大數據時代檔案管理工作如何與時俱進

張麗輝

（龍港區委綜合服務中心，遼寧 葫蘆島 125003）

在大數據時代，社會各行各業的發展都面臨龐大信息數據管理方面的挑戰，檔案管理工作也不例外。在企事業單位當中，檔案管理是一項重要的工作，主要是記錄和保存企事業單位的檔案信息，并對企事業單位原始檔案信息內容進行收集、整理、保護、利用等。在大數據時代，企事業單位檔案管理工作面臨龐大的信息數據挑戰，因此要做到與時俱進，推進大數據技術在工作中的運用，實現檔案管理結構體制的優化，轉變檔案管理工作模式與機制，使檔案管理工作與時俱進，在切實提升檔案管理工作質量的同時，實現工作的全面、可持續發展。

1 大數據時代檔案管理的新特點

1）擁有海量的數據資源。我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業務部門通過業務系統產生的業務數據轉為檔案數據，具有及時、廣泛、內容繁雜的特點；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉為檔案數據，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數字化技術轉為檔案數據，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數據資源“存量數字化”“增量電子化”發展模式的全面展開，檔案數據資源的數量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數據”。然而，傳統的檔案管理模式已不能滿足現代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數據庫的新方式，這就促進了檔案管理方式的變革。

2）新時期檔案管理的特征為共享性。網絡系統中的數據資源帶有極強的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個數據間的有效連接。各企事業單位在開展檔案管理的過程中要改變信息收集方式，利用網絡系統間的有序聯系擴展數據范圍。基于檔案管理中的信息共享，工作人員可借助數據挖掘、語義分析與云計算等技術滿足多類信息檢索服務，將檔案資源內部的共享價值展現出來。當前的檔案資料檢索僅需通過類型名稱、時間或關鍵詞就能搜索出檔案結果，打破了傳統搜索方式的限制。

2 大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

1）對傳統檔案管理工作理念的挑戰。企事業單位以往的檔案管理工作模式，是以紙質檔案的管理為導向，通過對單位檔案信息的記錄、整合，實現這些檔案信息的歸檔、管理等工作事項。在檔案管理過程中，由于檔案是以紙質模式為存儲形式，需要對其做好相關的標記，以便在運用檔案時能夠快速查找檔案管理信息。在大數據時代，這種檔案管理模式已經不能夠適應信息數據多元化發展，若依舊沿用該模式，會出現管理模式與理念過于陳舊、落后的情況，不利于相關單位的進一步發展。此外，在大數據時代，檔案管理向信息化方向發展已經成為必然趨勢，對此，檔案管理人員就要學會運用大數據技術、云計算技術等開展相關工作，推進單位檔案管理的現代化進程。這就要求檔案管理人員必須轉變傳統的檔案管理理念，樹立現代化的檔案管理思維，進一步加強檔案管理信息化的相關學習與培訓，切實推進企事業單位檔案管理工作的與時俱進。

2）缺乏專業的技術型人才。在大數據背景下，檔案的收集和管理需要大量的專業性人才。目前，從事檔案收集和管理的人員并不具備專業的數據處理能力和檔案處理管理能力，對新形勢下的檔案管理模式不重視，停留在傳統的、陳舊的檔案管理模式上止步不前，不思進取、不念創新，在數據收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的長足發展。因此，應該加強對檔案管理方面人才的引進和培養，改變檔案管理中人才、技術缺失的現狀，要為我國的檔案管理事業儲備人才，提供技術保障。

3）對檔案管理人員綜合素養形成的挑戰。在大數據時代，檔案管理工作模式、方法、體制的變革都對檔案管理人員的工作勝任能力形成了一定的挑戰。大數據支撐下的檔案管理工作模式的開展，需要檔案管理人員具有信息化素養、符合時代發展特征的檔案業務能力及檔案專業技能、良好的檔案職業素養等。從當前檔案管理人員工作現狀來看，多數工作人員由于已經適應傳統的檔案管理工作模式，對信息化的檔案管理工作模式的適應能力不強，導致大數據技術融入到檔案管理工作的成效存在嚴重不足。例如，多數檔案管理人員能夠意識到檔案管理信息數據的重要性，也知曉檔案管理數據化的關鍵性，但在具體工作實施中，還是存在自身能力與工作實際情況脫節的情況。

3 大數據時代檔案管理工作的革新路徑

1）檔案資源的收集。檔案資源的收集是進行高效的檔案管理工作的前提條件，也是檔案管理行業可以獲得平穩發展的關鍵之處。只有讓檔案資源更加豐富，才能夠促使檔案管理工作擁有可持續性。提高檔案資源收集的力度，能夠有效地保障人民群眾的利益，同時也能夠構建比較完整的館藏結構，讓經濟社會獲得發展，這也正是提高檔案管理效率非常重要的途徑之一。在大數據的時代下，將大量的數據進行分析，歸類建成數據庫，是相對較為復雜的活動，需要社會各界工作人員積極參與進去，主動將獲取到的信息存儲存到數據庫以及檔案館里。

2）轉變檔案保管方式。在傳統檔案管理中其多數資料為紙質材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時間不長。在大數據技術的快速發展后，檔案資料中的數據信息出現較大變化，出現了數據庫系統、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態，其呈現方式多為郵件、圖片、網頁等，其內部的數據信息隱藏著多種價值，因而運用大數據技術分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲存方式上，檔案管理人員應適時優化信息存儲結構，借助光盤存儲介質融合非結構化與半結構化數據，有效促進檔案資料的檢索效率。例如，某電力有限公司在進行內部檔案管理時，為存儲更多的數據信息，管理人員轉換了管理模式，其設置了專業化的信息管控平臺，利用內部的數據挖掘技術改進了檔案管理的效率。

3）創新服務內容。使用大數據創新檔案管理模式，必須要從服務出發，不斷創新服務內容。比較傳統的檔案管理相對較為封閉，數據信息的私密性是比較高的，一般不會對外開放，人們如果想要使用檔案中的數據非常困難。隨著社會不斷發展，人們對檔案的重視也變得更加顯著，檔案部門如果想要提高服務質量，就必須建立更新的服務框架，但需要合理的公開，讓人民群眾能夠從中獲取有用的信息。

4 結束語

大數據時代，隨著檔案管理的不斷改革和創新，檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業正以一種穩健的勢態向前發展，但在檔案管理工作的探索階段，我們依然應該明確目標，正視檔案管理的優勢與不足，不斷探索和改進，勇于實踐和創新，為提高檔案管理的工作效率和服務水平而不懈奮斗。