水利工程檔案紙質化與電子化交融共存措施研究

王 巍

（唐山市陡河水庫事務中心，河北 唐山 063021）

對于水利工程而言，檔案管理工作屬于關鍵內(nèi)容，強化對工程檔案信息的保存與記錄，屬于保障水利工程檔案穩(wěn)定、健康發(fā)展的一種路徑。而伴隨我國科技的快速發(fā)展，讓水利檔案逐步實現(xiàn)電子化管理，在管理效率、管理質量上顯著提升。但是，部分水利工程在檔案管理工作的開展并不樂觀，紙質化仍然是多數(shù)工程的主要檔案管理形式。若想更好地完成檔案管理這一工作，就需要達成檔案紙質化與電子化的有效銜接，不僅要將紙質化檔案的原有特點進行保留，同時也要顯露出電子化檔案在管理上的優(yōu)勢，使檔案管理這項工作順利 展開。

1 水利工程檔案紙質化與電子化交融共存所存在的問題

1.1 缺乏大數(shù)據(jù)意識，融合觀念不強

任何工作的展開，都離不開人員的支持，對于水利工程檔案管理也是如此，需要人員的有效支持。但是，從其實際發(fā)展情況來看，部分檔案管理人員缺乏紙質化與電子化交融的意識，這也導致這一工作存在滯后性。出現(xiàn)此種情況的主要原因有檔案管理人員只重視電子化檔案的管理，而忽略了對紙質化檔案的管理，這也導致紙質化檔案在歸檔上不夠及時。比如，水利工程中的檔案管理人員認為紙質化檔案逐步被淘汰，從而在保管上有所疏忽。此外，還有部分檔案管理人員缺乏大數(shù)據(jù)意識，未能知曉用大數(shù)據(jù)完成檔案管理的方法，從而讓檔案數(shù)據(jù)的深度整理受到了限制[1]。

1.2 配套設施不足，檔案管理環(huán)境不佳

水利工程檔案電子化與紙質化的交融共存屬于檔案管理發(fā)展的一種途徑，而基本的配套設施建設則是實現(xiàn)交融共存的主要內(nèi)容。最近幾年雖然已經(jīng)加大了在檔案信息化建設的力度，當時檔案管理信息化建設與實際標準還存在差異，不僅在檔案工程信息化建設的力度留有不足，同時周圍的檔案管理環(huán)境也不是很好。比如，部分水利檔案管理部門缺乏相應的硬件實施，只是采取紙質化的檔案管理方法，而忽略了對計算機的操作，讓電子化檔案的實現(xiàn)缺少支持。

2 水利工程檔案紙質化與電子化交融共存措施

2.1 注重檔案管理隊伍建設

若想更好地開展水利工程檔案管理工作，就應當注重人才培養(yǎng)工作的展開。首先，應培養(yǎng)出復合型檔案管理人才，相關的檔案管理人員不但要在檔案管理知識上較為扎實，同時還需要掌握各項大數(shù)據(jù)技能，靈活運用計算機完成檔案數(shù)據(jù)的管理。對此，應積極展開教育培訓工作，使得水利工程檔案管理人員在綜合素質以及技能水平上顯著增長。其次，檔案管理人員應具備較強的職業(yè)素養(yǎng)，形成較好地服務精神。除了這些，檔案管理人員應知曉大數(shù)據(jù)帶來的便利條件，巧妙運用大數(shù)據(jù)完成水利檔案信息化管理。

2.2 強化基礎設施建設

水利工程檔案電子化與紙質化交融共存的背景下，需要讓基礎設施建設更加完善。對此，水利工程檔案管理部門不僅要在建設資金上加大投資力度，同時還要打造出適合雙軌制管理的配套設施。比如，部分水利工程檔案管理工作在硬件設施上配備不夠完善，一定程度上制約著檔案信息化工作的開展[2]。面對這種情況，檔案管理部門應優(yōu)化原有的基礎設施配置，引進一些性能較高的掃描儀、計算機，最終完成紙質化檔案向電子化檔案的轉變，使檔案信息的轉化率顯著提升。除此之外，對于檔案管理的周邊環(huán)境也應當進行調整優(yōu)化，特別是處于網(wǎng)絡環(huán)境下的安全防護，不要讓檔案信息出現(xiàn)泄露丟失的情況，也要防止外來人員對電子檔案的竊取?？傊こ虣n案信息直接關乎到工程的開展，也關乎到后期工程的養(yǎng)護。對此，檔案管理人員應加強對于網(wǎng)絡環(huán)境的管理，讓其處于一個安全穩(wěn)定的運行狀態(tài)中，使檔案管理的根本質量得到提升。

2.3 規(guī)范交融共存標準

檔案電子化與紙質化的交融共存，可謂是雙軌制管理實現(xiàn)的根本。對此，要結合當下時代發(fā)展特點以及科研的實際需求，將原有的紙質檔案轉化為電子化檔案，逐漸形成一套動態(tài)且兼容的電子檔案管理體系，讓檔案管理工作更加順利地展開。除了這些，還要靈活運用各項技術手段，保障電子檔案與紙質檔案的有效銜接，使得兩種檔案都具有較強的可行性。最后，還應構建出較為完善的管理制度，不論是設計軟件的開發(fā)，還是檔案歸檔與管理的流程，都應當形成統(tǒng)一的執(zhí)行標準，最終使電子檔案以及紙質檔案的轉換更加明確，讓檔案在真實性上以及可行性上相互呼應，消除電子檔案與紙質檔案之間所存在的隔閡，呈現(xiàn)出最佳的檔案交融共存效果[3]。

3 結束語

綜上所述，信息技術在水利工程檔案管理中的運用，可以提升檔案管理的根本質量。但是，因為水利工程較為復雜，其所產(chǎn)生的檔案信息也比較繁多，在檔案分類與整合上存在難題，稍不留神就容易將部門檔案數(shù)據(jù)丟失。而紙質化檔案與電子化檔案的交融共存，屬于時代發(fā)展的一種趨勢，可以保障各類檔案的完整性，利于檔案管理人員工作的開展。對此，作為一名檔案管理人員，應形成科學的管理思維，從客觀的角度分析電子化與紙質化檔案在管理上所存在的差異，從而解決二者交融共存所存在的問題，提升水利工程檔案管理的 質量。