加強國有企業檔案信息化的建議

劉明珠

（中國航空制造技術研究院，北京 100024）

1 國有企業檔案信息化建設問題

1）硬件與網絡建設問題。（1）計算機網絡問題。國有企業的檔案信息化建設過程中，對計算機網絡系統提出了極高的要求，計算機網絡系統當前主要存在的問題是，首先未能考慮各類檔案本身的使用熱度，所謂的熱度是指檔案調閱、使用以及數據修改頻率，當前檔案在處理中，只采用物理服務器進行整理，對于高頻率的檔案，單位時間內要多次使用，從而在運行過程中產生數據碎片逐漸侵占了物理空間[1]。其次是針對各類設施的穩定性分析不足，沒能考慮物理存儲上限。最后是針對其他設施的升級不足，比如機房內部裝備未能得到控制，或者機房設備添置不合理。（2）運行設備問題。在信息化的建設過程，需要通過對于各類設施的處理和加入，使得取得的運行結果具有極高的運行穩定性和安全性。比如針對供電設施以及計算機的存放機房，需要通過對相關設施的正確科學配置，保障該系統的運行穩定。目前的工作中，只是在原有的基礎上通過對計算機設施的增設，但是對于其他的輔助系統未能進行同期性的升級，很容易引發嚴重安全事故。

2）軟件建設問題。國有企業的信息化建設過程，必須要能夠在其中安裝專業的檔案管理軟件，該軟件一方面可以允許其他部門在日常工作過程，讓產生的所有檔案信息直接提交到信息化系統內，并對該系統進行完善與協調。另一方面要能夠借助該系統實現所有信息的全面收集。目前的主要問題在于，現有軟件運行不穩定，功能簡單，不能滿足檔案資源利用需要，不能對其他信息系統生產的電子數據進行自動收集和整理。

3）資源建設問題。（1）紙質檔案數字化。國有企業的長期運行中生成了大量的紙質檔案，這類紙質檔案如何存入數據庫成為工作重點，如果通過直接掃描需要投入一定數量的人力和成本，同時信息的精度也可能出現降低問題。可以說紙質檔案的數字化問題，主要集中在現有紙質檔案的記錄方面。（2）電子文件歸檔。電子文件的數量更多，并且從表面上來看具有更高的歸檔能力，但是應用階段可以發現，如果只是通過關鍵詞或者檔案類型記錄的方法進行歸檔，很容易出現名稱相似或者關鍵詞相同的檔案被錯誤歸檔到同一個數據庫，導致條理性下降。（3）專題庫建設。企業的各類檔案通常具有不同的類別，為了能夠提高信息的價值，需要建立專題庫。目前，很多企業還沒有開展檔案專題數據庫的建設，有些單位才剛剛起步，特點體現為數量較少、形式單一、內容簡單。

4）運行管理問題。要實現國有企業的檔案信息化系統建設，就必須建立專業的運行管理工作機制，一方面實現硬件的管理，另一方面實現對軟件系統的管理。目前的主要問題在于，如果要建立管理系統，那么無論是在規章制度層面還是針對人員的構成層面，都需要進行較大范圍內的調整，很容易引發成本管理失控問題，同時人員的素質也更加難以保證。

2 國有企業檔案信息化建設方法

1）硬件建設方法。（1）計算機網絡系統建設。系統的建設過程，本文認為要能夠在網絡層面上建立虛擬服務器和物理服務器結合的工作模式，其中虛擬服務器的工作內容是，將所有的高頻檔案進行處理和存儲，此時該服務器可以借助云計算技術和大數據技術，將該檔案以碎片的模式存儲在各個網絡節點內，人員在提交了檔案的調閱申請后，由該系統自行分析相關的人員是否具備權限，如果具備權限，可以直接對所有的碎片進行整合，并將該檔案進行拼接，之后提交給檔案的查閱人員[2]。（2）支持設施建設。對于各類支持設備的建設過程，首先是需要對機房系統進行建設，由于考慮到已經建立了物理服務器和虛擬服務器的集合運行模式，為了能夠滿足國有企業今后在工作和發展過程中所產生的海量檔案處理需求，需要對相關設施進行升級，此時對機房的內部空間提出的要求更高，相關的設施數量較多，因此需要分析各類網絡設備在運行過程中，對周邊環境的適配情況。要求所有設備理論上距離周邊的墻體間距不得小于20cm，之后對線纜和光纜進行正確的連接。其次要能夠對供電系統進行配置，根據相關設施的運行穩定度要求，分析是否需要建立專用的線路和通信線纜。最后是針對其他供電設施的全面化升級，以滿足新時期的機房用電要求。

2）軟件建設方法。（1）計算機軟件開發。計算機軟件開發過程，實際上市場上已經具有了多種可以進行直接使用的設施，對于國有企業來說，非涉密性的檔案可以由這類系統進行構造，比如對于日常工作中，某個部門所產生的開支項目、相關部門所提交的經費申請表等。但是對于一些高保密等級的答案，比如企業的核心商業機密、企業的某項專利研發思路、企業的財產情況等，需要開發出企業獨占性的計算機軟件，該軟件系統可以實現企業對特定部門和特定信息的自動化收集、存儲與處理，并且只有具備特定權限的人員才可以進行處理，這就意味著此時計算機軟件也可以具備安全保障能力。（2）其他軟件開發。信息化檔案管理系統的開發，主要是建立專業的信息檔案管理工作氛圍，可以讓所有的工作人員全面意識到在新時期的檔案管理過程，可以通過無紙化作業或者少紙化作業的模式，直接將所有的信息與專業電子報表的方法存儲到計算機系統，之后在相關軟件的使用中，通過點擊相關的命令按鈕，對檔案進行進一步的處理。

3）信息資源建設。（1）紙質檔案數字化。紙質檔案數字化在初始階段可以通過外包方式將所有館藏紙質檔案進行掃描，考慮到目前已經開發出了掃描文字自動識別技術，可以通過采取該系統，將掃描之后的圖片格式文件進行文字識別處理。必要時還需要檔案管理部門人員檢查、消除錯誤信息。（2）電子文件歸檔。根據企業自身業務特點和需求，加強信息化的頂層設計，對檔案管理系統進行開發和升級改造。將檔案管理系統跟其他應用系統進行集成，建立數據接口標準，使得數據結構、數據格式、存儲結構及存儲方式等具有統一的標準和要求，確保其他應用系統產生的應歸檔電子文件及元數據能及時順利歸檔。

3）專題庫建設。檔案信息化建設必須著眼于服務用戶，結合用戶（的實際需求，提高檔案服務水平。通過專題數據庫建設，對檔案信息資源進行編研和整理，在海量的數據中提取有用的信息和知識給用戶，從而推動檔案服務模式的創新，讓企業檔案給單位帶來更大的價值。

4）運行管理與機制建設。運營管理機制的建設過程，要根據系統的硬件設施建設情況實現相關人員的聘用和制度的建立，并且這類人員要能夠完成日常性的硬件設施管理和軟件系統的跟蹤，從而全面按照目前的工作要求實現對整個系統運行穩定性的保持。

3 結論

綜上所述，國有企業的檔案信息化系統建設過程中，當前主要存在的問題包括硬件設施的配套性不足、軟件系統的使用科學性較差等，這類問題的解決方法要能夠讓所有人員了解計算機系統的操作模式，同時針對各類信息的處理工作規劃、使用方法以及處理工作效果進行監管。