探究現代信息技術語境下的事業單位檔案管理

鄺淑超

（湖南省永興縣衛生健康局，湖南 郴州 423000）

檔案管理，顧名思義，就是對檔案進行收集、整理、保管、鑒定以及統計。檔案管理對于事業單位來說是非常重要的，但傳統的檔案管理技術效率低下，已經不適應現代檔案管理的需求，而信息技術則可以突破時間、地點的限制，對檔案進行實時查閱，極大地提升了工作效率。接下來從以下幾個方面來分析一下目前我國事業單位在檔案管理中存在的問題以及利用現代信息技術進行檔案管理的具體措施。

1 當前事業單位檔案管理存在的問題

1.1 資料收集不全

目前我國很多事業單位在檔案管理方面還存在著一些問題，例如：單位收集的檔案不完整，質量不高；其次，有很多技術職稱相關資料未收集到檔案中去，一些時間久遠的檔案出現信息丟失的情況，而留存下來的檔案利用價值低。

1.2 管理方法落后

一些事業單位的檔案管理部門缺乏責任意識，他們并不愿意去主動整理檔案；其次，很多單位對于檔案管理的方法也很落后，他們還在使用傳統的整理方法，并未使用現代較為發達的信息技術，這種傳統的整理方式效率低，工作時間長，會在很大程度上影響檔案整理的時效性，不利于工作的快速進行。

1.3 管理專業性低

當前很多事業單位的管理人員沒有經歷過檔案管理培訓，只是按照自己的管理方式進行檔案管理，加之基礎設施的條件限制，檔案管理缺少現代高科技技術的支撐，因此管理水平較低。

1.4 管理相對封閉

檔案一直以來都被認為是事業單位的機密，因此在管理方面相對來說比較閉塞，必須要遵守保密條例，因此，對這些信息進行有效的整理和總結難度很大，導致很多有效信息無法存檔，從而影響了檔案的使用。

2 運用信息技術進行檔案管理的措施

2.1 完善規范整理檔案質量

由于傳統的檔案管理體系容易造成檔案丟失，不利于檔案管理，為了避免這種現象，需要利用信息技術對紙質檔案進行整理，管理人員可以把這些檔案轉化成電子版檔案再進行存檔，這樣不僅能夠提升檔案的安全性，同時也更加便于查找，在一定程度上解決了傳統管理方式中容易出現的問題，提升了工作效率。其次，一些事業單位的檔案有時會遭受黑客的惡意攻擊，因此立法機構要與保密機關緊密合作，完善有關檔案管理的法律法規，彌補漏洞，這樣才能提升檔案的安全性。

2.2 對管理人員進行專業培訓

當前事業單位的檔案管理水平低很大一部分原因是由于管理人員的技術水平有限并缺乏安全意識，因此政府及相關部門需要對事業單位的檔案管理人員進行專業的技術培訓，讓他們能夠掌握專業的檔案管理技術。同時，要培訓他們使用信息技術等高科技手段進行檔案的管理工作，這樣才能夠提升他們的工作效率。其次，還要引導這些管理人員的工作責任心和安全意識以防止重要機密泄露，對單位員工造成不利影響。同時管理人員還要重視提升個人素質以及工作能力，為國家和社會做出更大的貢獻。

2.3 加強對硬件設施的保護

由信息技術管理的檔案系統需要功能強大的電腦硬件作保障，因此要想保障檔案的安全，一定要對硬件系統做好保護措施。事業單位的技術部門要定時對網絡、服務器等設施進行檢查，對于出現的問題要及時進行解決，同時企業在使用電子產品的過程中也要注意使用年限，因為一些電線和設備可能由于使用時間長而出現老化、電源松動等現象，這樣可能會造成數據丟失，不利于檔案數據的儲存[2]。其次，要保證檔案室整潔，避免灰塵，否則會造成設備失靈，造成不必要的損失。

2.4 重視軟件的使用和安全

近些年來，我國的計算機行業發展迅速，計算機成為很多單位必不可少的工具，而計算機的軟件則對檔案管理的很多領域有所幫助，例如，利用軟件獲取員工的檔案信息進行查閱，因此，一定要重視對計算機軟件的保護，通過安全軟件對檔案進行保護，為了避免檔案六十，管理人員可以利用計算機對檔案進行備份，這樣及時電腦出現問題也不會造成檔案損失，從根本上預防了檔案丟失的風險，保障了信息安全。

2.5 改變傳統管理方式方法

當前我國的經濟發展不平衡，城鄉差異非常大，經濟上存在著很大差距，以至于很多事業單位還在使用傳統的落后的檔案管理方式，但這些方式已經很難滿足現代的檔案管理，因此，需要國家和政府加大資金投入力度，為這些地方的事業單位更換設備以保證信息安全，提升員工的工作效率。此外，檔案管理人員還需要進行自主探索以提升檔案管理水平，從而促進事業單位正常運行。

3 結束語

綜上所述，事業單位對于國家和社會的發展做出了重要貢獻，而檔案管理是事業單位發展的重中之重，一定要認真對待。國家和政府要通過制定相關法律法規、提升管理人員的個人并對他們進行培訓以及加強對管理設施軟件和硬件的保護，從而能夠更好地保障檔案安全，以便進一步提升事業單位的工作效率，為社會發展做出應有的 貢獻。