要進行催辦時間和回饋時間的科學設定。在具體進行文書處理時，如果出現特殊情況，需要及時清理解決各種問題。管理人員通過合理應用網絡技術，還可以對其發文處理操作進行有效的保障，擬稿人需要在計算機中輸入相關稿件，然后由辦公室對其進行嚴格審核，并由簽發人簽發，隨后在辦公室內對其進行修改和蓋章，最后在信息中心歸檔，在以往進行該項工作時，通常需要花費大量的時間，而利用計算機操作，則能夠大大提升處理效率，進而實現文書處理效率的全面提升。

4）加強系統銜接。在對檔案進行數字化管理時，數字化系統還需要和辦公自動化有效結合，為了對其電子檔案管理運行進行有效的保障，相關單位在進行方案設計時，還需要對其資料查詢功能的合理添加，確保各項資源可以實現有效的銜接。在開展具體工作時，需要根據數字答案，具體要求進行網絡管理制度的合理更新，確保檔案管理系統運行具有更高的科學性。通常情況下，網絡安全制度，檔案鑒定制度，文件保密制度，歸檔制度等各項制度能夠對其檔案管理效率進行有效的保障。在此過程中，安全管理制度是其中非常重要的一項工作，單位在開展日常工作時，雖然部分資料可以進行公開，但是依舊存在大量需要保密的信息，因此，在具體實施電子檔案管理，需要對其各項信息資源的安全性能進行科學的保障，確保電子檔案可以發揮更大的價值。為了對其電子檔案管理的完整性和安全性進行有效的保障，相關單位在進行數字化管理時，還需要對其各項軟硬件加強安全防護工作，確保文件載體可以長時間運行。最后還需要設置專業人員對其進行科學管理，避免濕度和溫度等各項因素破壞電子檔案，在軟件方面則需要進行密碼管理和多級權限的合理設置，確保系統具有更大的保密性功能，有效避免不法分子非法訪問，為數字化管理的進一步發展創造更大的空間。

5）培養現代人才。事業單位在進行數字化管理時，工作人員專業素質對其管理效果和管理質量的影響成正比。首先，需要使其相關人員對數字化建設具有更深刻的思想認識，在此過程中，必須確保單位領導干部能夠高度認識數字化建設的重要意義，確保可以為各項工作提供最大的支持。與此同時，檔案管理部門還需要合理計劃內部分工，針對各項工作科學設置專業管理崗位，確保相關部門能夠主動進行檔案管理工作，除此之外，相關單位還需要定期開展宣傳活動，對數字化檔案進行全面普及，確保單位各部門能夠重視數字化建設[3]。其次，在具體進行檔案管理時，還需要確保管理人員具有較高的專業素質，確保可以在檔案管理中對其各項數字化理念踐行熟練應用，進而實現檔案管理質量和管理效率的有效提升。事業單位可以引進具有較高信息素養的檔案管理人才，適當提升管理人員薪資待遇，確保能夠引進更多高素質人才，同時還需要定期組織內部人員進行定期培訓，確保檔案管理人員能夠掌握充分的數字化技術，實現習技術水平的全面提升，進而保障檔案管理質量和管理效率。

4 結束語

總之，事業單位在進行檔案管理時，通過完善規章制度，創建管理系統，優化文書處理，加強系統銜接，培養現代人才來確保更為高效的應用數字化技術，進而確保能夠有效存儲各項信息，保證事業單位能夠更為高效地管理企業檔案信息，提升管理效率和檔案質量，進而確保相關人員可以實時查詢各項數據，使其各項工作需求得到更高的滿足，推進檔案管理工作的進一步發展，使其高度滿足現代事業單位發展需求，為國家經濟水平的有效提升創建良好的條件。