大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)

張麗輝

（龍港區(qū)委綜合服務(wù)中心，遼寧 葫蘆島 125003）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展都面臨龐大信息數(shù)據(jù)管理方面的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外。在企事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，主要是記錄和保存企事業(yè)單位的檔案信息，并對(duì)企事業(yè)單位原始檔案信息內(nèi)容進(jìn)行收集、整理、保護(hù)、利用等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位檔案管理工作面臨龐大的信息數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)，因此要做到與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在工作中的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)體制的優(yōu)化，轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式與機(jī)制，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，在切實(shí)提升檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)工作的全面、可持續(xù)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新特點(diǎn)

1）擁有海量的數(shù)據(jù)資源。我國(guó)的檔案資源豐富，種類(lèi)繁多，主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是各業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，具有及時(shí)、廣泛、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)；二是檔案部門(mén)通過(guò)人工填寫(xiě)錄入、搜集歸類(lèi)后轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，最為常見(jiàn)的是將館藏的實(shí)體檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，如拍照修圖、掃描識(shí)別等。隨著檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開(kāi)，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長(zhǎng)，形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺(tái)、跨數(shù)據(jù)庫(kù)的新方式，這就促進(jìn)了檔案管理方式的變革。

2）新時(shí)期檔案管理的特征為共享性。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源帶有極強(qiáng)的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個(gè)數(shù)據(jù)間的有效連接。各企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中要改變信息收集方式，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)間的有序聯(lián)系擴(kuò)展數(shù)據(jù)范圍。基于檔案管理中的信息共享，工作人員可借助數(shù)據(jù)挖掘、語(yǔ)義分析與云計(jì)算等技術(shù)滿足多類(lèi)信息檢索服務(wù)，將檔案資源內(nèi)部的共享價(jià)值展現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)前的檔案資料檢索僅需通過(guò)類(lèi)型名稱、時(shí)間或關(guān)鍵詞就能搜索出檔案結(jié)果，打破了傳統(tǒng)搜索方式的限制。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作理念的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質(zhì)檔案的管理為導(dǎo)向，通過(guò)對(duì)單位檔案信息的記錄、整合，實(shí)現(xiàn)這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項(xiàng)。在檔案管理過(guò)程中，由于檔案是以紙質(zhì)模式為存儲(chǔ)形式，需要對(duì)其做好相關(guān)的標(biāo)記，以便在運(yùn)用檔案時(shí)能夠快速查找檔案管理信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息數(shù)據(jù)多元化發(fā)展，若依舊沿用該模式，會(huì)出現(xiàn)管理模式與理念過(guò)于陳舊、落后的情況，不利于相關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展。此外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理向信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，對(duì)此，檔案管理人員就要學(xué)會(huì)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等開(kāi)展相關(guān)工作，推進(jìn)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。這就要求檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理思維，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化的相關(guān)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，切實(shí)推進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。

2）缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)型人才。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的收集和管理需要大量的專(zhuān)業(yè)性人才。目前，從事檔案收集和管理的人員并不具備專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)處理能力和檔案處理管理能力，對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理模式不重視，停留在傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管理模式上止步不前，不思進(jìn)取、不念創(chuàng)新，在數(shù)據(jù)收集與最終整理的過(guò)程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，改變檔案管理中人才、技術(shù)缺失的現(xiàn)狀，要為我國(guó)的檔案管理事業(yè)儲(chǔ)備人才，提供技術(shù)保障。

3）對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)形成的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對(duì)檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)支撐下的檔案管理工作模式的開(kāi)展，需要檔案管理人員具有信息化素養(yǎng)、符合時(shí)代發(fā)展特征的檔案業(yè)務(wù)能力及檔案專(zhuān)業(yè)技能、良好的檔案職業(yè)素養(yǎng)等。從當(dāng)前檔案管理人員工作現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)工作人員由于已經(jīng)適應(yīng)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對(duì)信息化的檔案管理工作模式的適應(yīng)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理工作的成效存在嚴(yán)重不足。例如，多數(shù)檔案管理人員能夠意識(shí)到檔案管理信息數(shù)據(jù)的重要性，也知曉檔案管理數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵性，但在具體工作實(shí)施中，還是存在自身能力與工作實(shí)際情況脫節(jié)的情況。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的革新路徑

1）檔案資源的收集。檔案資源的收集是進(jìn)行高效的檔案管理工作的前提條件，也是檔案管理行業(yè)可以獲得平穩(wěn)發(fā)展的關(guān)鍵之處。只有讓檔案資源更加豐富，才能夠促使檔案管理工作擁有可持續(xù)性。提高檔案資源收集的力度，能夠有效地保障人民群眾的利益，同時(shí)也能夠構(gòu)建比較完整的館藏結(jié)構(gòu)，讓經(jīng)濟(jì)社會(huì)獲得發(fā)展，這也正是提高檔案管理效率非常重要的途徑之一。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，將大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，歸類(lèi)建成數(shù)據(jù)庫(kù)，是相對(duì)較為復(fù)雜的活動(dòng)，需要社會(huì)各界工作人員積極參與進(jìn)去，主動(dòng)將獲取到的信息存儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案館里。

2）轉(zhuǎn)變檔案保管方式。在傳統(tǒng)檔案管理中其多數(shù)資料為紙質(zhì)材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時(shí)間不長(zhǎng)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展后，檔案資料中的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)較大變化，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態(tài)，其呈現(xiàn)方式多為郵件、圖片、網(wǎng)頁(yè)等，其內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息隱藏著多種價(jià)值，因而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲(chǔ)存方式上，檔案管理人員應(yīng)適時(shí)優(yōu)化信息存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，借助光盤(pán)存儲(chǔ)介質(zhì)融合非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有效促進(jìn)檔案資料的檢索效率。例如，某電力有限公司在進(jìn)行內(nèi)部檔案管理時(shí)，為存儲(chǔ)更多的數(shù)據(jù)信息，管理人員轉(zhuǎn)換了管理模式，其設(shè)置了專(zhuān)業(yè)化的信息管控平臺(tái)，利用內(nèi)部的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)改進(jìn)了檔案管理的效率。

3）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。使用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式，必須要從服務(wù)出發(fā)，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。比較傳統(tǒng)的檔案管理相對(duì)較為封閉，數(shù)據(jù)信息的私密性是比較高的，一般不會(huì)對(duì)外開(kāi)放，人們?nèi)绻胍褂脵n案中的數(shù)據(jù)非常困難。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的重視也變得更加顯著，檔案部門(mén)如果想要提高服務(wù)質(zhì)量，就必須建立更新的服務(wù)框架，但需要合理的公開(kāi)，讓人民群眾能夠從中獲取有用的信息。

4 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理模式的不斷變化，我國(guó)的檔案事業(yè)正以一種穩(wěn)健的勢(shì)態(tài)向前發(fā)展，但在檔案管理工作的探索階段，我們依然應(yīng)該明確目標(biāo)，正視檔案管理的優(yōu)勢(shì)與不足，不斷探索和改進(jìn)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新，為提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平而不懈奮斗。