加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化的建議

劉明珠

（中國航空制造技術(shù)研究院，北京 100024）

1 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題

1）硬件與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題。（1）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)問題。國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)過程中，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提出了極高的要求，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)前主要存在的問題是，首先未能考慮各類檔案本身的使用熱度，所謂的熱度是指檔案調(diào)閱、使用以及數(shù)據(jù)修改頻率，當(dāng)前檔案在處理中，只采用物理服務(wù)器進(jìn)行整理，對于高頻率的檔案，單位時間內(nèi)要多次使用，從而在運(yùn)行過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)碎片逐漸侵占了物理空間[1]。其次是針對各類設(shè)施的穩(wěn)定性分析不足，沒能考慮物理存儲上限。最后是針對其他設(shè)施的升級不足，比如機(jī)房內(nèi)部裝備未能得到控制，或者機(jī)房設(shè)備添置不合理。（2）運(yùn)行設(shè)備問題。在信息化的建設(shè)過程，需要通過對于各類設(shè)施的處理和加入，使得取得的運(yùn)行結(jié)果具有極高的運(yùn)行穩(wěn)定性和安全性。比如針對供電設(shè)施以及計算機(jī)的存放機(jī)房，需要通過對相關(guān)設(shè)施的正確科學(xué)配置，保障該系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定。目前的工作中，只是在原有的基礎(chǔ)上通過對計算機(jī)設(shè)施的增設(shè)，但是對于其他的輔助系統(tǒng)未能進(jìn)行同期性的升級，很容易引發(fā)嚴(yán)重安全事故。

2）軟件建設(shè)問題。國有企業(yè)的信息化建設(shè)過程，必須要能夠在其中安裝專業(yè)的檔案管理軟件，該軟件一方面可以允許其他部門在日常工作過程，讓產(chǎn)生的所有檔案信息直接提交到信息化系統(tǒng)內(nèi)，并對該系統(tǒng)進(jìn)行完善與協(xié)調(diào)。另一方面要能夠借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所有信息的全面收集。目前的主要問題在于，現(xiàn)有軟件運(yùn)行不穩(wěn)定，功能簡單，不能滿足檔案資源利用需要，不能對其他信息系統(tǒng)生產(chǎn)的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行自動收集和整理。

3）資源建設(shè)問題。（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。國有企業(yè)的長期運(yùn)行中生成了大量的紙質(zhì)檔案，這類紙質(zhì)檔案如何存入數(shù)據(jù)庫成為工作重點(diǎn)，如果通過直接掃描需要投入一定數(shù)量的人力和成本，同時信息的精度也可能出現(xiàn)降低問題。可以說紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問題，主要集中在現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的記錄方面。（2）電子文件歸檔。電子文件的數(shù)量更多，并且從表面上來看具有更高的歸檔能力，但是應(yīng)用階段可以發(fā)現(xiàn)，如果只是通過關(guān)鍵詞或者檔案類型記錄的方法進(jìn)行歸檔，很容易出現(xiàn)名稱相似或者關(guān)鍵詞相同的檔案被錯誤歸檔到同一個數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致條理性下降。（3）專題庫建設(shè)。企業(yè)的各類檔案通常具有不同的類別，為了能夠提高信息的價值，需要建立專題庫。目前，很多企業(yè)還沒有開展檔案專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有些單位才剛剛起步，特點(diǎn)體現(xiàn)為數(shù)量較少、形式單一、內(nèi)容簡單。

4）運(yùn)行管理問題。要實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，就必須建立專業(yè)的運(yùn)行管理工作機(jī)制，一方面實(shí)現(xiàn)硬件的管理，另一方面實(shí)現(xiàn)對軟件系統(tǒng)的管理。目前的主要問題在于，如果要建立管理系統(tǒng)，那么無論是在規(guī)章制度層面還是針對人員的構(gòu)成層面，都需要進(jìn)行較大范圍內(nèi)的調(diào)整，很容易引發(fā)成本管理失控問題，同時人員的素質(zhì)也更加難以保證。

2 國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)方法

1）硬件建設(shè)方法。（1）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的建設(shè)過程，本文認(rèn)為要能夠在網(wǎng)絡(luò)層面上建立虛擬服務(wù)器和物理服務(wù)器結(jié)合的工作模式，其中虛擬服務(wù)器的工作內(nèi)容是，將所有的高頻檔案進(jìn)行處理和存儲，此時該服務(wù)器可以借助云計算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將該檔案以碎片的模式存儲在各個網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)內(nèi)，人員在提交了檔案的調(diào)閱申請后，由該系統(tǒng)自行分析相關(guān)的人員是否具備權(quán)限，如果具備權(quán)限，可以直接對所有的碎片進(jìn)行整合，并將該檔案進(jìn)行拼接，之后提交給檔案的查閱人員[2]。（2）支持設(shè)施建設(shè)。對于各類支持設(shè)備的建設(shè)過程，首先是需要對機(jī)房系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，由于考慮到已經(jīng)建立了物理服務(wù)器和虛擬服務(wù)器的集合運(yùn)行模式，為了能夠滿足國有企業(yè)今后在工作和發(fā)展過程中所產(chǎn)生的海量檔案處理需求，需要對相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級，此時對機(jī)房的內(nèi)部空間提出的要求更高，相關(guān)的設(shè)施數(shù)量較多，因此需要分析各類網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在運(yùn)行過程中，對周邊環(huán)境的適配情況。要求所有設(shè)備理論上距離周邊的墻體間距不得小于20cm，之后對線纜和光纜進(jìn)行正確的連接。其次要能夠?qū)╇娤到y(tǒng)進(jìn)行配置，根據(jù)相關(guān)設(shè)施的運(yùn)行穩(wěn)定度要求，分析是否需要建立專用的線路和通信線纜。最后是針對其他供電設(shè)施的全面化升級，以滿足新時期的機(jī)房用電要求。

2）軟件建設(shè)方法。（1）計算機(jī)軟件開發(fā)。計算機(jī)軟件開發(fā)過程，實(shí)際上市場上已經(jīng)具有了多種可以進(jìn)行直接使用的設(shè)施，對于國有企業(yè)來說，非涉密性的檔案可以由這類系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)造，比如對于日常工作中，某個部門所產(chǎn)生的開支項(xiàng)目、相關(guān)部門所提交的經(jīng)費(fèi)申請表等。但是對于一些高保密等級的答案，比如企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密、企業(yè)的某項(xiàng)專利研發(fā)思路、企業(yè)的財產(chǎn)情況等，需要開發(fā)出企業(yè)獨(dú)占性的計算機(jī)軟件，該軟件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對特定部門和特定信息的自動化收集、存儲與處理，并且只有具備特定權(quán)限的人員才可以進(jìn)行處理，這就意味著此時計算機(jī)軟件也可以具備安全保障能力。（2）其他軟件開發(fā)。信息化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，主要是建立專業(yè)的信息檔案管理工作氛圍，可以讓所有的工作人員全面意識到在新時期的檔案管理過程，可以通過無紙化作業(yè)或者少紙化作業(yè)的模式，直接將所有的信息與專業(yè)電子報表的方法存儲到計算機(jī)系統(tǒng)，之后在相關(guān)軟件的使用中，通過點(diǎn)擊相關(guān)的命令按鈕，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的處理。

3）信息資源建設(shè)。（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化在初始階段可以通過外包方式將所有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，考慮到目前已經(jīng)開發(fā)出了掃描文字自動識別技術(shù)，可以通過采取該系統(tǒng)，將掃描之后的圖片格式文件進(jìn)行文字識別處理。必要時還需要檔案管理部門人員檢查、消除錯誤信息。（2）電子文件歸檔。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求，加強(qiáng)信息化的頂層設(shè)計，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和升級改造。將檔案管理系統(tǒng)跟其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、存儲結(jié)構(gòu)及存儲方式等具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保其他應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)能及時順利歸檔。

3）專題庫建設(shè)。檔案信息化建設(shè)必須著眼于服務(wù)用戶，結(jié)合用戶（的實(shí)際需求，提高檔案服務(wù)水平。通過專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對檔案信息資源進(jìn)行編研和整理，在海量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息和知識給用戶，從而推動檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，讓企業(yè)檔案給單位帶來更大的價值。

4）運(yùn)行管理與機(jī)制建設(shè)。運(yùn)營管理機(jī)制的建設(shè)過程，要根據(jù)系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)情況實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員的聘用和制度的建立，并且這類人員要能夠完成日常性的硬件設(shè)施管理和軟件系統(tǒng)的跟蹤，從而全面按照目前的工作要求實(shí)現(xiàn)對整個系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的保持。

3 結(jié)論

綜上所述，國有企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，當(dāng)前主要存在的問題包括硬件設(shè)施的配套性不足、軟件系統(tǒng)的使用科學(xué)性較差等，這類問題的解決方法要能夠讓所有人員了解計算機(jī)系統(tǒng)的操作模式，同時針對各類信息的處理工作規(guī)劃、使用方法以及處理工作效果進(jìn)行監(jiān)管。