信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

李 雯

（煙臺市自來水有限公司，山東 煙臺 264000）

1 信息時代下開展檔案管理工作的必要性

和傳統的檔案管理工作相比，信息化時代的檔案管理優勢更加明顯。具體來說，首先，信息化的檔案管理能夠擺脫傳統檔案管理的紙質載體，借助信息技術和電子化實現檔案數據信息的存儲，顯著提升了檔案管理的效率，同時也避免了紙質檔案丟失的情況。同時，當前檔案管理的數據庫容量極大，可以實現大量檔案信息的存儲，這樣不僅節省了大量的空間，也避免了紙質檔案破損的情況。另外，信息化的檔案管理極大地方便了檔案數據信息的查找，只需要在搜索框內輸入想要查找的內容，便能夠在極短的時間內尋找到想要查閱的檔案。因此，在當前信息化已成社會未來發展趨勢的背景下，借助信息技術來開展檔案管理具有明顯的優勢。

2 信息時代下檔案管理存在的問題

2.1 信息管理軟件不通用

在推動檔案管理信息化的過程中，需要借助相應的管理軟件來輔助信息化檔案管理工作。現階段，在檔案管理過程中，已經存在多種類型的檔案管理軟件，同時現階段的檔案數據信息載體已經基本實現了從紙質載體向數字化載體的國度，但是在實際的檔案管理工作當中，管理軟件的使用上面仍然存在著一些問題。具體來說，現階段檔案管理軟件和政務管理系統沒有得到統一是最為典型的問題。同時，由于各個組織對于檔案管理的要求各不相同，導致檔案管理軟件在多個部門、機構上無法得到通用，影響了信息化檔案管理的效率，同時也造成信息化檔案管理成本的增加。

2.2 檔案管理信息化不夠規范

由于現階段我國的檔案管理信息化改革還處于起步階段，因此信息化檔案管理的流程規范以及相關的制度體系還沒有建立全面。制度以及規范的不全面導致檔案管理的信息化工作存在一定的困難。現就單，我國很多機關部門的檔案管理已經基本實現了信息化，但是由于相關制度的缺失，導致當前的檔案管理的服務水平以及實用成都并不能令人滿意。想要實現檔案管理的信息化，需要從以下兩個方面入手：第一，從技術角度入手實現檔案管理的信息化；第二，積極建立完善的管理制度，為檔案管理的信息化服務水平進行規范和約束。然而從目前的發展情況來看，檔案管理的信息化改革仍然將重點放在了技術上，而在制度放面仍然存在一定的缺失。

2.3 信息化建設的安全性無法得到保障

盡管信息化檔案管理能夠實現檔案管理效率的提升，同時減少檔案管理的場地和成本，但是當前的檔案管理信息化卻缺乏安全方面的管理，同時存在著一定的安全漏洞，由于所有的檔案信息都存在于服務器當中，因此有部分不法分子借助網絡漏洞來獲取檔案信息，并且將竊取的信息用于牟取不當利益。在當前我國檔案信息管理平臺建設不夠全面的情況下，這種風險進一步增加。由于檔案管理是借助計算機平臺來進行儲存和開展工作的，因此受到網絡破壞的風險極大，這對于檔案資料的安全是極大的挑戰。

3 信息時代下提升檔案管理水平的對策

3.1 推動檔案管理的信息化建設

在檔案管理的信息化建設過程中，最重要的工作內容就是對檔案管理軟件進行開發，這是因為檔案管理軟件是開展信息化檔案管理的基礎和重要工具。盡管現階段針對檔案管理的軟件開發工作已經在如火如荼的進行，但是仍然存在需要改進的地方，在各個機構或者企業推進大男管理的信息化建設時，需要結合實際情況來對所存在的問題一一進行解決。才能夠目前我國信息化檔案管理的實際情況來看，檔案管理信息化改革過程中最為迫切需要解決的問題便是提升軟件的通用性和共享性，從而實現多個機關以及政務管理系統之間的信息傳遞，從而進一步提升檔案管理的效率和便捷性。

3.2 統一規范檔案管理的標準制度

提升檔案管理的信息化水平，不僅需要以技術和軟件作為支撐，也需要用制度來對檔案管理工作進行限制和規范，由于當前我國檔案管理信息化的起步時間較短，因此我國針對檔案管理信息化的相關制度并不完善，導致信息化背景下的檔案管理工作并沒有取得預期的效果。俗話說：沒有規矩不陳方圓。完善的制度建設時保障檔案管理信息化水平的重要前提，因此，需要加速建立完善的信息化檔案管理體系，使之可檔案管理的信息化水平相匹配，推動我國檔案管理信息化朝著更加規范、科學的方向發展。

3.3 建立完善的信息化檔案管理安全體系建設

對于檔案管理工作來說，保證信息安全是檔案管理的基本要求，但是由于信息時代的到來以及檔案管理朝著信息化方向發展，導致信息存儲和文件管理方面面臨的難度不斷提升，導致檔案管理的信息安全保護工作面臨著較大的困難。針對該種情況，可以在檔案管理的信息化建設過程中加大信息安全保護工作力度，相關機構單位需要聘請專業的網絡安全管理人員來對檔案管理和存儲的平臺進行保護，同時可以借助防護軟件、篩查網絡日志等方法來保障檔案資源的信息 安全。

4 結語

綜合全文，在信息化時代背景下，各個行業都開始嘗試借助信息技術來實現檔案管理的改革，但是，需要注意的是，在借助信息化技術來開展檔案管理工作時，需要通過建立規范制度、健全安全體系以及加速檔案管理的信息化水平等方法來提升檔案管理的效率和質量，從而推動我國檔案管理的信息化水平。