信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探索

楊 靜

（新疆阿勒泰市人力資源和社會保障局，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理工作對于機關單位來說是至關重要的，是一個不可忽視的基礎環節。因為機關單位的檔案信息是包含在政府信息范圍內的，而且有許多涉及機密的關鍵信息，在大數據技術普及的時代背景下，檔案管理的工作量越來越大，為了保證工作效率，同時保證機密信息的安全，更要關注檔案管理工作存在的問題，同時提出有效的處理措施，才能為后續工作打好基礎。

1 機關檔案管理工作的基本內涵

《檔案法》當中，對于檔案的定義內涵表述是過去與現在的個人、社會組織、國家機構等，在從事軍事、政治、軍事、科學、文化、技術、宗教等社會活動時所形成的具有保存及參考價值的信息。其內容往往包含諸多要素，如圖表、文字、音像等等，是融合了多種不同形式信息的記錄。是機關單位開展活動形成的文件材料，是開展后續工作的依據。這些信息的收集與應用，都要以《檔案法》為基礎去完成，要在規定允許的范圍之內去完成各項工作。一言蔽之，機關檔案的重要性是不容忽視的。這些重要材料，對于國家、社會和機關事務的開展都有很大影響，決定著機關工作的方向，理應得到充分重視。此外《檔案法》當中也對檔案工作進行了定義，表明檔案管理與收集整理等工作是能夠有效保護與利用檔案，有利于社會主義現代化建設的工作。即是說機關檔案管理工作的重要地位是無法撼動也不容撼動的。其是機關事務當中工作的組成部分，能夠保證機關事務的順利開展，對于機關工作有著很大的積極作用。對于相關人員來說，實現檔案管理的信息化與智能化，能夠有效提升工作質量以及效率，減輕其工作壓力，讓檔案信息的重要作用得到進一步體現，因此這也是相關人員關注的課題。而機關單位要做好本單位的檔案管理工作，就必須要做好工作目標的定位，并且要依據前期所訂立的目標去選擇更加有效的工作措施，這直接關系到檔案管理工作的成果。

2 當前機關檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理的信息化水平不高。信息化的管理，是當前各個領域管理工作發展的大勢所趨，機關檔案管理亦是如此。但是當前的機關檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認的問題。特別是鎮級機關單位的檔案管理工作，受經費等各個方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉鎮地區已經陸續開展了電子檔案管理體系的建設工作，但是因原有的紙質檔案數量過多，電子檔案的建檔標準不統一、管理程序也不夠規范，所以數字化檔案的整理記錄面臨難關，特別是因缺少統一的、專業化的信息化檔案管理平臺，加之信息化檔案的共享，很容易出現安全隱患。

2）機關檔案利用率不高。機關檔案的管理過程當中，信息的收集與整理是關鍵環節，只有及時獲取信息，保證信息的真實性、完整性，才能保證檔案質量。但是部分檔案因受到相關法律法規以及工作需求的限制，所以往往不會列入政務信息公開的范疇當中，主要面向機關內部公開，信息得不到充分挖掘，無法拓展用途。而且受限于審批的復雜程序，以及其他各方面的限制，加之檔案人員的檔案利用意識較為淡薄等，也會導致檔案的利用率不高。

3）檔案管理設備較為落后。當前，隨著信息化技術的快速發展，各個行業都開始運用信息化技術開展工作，事業單位檔案管理工作也不例外，在發展進程中，逐漸開始實施信息化檔案管理，但由于事業單位高層管理人員沒有意識到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術已經滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。信息化檔案管理對設備要求較高，由于事業單位檔案管理沒有大范圍使用計算機設備，因為習慣問題，很多時候還在依靠人工來進行檔案登記，進而導致事業單位檔案管理工作效率與質量較差，使檔案不能在規定時間內進行妥善歸檔。（1）檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會大環境發展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現象經常發生。針對事業單位檔案管理工作來講，如果出現管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導致部分檔案出現“死檔”的問題，這對于事業單位發展會產生極大的影響。（2）事業單位對當前檔案的運用不夠有效。事業單位所涉及的檔案眾多，但部分檔案的使用次數較少，所以，長時間被放置在固定位置，進而導致檔案利用效率較差。

3 提升機關檔案管理工作水平的對策措施

1）推進檔案標準化、規范化管理。檔案管理信息基礎設施建設是檔案管理信息化的前提和基礎，加強檔案管理制度建設才能有據可循，使檔案管理更加科學高效，要結合機關事業單位實際，加強檔案標準化建設，實現硬件和軟件標準一致、統一規范。制定科學完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀律、八項嚴禁”、人事檔案“三不轉、四不借、五不查、六不收”規定，確保檔案管理有章可循，有據可依。及時更新完善檔案資料，確保檔案管理規范化、制度化，檔案得到最大化利用。

2）更新觀念，加強重視。檔案資料記錄著個人學歷、社會經歷、人事變動、工作成績等內容，事關員工的檔案質量，事關機關事業單位的發展，檔案的完整性和準確性尤為重要。創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進機關事業單位檔案管理信息化進程迫在眉睫，各機關事業單位要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各機關事業單位領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核，將檔案信息化建設工作所需經費納入單位財政預算，采用數字化管理模式，提升機關事業單位檔案管理質量，有序推進機關事業單位檔案管理信息化進程。

3）強化檔案信息安全管控。近年來，檔案安全事故頻發，檔案損毀、數據泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進一步加強檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，加強安全教育，從技術方面進行全方位全程監管，降低廉政風險，確保信息安全，多方面加強信息安全長效機制建設。

4 結束語

綜上所述，在當下的信息時代下，對于事業單位來說，檔案管理信息化建設已經成為決定其未來持續化發展的關鍵因素。學會利用數字化信息管理手段不僅能夠節省大量資源，也有效提升了工作效率與服務質量。因此，檔案管理人員應提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進事業單位的良好發展。